Проверить это можно без знания проводок: смотрите на банковские списания, отчёты и поведение бухгалтера. Если платежи уходят одной суммой в конце месяца, отчёты сдаются со слов «всё нормально», а на ваши вопросы отвечают общими фразами, порядок в учёте под вопросом. Ниже — что именно посмотреть и о чём спросить.
Начните с банковской выписки
Откройте выписку по расчётному счёту за несколько месяцев подряд. Найдите списания в бюджет и во внебюджетные фонды и проверьте, что они идут регулярно, а не разово перед проверкой или блокировкой.
Сравните даты списаний с датами выплаты зарплаты. Если зарплата ушла сотрудникам, а платежи в бюджет появились заметно позже или не появились вовсе, это первый тревожный сигнал.
Посмотрите назначения платежей. В них должны быть видны вид платежа и период, за который он перечислен. Размытые формулировки без периода мешают понять, закрыт ли месяц.
Обратите внимание на повторяющиеся списания небольшими суммами. Так иногда гасят задолженность частями, и это повод спросить бухгалтера, откуда она взялась.
Сверьте отчётность с уплатой
Попросите бухгалтера показать отправленные отчёты по зарплатным налогам и взносам за последние периоды. Вам не нужно читать их построчно — достаточно увидеть, что они сданы и приняты.
Спросите, совпадают ли суммы в отчётах с суммами, которые фактически ушли со счёта. Расхождение в любую сторону — повод разбираться: либо недоплата, либо переплата, зависшая в бюджете.
Уточните, есть ли по этим платежам задолженность или переплата на текущую дату. Ответ «примерно» или «надо посмотреть» означает, что сверка не ведётся регулярно.
Проверьте, получаете ли вы уведомления о сданной отчётности и о результатах приёма. Если бухгалтер не пересылает вам подтверждения, вы не знаете, приняты ли отчёты.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Спрашивайте не «всё ли хорошо», а конкретно. Например: за какой период закрыты зарплатные платежи, есть ли расхождения с отчётами, когда последний раз делалась сверка с бюджетом.
Попросите объяснить, как организован учёт зарплаты: кто считает выплаты, кто формирует платежи, кто проверяет их перед отправкой. Если всё держится на одном человеке без проверки, риск ошибки выше.
Спросите, что происходит при задержке оплаты или изменении штата. Понятный ответ показывает, что процесс продуман, а не делается по памяти.
Уточните, какие документы вы получите по итогам месяца. Регулярный набор отчётов и сводок — признак системной работы.
Тревожные сигналы
Платежи уходят нерегулярно или мелкими частями без объяснений. Отчёты сдаются, но подтверждений приёма вы не видите. На вопросы о задолженности отвечают уклончиво.
Бухгалтер просит не заходить в личный кабинет и не запрашивать сверку самостоятельно. Это лишает вас независимой проверки.
Суммы в отчётах и списаниях расходятся, а внятного объяснения нет. Появляются списания, назначение которых вам не понятно.
Зарплата выплачивается, а платежи в бюджет не видны месяцами. Это самый опасный вариант: долг накапливается незаметно.
Что делать при сигналах
Запросите сверку с бюджетом и письменное объяснение по каждому расхождению. Попросите бухгалтера показать документы, на которых основаны суммы.
Проверьте доступ к отчётности и уведомлениям. Вы как владелец вправе видеть, что сдано и что принято.
Зафиксируйте, кто отвечает за расчёт зарплаты и кто за платежи. Разделение этих задач снижает риск ошибки и подмены.
Если объяснения не устраивают, привлеките стороннего бухгалтера для проверки одного-двух периодов. Это дешевле, чем разбираться с последствиями.
Частые вопросы
Можно ли проверить всё самому, без бухгалтерского образования?
Да. Банковская выписка, подтверждения сдачи отчётов и сверка с бюджетом понятны без специальных знаний. Этого достаточно, чтобы заметить нерегулярность платежей и расхождения.
Как часто стоит смотреть платежи по зарплатным налогам?
Регулярно, а не раз в год. Ежемесячный просмотр выписки занимает несколько минут и позволяет заметить проблему до того, как она вырастет.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать отчёты?
Настаивайте: отчётность компании — не личная информация бухгалтера. Если доступ не дают, это повод менять порядок работы или специалиста.
Опасно ли, если платежи идут, но с опозданием?
Да. Регулярные опоздания означают, что процесс не контролируется, и рано или поздно платёж не уйдёт совсем. Разберитесь с причиной, а не только с последним случаем.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.