Порядок в документах по зарплате виден по трём вещам: документы есть на каждого сотрудника, суммы в них совпадают между собой и с выплатами, а доступ к ним ограничен. Проверить это владелец может сам, без знания проводок. Достаточно посмотреть несколько папок и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Какие документы должны быть по зарплате
Начните с перечня. По каждому сотруднику должен быть документ о приёме на работу и документ, где зафиксированы условия оплаты: оклад, надбавки, порядок премирования. Дальше идут документы по учёту рабочего времени и расчёту выплат за каждый месяц.
Отдельно проверьте документы по выплатам: ведомости или реестры, по которым деньги уходят сотрудникам, и документы по удержаниям. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный, к его делу добавляются документы по этим событиям. Если сотрудник увольняется, должен быть документ с расчётом при увольнении.
Владельцу не нужно разбираться в форме каждого документа. Достаточно убедиться, что папка по любому сотруднику собирается за пару минут и в ней нет пустых мест.
Проверка первая: совпадают ли суммы
Возьмите расчёт за месяц по одному сотруднику и сравните три числа: начисленную сумму, сумму удержаний и сумму к выплате. Первое минус второе должно давать третье. Если числа не сходятся, значит, где-то ошибка или документ правили вручную.
Затем сверьте сумму к выплате с тем, что фактически ушло сотруднику. Расхождение — сигнал, что выплата прошла не по тому документу или документ не обновили.
Повторите это по двум-трём сотрудникам с разными условиями: у одного только оклад, у другого есть премия, у третьего были больничный или отпуск. Если сходится у всех, скорее всего, порядок есть во всей папке.
Проверка вторая: есть ли документы за каждый месяц
Зарплата начисляется каждый месяц, значит, и документы должны быть за каждый месяц без пропусков. Попросите подборку за год и посмотрите на последовательность: месяцы идут подряд, ничего не выпадает.
Проверьте, что нет документов, оформленных задним числом пачкой в один день. Если все расчёты за год созданы в конце года, это признак, что учёт вели не постепенно, а восстанавливали перед проверкой или сдачей отчётности.
Отдельно посмотрите на месяцы, где были события: приём, увольнение, отпуск, больничный, изменение оклада. Именно там чаще всего остаются незакрытые места.
Проверка третья: сходятся ли документы между собой
Документы по зарплате связаны с другими частями учёта. Суммы выплат должны совпадать с тем, что прошло по банку или кассе. Начисления должны попадать в отчётность, которую компания сдаёт.
Попросите бухгалтера показать, как связаны расчёт за месяц и отчётность за период. Вам не нужны детали, нужен ответ на простой вопрос: если сложить все начисления за период, получится ли та же сумма, что отражена в отчётности. Ответ «примерно» или «там по-другому считается» — повод копать дальше.
Ещё одна связка — сотрудники и выплаты. Каждый человек, которому ушли деньги как зарплата, должен быть в документах по штату. Выплаты людям, которых нет в документах, — серьёзный сигнал.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на форму ответа. Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и может показать документ. Плохой — общие слова и обещание «разобраться потом».
Спросите, кто отвечает за сбор документов по каждому сотруднику и где они хранятся. Уточните, что происходит, когда сотрудник приходит или увольняется: какие документы оформляются и кто их готовит. Спросите, как проверяется расчёт перед выплатой и кто его сверяет.
Отдельно спросите про хранение. Документы по зарплате должны лежать в порядке, который позволяет найти нужный за несколько минут, и доступ к ним должен быть не у всех. Если бухгалтер говорит, что «всё в почте и в переписке», это риск: при смене бухгалтера или запросе документов собирать всё придётся заново.
Тревожные сигналы и что делать
Первый сигнал — суммы не сходятся. Второй — пропуски по месяцам или документы, оформленные одной датой за длинный период. Третий — выплаты людям, которых нет в документах по штату. Четвёртый — бухгалтер не может быстро показать расчёт по конкретному сотруднику.
Пятый сигнал — устные договорённости вместо документов. Если условия оплаты, премии или удержания обсуждаются только на словах, при споре с сотрудником доказать что-либо будет сложно. Шестой — доступ к документам есть у всех, включая тех, кому он не нужен.
При любом из этих сигналов не откладывайте. Попросите письменное объяснение, что произошло и как это исправят. Зафиксируйте, кто отвечает за исправление и к какому моменту документы будут в порядке.
Если сигналов несколько или бухгалтер не может объяснить расхождения, стоит показать документы другому бухгалтеру. Это не обязательно смена бухгалтера: свежий взгляд со стороны покажет, где настоящая ошибка, а где просто непривычный порядок оформления.
Частые вопросы
Как часто владельцу проверять документы по зарплате?
Достаточно смотреть выборочно: несколько сотрудников и несколько месяцев. Регулярная проверка занимает немного времени и позволяет заметить проблему до того, как её найдут извне.
Нужно ли мне разбираться в проводках и формах?
Нет. Вам достаточно проверить, что документы есть на каждого сотрудника и за каждый месяц, а суммы сходятся между собой и с выплатами.
Что делать, если бухгалтер отвечает общими словами?
Попросите показать конкретный документ и расчёт по конкретному сотруднику. Если показать не могут, зафиксируйте вопрос письменно и подключите второго бухгалтера для проверки.
Можно ли восстановить документы, если часть утеряна?
Да, это делается по сохранившимся данным о выплатах и по сведениям о сотрудниках. Чем раньше начать, тем меньше документов придётся восстанавливать по памяти.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.