Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец аптеки пришёл с тревожным сигналом: касса показывает одно, а склад и отчёты — другое. Скидки по дисконтным картам начислялись, но в учёте отражались непоследовательно. Из-за этого было непонятно, сколько на самом деле зарабатывает точка и почему в кассе регулярно не хватает денег.
С чем пришёл владелец
Аптека работала несколько лет, ассортимент большой, часть товара — с ограничениями по отпуску. Дисконтные карты выдавали почти каждому покупателю, скидки доходили до заметных значений. Владелец жаловался, что при росте выручки прибыль почти не растёт, а кассиры постоянно спорят с ним из-за недостач.
Отдельная проблема — возвраты. Покупатель возвращал товар, купленный со скидкой, а сумма возврата не всегда совпадала с той, что пробили при продаже. Владелец подозревал кассиров, но доказать ничего не мог: чеки и отчёты не сходились между собой.
Ещё один симптом — расхождения по складу. Позиции, которые продавались со скидкой, списывались не так, как поступали. В итоге по одним товарам образовывались излишки, по другим — недостача, и никто не мог объяснить причину.
Как нашли причину
Начали с кассовых документов. Сверили отчёты по кассе за несколько периодов с выписками по расчётному счёту и с данными по эквайрингу. Оказалось, что часть операций проводилась с расхождением между пробитой суммой и фактически полученными деньгами.
Дальше посмотрели, как в учёте отражаются скидки. Выяснилось, что скидка по дисконтной карте в одних случаях уменьшала сумму продажи, а в других проводилась отдельной операцией. Единого правила не было, и каждый кассир действовал по-своему.
Отдельно разобрали возвраты. Сверили чеки на возврат с чеками на продажу и с записями в журнале кассира. Нашли несколько случаев, когда возврат оформляли на полную стоимость, хотя покупка была со скидкой. Разницу списывали как недостачу.
Проверили и настройки учётной системы. В справочнике дисконтных карт были карты с истёкшим сроком действия, дубли и карты, привязанные не к тому покупателю. Скидка по ним применялась автоматически, а учёт не отслеживал, кому и почему она предоставлена.
Складскую часть сверили с первичными документами: накладными, актами списания, инвентаризационными ведомостями. Оказалось, что товар со скидкой списывался по цене без скидки, отсюда и расхождения.
Что исправили по шагам
Первым делом зафиксировали единое правило: скидка уменьшает сумму продажи и отражается в учёте в момент пробития чека. Кассирам запретили проводить скидку отдельной операцией. Правило описали коротко и повесили памятку на рабочее место.
Затем привели в порядок справочник дисконтных карт. Удалили дубли, закрыли карты с истёкшим сроком, привязали каждую карту к конкретному покупателю. Настроили, чтобы система не применяла скидку по карте, которой нет в актуальном списке.
Пересобрали схему возвратов. Возврат теперь оформляют строго по тому чеку, где была продажа, с той суммой, которую фактически получили. Если чек утерян, порядок действий прописали отдельно, чтобы кассир не решал вопрос наугад.
Провели сверку склада и списаний. Товар, проданный со скидкой, начали списывать по фактической цене продажи. Расхождения по позициям разобрали по документам и оформили актами, чтобы закрыть старые хвосты.
Ввели ежедневную сверку кассы. В конце смены кассир сдаёт отчёт, а ответственный сотрудник сверяет его с выпиской и данными эквайринга. Расхождения фиксируют в тот же день, а не через месяц.
Наконец, разграничили доступы. Настройки скидок и справочник карт теперь меняет только ответственный сотрудник. Кассир не может править правила скидок самостоятельно.
Что изменилось для бизнеса
Касса перестала «плыть». Ежедневная сверка показала, что расхождения если и возникают, то мелкие и объяснимые: сдача, округление, ошибка ввода. Крупные недостачи, которые раньше копились месяцами, исчезли.
Стало видно реальную прибыль. Скидки теперь учитываются одинаково, поэтому отчёт показывает фактическую выручку и фактическую наценку. Владелец перестал гадать, окупается ли акция с дисконтными картами.
Возвраты перестали быть источником споров. Сумма возврата совпадает с суммой продажи, а если покупка была со скидкой, это видно в чеке и в учёте. Кассиры больше не доказывают, что не брали лишнего.
Склад пришёл в порядок. Списания совпадают с продажами, излишки и недостачи по товарам со скидкой больше не возникают на ровном месте. Инвентаризация стала проходить быстрее и спокойнее.
Появилась управляемость. Понятно, кто отвечает за настройки скидок, кто сверяет кассу и как оформляется возврат. Новый сотрудник получает памятку и работает по одному правилу, а не по своему разумению.
Чему научиться другим
Скидка — это не только маркетинг, но и учётная операция. Если правило её отражения не зафиксировано, каждый сотрудник придумает своё, и отчёты разойдутся с реальностью.
Дисконтные карты требуют такого же порядка, как и деньги в кассе. Дубли, просроченные карты и карты «не тому покупателю» тихо искажают выручку и наценку.
Возврат всегда привязан к конкретной продаже. Как только возвраты начинают оформлять «по памяти», появляются расхождения, которые легко принять за воровство.
Ежедневная сверка кассы дешевле, чем разбор накопившихся расхождений. Мелкую ошибку видно сразу, пока понятно, кто и что сделал.
Доступы к настройкам скидок стоит ограничить. Чем меньше людей могут менять правила, тем меньше поводов для споров и ошибок.
Частые вопросы
У нас тоже аптека и дисконтные карты. С чего начать проверку?
Начните с кассовых отчётов и выписок по счёту за несколько периодов. Сверьте суммы и посмотрите, как в учёте отражаются скидки: единым правилом или по-разному.
Обязательно ли менять учётную систему?
Не обязательно. Часто достаточно договориться о едином правиле отражения скидок, привести в порядок справочник карт и настроить ежедневную сверку кассы.
Что делать со старыми расхождениями по складу?
Разберите их по первичным документам и оформите актами. Важно закрыть прошлые хвосты, иначе они будут путать отчёты и дальше.
Как не вернуться к прежнему беспорядку?
Закрепите правило скидок письменно, ограничьте доступ к настройкам и сверяйте кассу каждый день. Тогда отклонение видно сразу, а не через месяцы.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».