Сверка расчётов с сотрудниками и банковских выписок — это проверка, которую владелец может сделать сам, без доступа к бухгалтерской программе. Смысл простой: суммы, которые вы видите в расчётных документах по людям, должны совпадать с тем, что реально ушло из банка. Если совпадает по каждому сотруднику и по каждому месяцу, учёт в этой части в порядке.
Что именно сверять
Начните с трёх документов: расчётная ведомость по сотрудникам, платёжные поручения или реестры выплат и банковская выписка по счёту. В ведомости по каждому человеку видно, сколько ему начислили и сколько выдали на руки. В реестре выплат — сколько банк перечислил каждому получателю. В выписке — общая сумма списания по зарплатному пакету.
Сверяйте не только итог, но и построчно. Итог может сойтись за счёт того, что одному человеку недоплатили, а другому переплатили. Такое расхождение по людям — уже ошибка, даже если общая сумма совпала.
Отдельно проверьте даты. Выплата должна проходить в том месяце, к которому относится начисление, а не «съезжать» на следующий. Если зарплата за один месяц регулярно уходит в другом, это искажает расчёты и отчётность.
Проверка за полчаса своими руками
Возьмите выписку за месяц и ведомость за тот же месяц. Выпишите из ведомости суммы к выплате по каждому сотруднику в столбик. Рядом поставьте суммы из реестра или платёжек. Сравните построчно.
Дальше сложите все выплаты по людям и сравните с общей суммой списания из выписки. Разница должна быть нулевой. Если она есть, ищите, к какому человеку она относится.
Проверьте, что в списке получателей нет лишних людей. Бывает, что в реестр попадает сотрудник, который уже уволился, или подрядчик, которому платят не зарплату, а по договору. Такие выплаты должны идти отдельно и оформляться иначе.
Посмотрите на удержания. Сумма к выплате — это начисление минус удержания. Если начисление и выплата не связаны между собой очевидным образом, попросите бухгалтера показать расшифровку по одному сотруднику.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как формируется реестр выплат: вручную или выгрузкой из программы. Ручной набор — источник опечаток в суммах и реквизитах.
Попросите показать, как сходятся начисления и выплаты по итогам месяца. Ответ «всё сходится» без документа — не ответ. Нужна сверка, которую можно посмотреть.
Уточните, что происходит, когда сотрудник увольняется или уходит в отпуск. Меняются ли суммы, как это отражается в ведомости и что попадает в банк.
Спросите, кто проверяет реестр перед отправкой в банк. Если никто — ошибки будут находить сотрудники, а не вы.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождения по людям при совпадающем итоге. Второй — регулярные «догоняющие» выплаты: месяц закрыт, а деньги за него ушли позже.
Третий — выплаты сотрудникам, которых вы не помните в штате, или суммы, которых вы не ожидали. Четвёртый — бухгалтер не может быстро показать расшифровку по конкретному человеку.
Пятый — выписка и ведомость лежат в разных местах и никто их не сопоставляет. Шестой — на ваши вопросы отвечают общими словами и просят «не лезть в расчёты».
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: месяц, сотрудник, сумма по ведомости, сумма по выписке. Так разговор станет предметным.
Попросите бухгалтера объяснить причину и исправить документы. Если речь о недоплате сотруднику — вопрос решается быстро, до того как человек пожалуется.
Если расхождения повторяются из месяца в месяц, проверьте, как устроен процесс: кто готовит реестр, кто проверяет, где хранятся подтверждения. Часто проблема не в человеке, а в том, что проверку никто не закрепил.
При серьёзных и системных расхождениях имеет смысл провести сверку расчётов с сотрудниками за период и посмотреть на учёт в целом. Это дешевле, чем разбираться с претензиями людей и исправлять отчётность задним числом.
Частые вопросы
Обязательно ли сверять каждую выплату или достаточно итога за месяц?
Итога мало. Сверка по каждому сотруднику показывает ошибки, которые в общей сумме незаметны.
Что делать, если итог совпал, а по людям есть расхождения?
Это ошибка. Попросите бухгалтера показать расшифровку и исправить суммы по конкретным сотрудникам.
Может ли расхождение быть нормальным?
Только если выплата относится к другому месяцу и это объяснимо. В остальных случаях это повод разбираться.
Как часто стоит делать такую проверку?
Достаточно выборочно, но регулярно. Если проверка каждый раз даёт расхождения, дело в процессе, а не в случайности.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.