Пример вымышленный. Компания, люди и суммы придуманы для иллюстрации, совпадения случайны.
Владелец аптеки пришёл с двумя проблемами: остатки рецептурных препаратов в учёте не совпадали с полками, а инвентаризация не сходилась уже несколько периодов. Мы восстановили учёт по первичным документам, нашли причину расхождений и выстроили порядок, при котором такие ошибки не повторяются. Ниже — как это было устроено.
С чем пришёл владелец
Аптека работала несколько лет, товароучёт вёл один сотрудник, а бухгалтерию отдавали на сторону. Владелец заметил, что по рецептурным препаратам остатки в системе «плывут»: одних позиций больше, чем на полке, других меньше. Инвентаризация заканчивалась актом с расхождениями, который никто не разбирал.
Отдельная тревога — рецепты. Часть отпусков оформлялась с нарушениями: где-то не было отметки о рецепте, где-то препарат списывали не тем документом. Владелец боялся проверки и не понимал, насколько всё плохо на самом деле.
Бухгалтер присылал отчёты, но они не совпадали с данными товароучёта. Сверку никто не делал, расхождения копились. Владелец просил навести порядок и понять, где теряются препараты и деньги.
Как нашли причину
Сначала мы собрали всё, что есть: акты инвентаризации за прошлые периоды, накладные от поставщиков, кассовые документы, журнал рецептов, данные товароучёта и бухгалтерские регистры по счетам учёта товаров. Дальше построили сверку по каждой позиции рецептурных препаратов: приход по накладным, списание по продажам и рецептам, остаток на конец периода.
Причина оказалась не одна. Первая — двойное списание: часть препаратов списывали и по кассе, и отдельной внутренней операцией, поэтому остаток падал быстрее, чем товар уходил с полки. Вторая — приход, который не проводили вовремя: накладные лежали необработанными, и товар физически был, а в системе нет. Третья — рецепты, оформленные с пропусками, из-за чего списание нельзя было подтвердить документами.
Отдельно проверили, как оформляются возвраты поставщикам и списания по истечении срока. Здесь тоже были расхождения: часть операций проводили без основания, часть — задним числом. Мы не искали виноватого, а восстанавливали цепочку документов по каждому расхождению.
Что исправили по шагам
Первый шаг — инвентаризация. Сначала сняли фактические остатки по рецептурным препаратам, отдельно от остального ассортимента. Результат оформили актом и зафиксировали расхождения по каждой позиции, чтобы дальше работать не с общими цифрами, а с конкретными препаратами.
Второй шаг — восстановление прихода. Подняли все необработанные накладные, сверили их с фактическим поступлением и провели в учёте в правильные периоды. Там, где поставка была, а документов не хватало, запросили копии у поставщиков.
Третий шаг — списания. Убрали двойные операции, привели списания к одному основанию. По рецептурным препаратам проверили журнал рецептов и подтянули недостающие отметки. Там, где подтвердить отпуск документами не удалось, оформили расхождения по итогам инвентаризации, а не «подогнали» цифры.
Четвёртый шаг — сверка. Свели товароучёт с бухгалтерскими регистрами по счетам учёта товаров, чтобы остатки в двух системах совпадали. Расхождения по каждому периоду задокументировали.
Пятый шаг — порядок. Развели роли: кто принимает товар, кто проводит накладные, кто отвечает за рецепты. Ввели регулярную сверку остатков и обязательную проверку рецепта перед списанием. Владелец получил понятный набор отчётов, по которым видно расхождения сразу, а не через полгода.
Что изменилось для бизнеса
Главное — остатки в системе стали совпадать с полкой. Инвентаризация перестала быть стрессом: расхождения если и появляются, то точечно и с понятной причиной. Владелец видит, сколько рецептурных препаратов реально есть и сколько ушло.
Списания теперь подтверждены документами. Это снижает риск претензий при проверке: по каждой операции есть основание. Отчётность стала сходиться с товароучётом, поэтому бухгалтерия и аптека работают с одними цифрами.
Появилась управляемость. Владелец понимает, где теряется товар, и может реагировать быстро. Сотрудники работают по регламенту, а не «как привыкли», и это снимает часть нагрузки с самого владельца.
Чему научиться другим
Первое: расхождения в инвентаризации — почти всегда следствие в учёте, а не признак крупной недостачи. Прежде чем списывать, стоит найти причину.
Второе: двойные списания и необработанные накладные — самая частая пара ошибок в аптеке. Проверять их стоит регулярно, а не раз в год.
Третье: рецепт — это документ. Если отметки нет, списание нечем подтвердить, и расхождение остаётся висеть.
Четвёртое: сверка товароучёта и бухгалтерии должна быть привычной процедурой. Тогда ошибки видны сразу и стоят дешевле.
Частые вопросы
Что делать, если инвентаризация показала недостачу по рецептурным препаратам?
Сначала найдите причину: проверьте двойные списания, необработанные накладные и подтверждение рецептами. Только после этого оформляйте расхождения документами.
Можно ли восстановить учёт, если часть накладных потеряна?
Да. Запросите копии у поставщиков и сверьте их с фактическим поступлением. Восстановление идёт по первичным документам, а не по памяти сотрудников.
Нужно ли менять бухгалтера, если учёт не сходится?
Не обязательно. Часто проблема в том, что товароучёт и бухгалтерия не сверяются между собой. Сначала стоит наладить сверку и порядок документов.
Как часто проверять остатки, чтобы не копить расхождения?
Регулярно, а не только в конце года. Частая сверка по рецептурным препаратам обходится дешевле, чем разбор запущенных расхождений.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».