Хороший бухгалтер выходит на связь регулярно и по понятному графику, а не только когда что-то случилось. Заранее он предупреждает о платежах, отчётности и вопросах, где нужно ваше решение. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Какой ритм общения считается нормальным
Договоритесь о регулярных точках контакта. Подойдёт короткий отчёт раз в месяц и отдельный разговор по итогам квартала. Если бухгалтер сам напоминает о встрече, это хороший знак.
Между отчётами должен быть канал для срочных вопросов. Уточните, как быстро вам отвечают в рабочее время и кто подхватывает вопрос, если бухгалтер занят или в отпуске. Молчание на несколько дней — повод задать вопрос.
Предупреждать заранее бухгалтер должен о том, что требует ваших действий: о предстоящих платежах и сроках, о запросах документов, о ситуациях, где нужно ваше решение. Хорошо, если такие сообщения приходят с запасом, а не в последний день.
О чём бухгалтер обязан говорить первым
Список тем простой. Платежи и сроки: сколько и когда нужно заплатить, чтобы не получить претензий. Отчётность: что сдаётся и какие документы нужны от вас.
Отдельно — изменения в вашей ситуации. Появился новый сотрудник, крупный договор, смена банка, продажа или покупка имущества — бухгалтер должен узнать об этом от вас, но и сам спрашивать про планы. Если вы узнаёте о проблеме из письма проверяющих, а не от бухгалтера, это тревожный сигнал.
Ещё одна тема — расхождения. Если данные не сходятся, бухгалтер сообщает об этом сразу и предлагает, что сделать. Ждать, пока всё решится само, нельзя.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно знать план счетов. Достаточно нескольких простых проверок.
Первая — деньги. Сверьте остаток по банку и кассе с тем, что говорит бухгалтер. Расхождений быть не должно.
Вторая — документы. Спросите, все ли первичные документы получены и отражены. Если бухгалтер постоянно просит дослать бумаги, значит, учёт идёт с отставанием.
Третья — отчётность. Попросите показать, что сдано и чем это подтверждается. У вас должны быть копии отправленных отчётов и подтверждения приёма.
Четвёртая — долги перед бюджетом и контрагентами. Попросите короткую сводку: что начислено, что уплачено, что осталось. Если ответ расплывчатый, это повод копать глубже.
Пятая — понятность. Попросите объяснить любую цифру простыми словами. Если вам не могут объяснить, откуда взялась сумма, — это проблема.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы. Как часто вы присылаете отчёт и в каком виде? Кто отвечает на мои вопросы, если вас нет?
Какие документы вы ждёте от меня и к какому числу? Что будет, если я пришлю их позже?
Какие платежи и отчёты меня ждут в ближайшее время? Где я могу посмотреть подтверждения сдачи?
Что вы делаете, если нашли ошибку в прошлых периодах? Кто и как её исправляет?
Ответы должны быть короткими и по делу. Если вместо ответа вы слышите общие слова, попросите конкретику.
Тревожные сигналы
Первый — тишина. Бухгалтер не пишет сам, отвечает с задержкой, о сроках вы узнаёте от третьих лиц.
Второй — постоянная спешка. Документы запрашиваются в последний момент, отчёты готовятся в ночь перед сдачей.
Третий — непрозрачность. Вам не показывают подтверждений сдачи, не объясняют цифры, отвечают «так надо».
Четвёртый — сюрпризы. Появляются неожиданные долги, пени, требования из органов. Хороший бухгалтер предупреждает о риске заранее.
Пятый — размытая ответственность. Никто не может сказать, кто ведёт конкретный участок и кто отвечает за результат.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте ожидания. Напишите бухгалтеру, какой ритм общения и какие отчёты вам нужны. Договорённость лучше держать в переписке.
Затем проведите сверку. Попросите сводку по деньгам, документам и отчётности за прошедший период. Сравните с тем, что видите в банке и в своих документах.
Если расхождения есть, попросите план исправления с понятными шагами. Смотрите не на обещания, а на то, как быстро и точно вам отвечают.
Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера. Перед передачей дел соберите документы и попросите передать базу и подтверждения сдачи. Спокойная передача дел — тоже признак качества.
Частые вопросы
Как часто бухгалтер должен сам выходить на связь?
Ориентируйтесь на регулярный отчёт раз в месяц и разбор итогов раз в квартал. Между ними должен быть канал для срочных вопросов с понятным временем ответа.
О чём бухгалтер должен предупреждать заранее?
О платежах и сроках, о том, какие документы нужны от вас, и о ситуациях, где требуется ваше решение. Предупреждение должно приходить с запасом, а не в последний день.
Какие проверки я могу сделать сам, не зная бухучёта?
Сверьте остатки по банку и кассе, попросите подтверждения сдачи отчётности и короткую сводку по начислениям и уплате. Попросите объяснить любую цифру простыми словами.
Что делать, если бухгалтер не выходит на связь?
Напишите свои ожидания по ритму общения и отчётам в переписке. Затем попросите сверку по деньгам, документам и отчётности. Если ничего не меняется, рассмотрите смену бухгалтера и аккуратную передачу дел.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.