Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Себестоимость импортного товара оказалась занижена: часть таможенных пошлин бухгалтер списывала в расходы текущего периода, а не включала в стоимость партий. Владелец заметил это по расхождению между расчётной маржой и деньгами на счёте. Ниже — как нашли причину и что исправили.
С чем пришёл владелец
Компания ввозит оборудование и комплектующие небольшими партиями, продаёт оптом. Владелец готовил расчёт по одной крупной сделке и не сошёлся с бухгалтерией: по его прикидкам прибыль была, а по отчёту выходил убыток. При этом деньги на счёте росли, и это противоречило отчёту.
Отдельно его смутило, что маржа по разным партиям отличалась в разы, хотя наценка везде была примерно одинаковой. Он попросил проверить, как в учёте собирается стоимость товара и что попадает в расходы.
Как нашли причину
Начали с первичных документов по одной партии: инвойс поставщика, транспортные документы, декларация на товары, платёжные поручения на пошлины и сборы. Сверили, какие суммы относятся к этой партии и когда они фактически уплачены.
Дальше посмотрели, как эти суммы отражены в учёте. Оказалось, что стоимость товара формировалась только из цены поставщика и доставки, а таможенные платежи проводились отдельными операциями в расходы месяца. Из-за этого партия, ввезённая в конце месяца, «дешевела», а расходы падали на период, к которому относились лишь частично.
Проверили ещё несколько партий за разные месяцы — картина повторялась. Сверили склад: остатки по учёту и фактическое наличие совпадали, значит, проблема была не в количестве, а в оценке. Посмотрели, как считается себестоимость при продаже, и увидели, что списание идёт от заниженной стоимости.
Отдельно проверили, нет ли двойного учёта: часть платежей могла попасть и в стоимость товара, и в расходы. Таких случаев нашли немного, но они были.
Что исправили по шагам
Сначала зафиксировали правило: таможенные платежи, которые относятся к конкретной партии, включаются в её стоимость. Расходы, которые к партии отнести нельзя, учитываются отдельно и не смешиваются с товаром.
Затем восстановили связь между документами. По каждой партии собрали комплект: инвойс, декларацию, платёжки, транспортные документы. На каждую сумму платежа поставили отметку, к какой партии она относится.
После этого пересчитали стоимость партий, которые ещё были на складе. Там, где товар уже продали, пересчитали себестоимость продаж и посмотрели, как это меняет финансовый результат по месяцам.
Отдельно разобрали двойной учёт: убрали суммы, которые попали в расходы дважды, и проверили, что после правок каждая сумма учтена один раз.
Потом настроили порядок работы на будущее. Пошлины и сборы стали проводить в учёт в тот же момент, когда партия принимается к учёту, а не отдельной операцией в конце месяца. Ввели простую сверку: сумма платежей по декларациям за период должна совпадать с суммой, отнесённой на партии и на расходы.
В конце сделали контрольный расчёт по одной новой партии — от инвойса до продажи. Себестоимость и маржа сошлись с расчётом владельца.
Что изменилось для бизнеса
Маржа по партиям перестала скакать. Владелец увидел реальную рентабельность по каждой поставке и смог сравнивать направления между собой.
Финансовый результат по месяцам стал ровнее: расходы больше не сваливались в один период, а шли вместе с товаром. Отчёт о прибыли теперь совпадает с движением денег по смыслу, а не только по итогу.
Появилась возможность считать цену сделки до подписания договора. Если известны пошлина и доставка, стоимость партии видна заранее, и скидку покупателю можно давать осознанно.
Ещё один эффект — меньше вопросов при проверке. Когда каждая сумма привязана к документу и партии, объяснить цифру в отчёте можно за пару минут.
Чему научиться другим
Первое: стоимость импортного товара собирается из нескольких частей, и таможенные платежи — одна из них. Если их проводить отдельно, себестоимость искажается, а вместе с ней и решения о ценах.
Второе: расхождение между расчётной маржой и деньгами на счёте — повод проверить учёт, а не списывать всё на сезонность. Обычно причина в том, как собрана стоимость товара.
Третье: сверка должна быть простой и регулярной. Сравнивайте суммы по декларациям с тем, что отнесено на партии и на расходы. Расхождение видно сразу.
Четвёртое: порядок важнее разовой правки. Если правило зафиксировано и есть контрольная сверка, ошибка не вернётся со следующей поставкой.
Частые вопросы
Включать ли таможенные пошлины в стоимость товара или в расходы?
Если платёж относится к конкретной партии, его включают в стоимость этой партии. Расходы, которые к партии отнести нельзя, учитывают отдельно.
Как заметить такую ошибку, если отчёты сходятся по итогу?
Смотрите маржу по партиям и сверяйте платежи по декларациям с суммами в учёте. Скачки маржи при одинаковой наценке — первый признак.
Нужно ли пересчитывать партии, которые уже проданы?
Да, если товар продан, пересчитывают себестоимость продаж. Иначе финансовый результат по прошедшим периодам останется искажённым.
Что сделать, чтобы ошибка не повторилась?
Закрепите правило отнесения платежей на партию и введите регулярную сверку платежей с учётом. Достаточно одной контрольной таблицы на период.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».