Смена бухгалтера — это всегда передача дел: документов, баз, накопленных данных по зарплате и взносам. Чтобы расчёты с людьми не пострадали, проверьте не отчёты, а первичные данные и то, как новый бухгалтер их принял. Ниже — что можно посмотреть самому, о чём спросить и на какие сигналы реагировать сразу.
Что проверить в первую очередь при передаче дел
Начните с того, что видно без специальных знаний: есть ли у вас на руках документы по каждому сотруднику. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, приказы на отпуска и больничные, расчётные листки. Если часть бумаг осталась у прежнего бухгалтера или в недоступной вам базе, это первая проблема.
Проверьте, что новый бухгалтер получил не только цифры, но и основания. Сумма выплаты без документа, из которого она родилась, — это риск: при проверке или споре с сотрудником подтвердить расчёт будет нечем.
Отдельно посмотрите, совпадают ли списки людей. Сверьте, кого вы фактически держите в штате, с тем, кто есть в расчётных документах. Расхождения в обе стороны одинаково плохи: «лишний» человек означает выплаты и отчётность за того, кого нет, а «потерянный» — что человек работает без оформленных расчётов.
Признаки, что расчёты с людьми ведутся качественно
Хороший учёт узнаётся по предсказуемости. Выплаты приходят в одни и те же даты, суммы совпадают с тем, что вы ожидали, а расчётные листки сотрудники получают без напоминаний. Если каждый месяц приходится выяснять, почему сумма другая, — это сигнал.
Второй признак — бухгалтер сам приходит с вопросами. Об отпуске, больничном, приёме или увольнении он узнаёт до того, как это стало проблемой, и спрашивает вас заранее. Молчание в таких ситуациях означает, что данные до учёта не доходят.
Третий признак — вы понимаете, что происходит. Вам могут объяснить простыми словами, из чего сложилась выплата конкретному человеку и почему она изменилась. Если в ответ звучат только термины и отсылки к программе, разобраться не получится.
Четвёртый — документы собираются по ходу дела, а не в последний момент. Заявления, приказы, табели появляются тогда, когда происходит событие, а не восстанавливаются задним числом.
Конкретные проверки, которые владелец может сделать сам
Выберите любого сотрудника и пройдите по его выплатам за несколько месяцев. Сравните сумму к получению с тем, что вы помните об окладе, премиях, отпуске или больничном. Если расхождение не объясняется ничем очевидным, задайте вопрос.
Сверьте количество людей в расчётных документах с вашим списком. Это занимает минуты, но именно здесь чаще всего всплывают ошибки при передаче дел.
Посмотрите, есть ли у сотрудников расчётные листки и получают ли они их регулярно. Отсутствие листков — не мелочь: люди перестают понимать свои суммы и начинают спорить.
Проверьте, как хранятся документы. Вы должны иметь возможность в любой момент открыть папку по конкретному человеку и увидеть договор, приказы и расчёты. Если доступ только через бухгалтера и только по запросу, вы зависите от одного человека.
Наконец, проговорите с бухгалтером порядок обмена информацией. Кто и в какой момент сообщает о приёме, увольнении, отпуске, больничном, изменении оклада. Договорённость лучше зафиксировать письменно, чтобы она не держалась на памяти.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как он принял дела: что получил, чего не хватает, какие документы пришлось восстанавливать. Ответ покажет, насколько он разобрался в вашей ситуации.
Попросите объяснить расчёт по одному-двум сотрудникам простыми словами. Так вы поймёте, разбирается ли он в людях или работает по шаблону.
Уточните, какие документы он ждёт от вас и в какие моменты. Если список конкретный, вы сможете его выполнять. Если ответ расплывчатый, документы будут теряться.
Спросите, что происходит при увольнении сотрудника и при выходе в отпуск: какие шаги, кто их запускает, что нужно от вас. Проверьте, совпадает ли это с тем, как вы представляете процесс.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит, если суммы выплат меняются без объяснений. Особенно когда изменения касаются нескольких людей сразу.
Плохой признак — когда бухгалтер не может показать документ, на основании которого сделана выплата. Или когда документы появляются позже события и оформляются «под цифру».
Ещё один сигнал — вы не видите полной картины. Нет доступа к данным, нет расчётных листков, на вопросы отвечают общими словами. В такой ситуации вы не управляете расчётами, а узнаёте о них постфактум.
Реагируйте и на обратное: сотрудники жалуются на суммы или задержки, а бухгалтер объясняет это их непониманием. Если жалобы повторяются, разбираться нужно не с людьми, а с учётом.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: конкретный человек, конкретная выплата, конкретный документ. Общие претензии обсуждать бесполезно, а точные — можно.
Запросите у бухгалтера письменное объяснение по каждому расхождению и документы, на которых основан расчёт. Это дисциплинирует и даёт вам материал для решения.
Если расхождения повторяются или документов нет, восстановите первичку по людям: договоры, приказы, заявления. Без неё любые дальнейшие расчёты будут шаткими.
Когда доверия к учёту нет, а объяснения не меняют ситуацию, стоит передать дела другому бухгалтеру — но уже с проверкой, о которой говорилось выше. Принимайте дела по описи и проверяйте списки людей и документы по каждому.
Частые вопросы
Как понять, что при передаче дел ничего не потерялось?
Сверьте список сотрудников с расчётными документами и проверьте, что по каждому человеку есть договор и приказы. Если списки совпадают и документы на месте, основа для расчётов сохранена.
Обязан ли бухгалтер объяснять мне расчёты простыми словами?
Да, это часть работы. Вы должны понимать, из чего сложилась выплата. Если объяснить не получается, вы не сможете контролировать расчёты.
Что делать, если сотрудник говорит, что сумма неверная?
Возьмите конкретную выплату и попросите бухгалтера показать документ, на котором она основана. Расхождение подтвердится или снимется по бумагам, а не на словах.
Когда стоит менять бухгалтера?
Когда расхождения повторяются, документов нет и объяснения не меняют картину. Перед сменой проверьте дела по людям, чтобы новый бухгалтер принял их в понятном виде.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.