Каждый новый сотрудник должен появляться в учёте с первого дня работы: в кадровых документах, в расчёте зарплаты и в отчётности. Проверить это можно без знания проводок — по документам, которые вы подписываете, и по суммам, которые видите в расчётных листках. Ниже — что посмотреть самому и о чём спросить бухгалтера.
С чего начать: документы на нового сотрудника
Первый признак порядка — приём на работу оформлен документами, а не устной договорённостью. У вас должен быть трудовой договор с датой начала работы и приказ о приёме. Если человек работает по договору подряда, нужен подписанный договор с актом или графиком сдачи работ.
Сверьте даты. Дата в договоре и дата, с которой сотрудник фактически вышел на работу, должны совпадать. Если человек работает с начала месяца, а договор подписан позже, в расчёте зарплаты за первый месяц появится разрыв.
Отдельно проверьте, есть ли у вас список всех, кто сейчас работает. Простой способ — пройтись по рабочим местам и сверить с тем, что бухгалтер считает в зарплате. Люди, которых нет в этом списке, — прямой сигнал, что учёт отстаёт от реальности.
Как убедиться, что зарплата считается по всем
Возьмите расчётные листки за последний месяц и сравните число строк с числом работающих. Расхождение в одну-две строки — повод задать вопрос. Иногда человек оформлен, но выплаты идут отдельно, и в общем расчёте его не видно.
Посмотрите на суммы по новичкам. В первый месяц зарплата обычно меньше полной: часть месяца человек не работал. Но она не должна быть нулевой или символической, если сотрудник отработал дни. Если в листке стоит пустая сумма или только оклад без надбавок, которые вы обсуждали, — проверьте, всё ли передано бухгалтеру.
Спросите, как в расчёте отражаются выплаты, которые вы выдаёте сами: аванс наличными, компенсация расходов, премия по итогам месяца. Если бухгалтер узнаёт о них только из вашего рассказа в конце квартала, суммы будут запаздывать.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите, насколько конкретны ответы.
- С какого дня новый сотрудник стоит в расчёте зарплаты и в отчётности?
- Какие документы вы получаете от нас при приёме и что делаете, если их нет?
- Как вы узнаёте об изменениях: увольнениях, переводах, изменении оклада?
- Где видно, что все работающие учтены, и можете ли вы показать этот список?
Хороший признак — бухгалтер сам называет, каких документов ему не хватает, и просит их до выплаты, а не после. Плохой — ответы в духе «всё под контролем» без ссылки на конкретный документ или список.
Ещё один полезный вопрос: что произойдёт, если сотрудник вышел на работу, а документы придут позже. Ответ покажет, есть ли у бухгалтера порядок действий на такой случай или всё решается в пожарном режиме.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — вы сами держите в голове, кто у вас работает, потому что в документах этого не видно. Второй — расчётные листки приходят не каждый месяц или приходят с опозданием, уже после выплаты.
Третий — суммы в листках не сходятся с тем, что вы обсуждали с людьми. Четвёртый — бухгалтер узнаёт о новом сотруднике от вас постфактум, когда месяц уже закрыт. Пятый — на ваши вопросы о конкретном человеке отвечают общими словами, не показывая документ.
Отдельно насторожитесь, если приём оформляют «потом», а зарплату выдают без документов. Это создаёт разрыв между тем, что происходит в компании, и тем, что отражено в учёте. Исправлять такое задним числом всегда сложнее, чем оформить сразу.
Что делать, если нашли расхождение
Сначала зафиксируйте факт: выпишите, кто работает, с какого дня и какие выплаты ему положены. Сверьте этот список с расчётными листками и документами по приёму. Дальше покажите расхождение бухгалтеру и попросите объяснить, откуда оно взялось.
Если причина в том, что документы не дошли, договоритесь о простом правиле: вы передаёте сведения о новом сотруднике до начала его работы, а бухгалтер подтверждает, что принял их в расчёт. Если причина в самом учёте, обсудите, как закрыть пробел и не повторять его в следующем месяце.
Проверку стоит сделать регулярной. Раз в месяц сверяйте список работающих с расчётными листками — это занимает немного времени и сразу показывает, попал ли новый человек в расчёты. Так вы замечаете проблему в том же месяце, а не в конце года.
Частые вопросы
Как понять, что новый сотрудник попал в расчёт зарплаты?
Сравните дату начала работы в договоре с первой суммой в расчётном листке. Если сотрудник отработал дни, а выплата нулевая или её нет в листке, он в расчёт не попал.
Что делать, если бухгалтер узнаёт о новом сотруднике с опозданием?
Договоритесь о правиле: сведения о приёме передаются до первого рабочего дня, а бухгалтер подтверждает, что принял их. Проверьте, что правило работает, на следующем новом сотруднике.
Какие документы должны быть на нового сотрудника?
Трудовой договор с датой начала работы и приказ о приёме. Если человек работает по договору подряда — сам договор и документ о сдаче работ.
Как часто проверять, что все работающие учтены?
Раз в месяц, вместе с расчётными листками. Сверьте число работающих со списком в расчёте — так расхождение видно сразу, а не в конце квартала.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.