Внешний аудит проверяет не только цифры в отчётности, но и то, как в компании организован учёт. Владелец без бухгалтерского образования может заранее увидеть слабые места: по порядку в документах, скорости ответов на вопросы и готовности бухгалтера объяснить любую сумму. Ниже — проверки, которые вы можете сделать сами.
Начните с документов: порядок важнее красоты
Попросите бухгалтера показать, как хранятся первичные документы: счета, акты, накладные, банковские выписки. Если бумаги лежат по папкам и месяцам, а не в общей куче, это хороший знак. Спросите, сможет ли бухгалтер за день найти любой документ за прошлый год по вашему запросу. Проверьте это на деле: назовите случайного контрагента и попросите показать все документы по нему.
Отдельно посмотрите, есть ли опись документов и понятная структура хранения в электронном виде. Когда файлы называются «скан1», «новый документ», найти нужное в спешке сложно. Аккуратный учёт — это когда чужой человек по вашей просьбе быстро ориентируется в папках.
Задайте бухгалтеру вопросы, на которые он обязан ответить
Хороший признак — бухгалтер объясняет цифры простым языком, без раздражения. Спросите, из чего сложилась конкретная сумма в отчётности, почему выбрана та или иная операция, какие документы подтверждают расход. Если в ответ звучит только «так надо» или «вы всё равно не поймёте», это тревожно.
Попросите показать, как сверяются данные учёта с банком и с данными по контрагентам. Уточните, что происходит, когда контрагент присылает документ с ошибкой: кто его проверяет и как исправляет. Бухгалтер, который ведёт учёт качественно, обычно может описать свои действия по шагам.
Спросите, какие участки учёта он считает самыми уязвимыми в вашей компании. Честный ответ с перечнем слабых мест полезнее, чем заверение, что всё в порядке.
Проверьте, как учёт реагирует на изменения
Бизнес меняется: появляются новые контрагенты, виды операций, сотрудники. Понаблюдайте, замечает ли бухгалтер эти изменения и предлагает ли что-то поменять в учёте. Если вы сообщаете о новой схеме работы, а в ответ слышите только «присылайте документы», это повод насторожиться.
Посмотрите, есть ли у бухгалтера список того, что он ждёт от вас как от владельца: какие документы, в каком виде и к какому моменту. Понятный обмен информацией снижает риск ошибок и потерь документов. Хаос в коммуникации почти всегда отражается на учёте.
Тревожные сигналы, которые видно без знаний
Первый сигнал — бухгалтер избегает вопросов и просит «не лезть в учёт». Второй — документы приходят с опозданием, а исправления делаются задним числом без объяснений. Третий — вы не можете получить простой отчёт о состоянии расчётов с контрагентами или о том, какие документы отсутствуют.
Насторожить должно и то, что учёт ведётся в спешке перед сдачей отчётности, а в остальное время бухгалтер недоступен. Ещё один признак — разные версии одной и той же цифры в ответ на ваши вопросы. Если суммы расходятся, а внятного объяснения нет, доверять такому учёту рискованно.
Обратите внимание и на текучесть: если бухгалтер часто меняется, а дела передаются без описи, в учёте почти наверняка есть пробелы.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте конкретные вопросы и попросите письменные ответы. Письменная переписка помогает увидеть, насколько бухгалтер владеет ситуацией, и пригодится при передаче дел. Затем попросите провести сверку ключевых участков: расчётов с контрагентами, банковских операций, наличия первичных документов.
Если ответы расплывчаты, обсудите с бухгалтером план наведения порядка с понятными шагами и сроками. Когда и это не помогает, рассмотрите смену бухгалтера или привлечение стороннего взгляда для проверки учёта. Перед внешним аудитом лучше узнать о проблемах от себя, чем от проверяющих.
Частые вопросы
Можно ли оценить качество учёта, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Достаточно проверить порядок в документах, скорость поиска бумаг и готовность бухгалтера объяснять цифры простым языком.
Что спросить у бухгалтера в первую очередь?
Попросите показать, как хранятся документы, как сверяются данные с банком и что делается при ошибке в документе контрагента.
Какой сигнал самый тревожный?
Уклонение от вопросов и разные версии одной суммы. Это говорит о том, что учёт не контролируется в достаточной мере.
Что делать, если я нашёл проблемы?
Зафиксируйте вопросы письменно, попросите сверку ключевых участков и обсудите план исправления. Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.