Качество бухгалтерии проверяется не отчётом, а скоростью и полнотой документов по конкретной сделке. Дайте бухгалтеру задачу: собрать весь пакет по одной операции — от договора до подтверждения оплаты. Если пакет готов за день и в нём нет дыр, учёт, скорее всего, в порядке.
Тест на один день: сделка целиком
Выберите реальную сделку за последний месяц: поставку, услугу, отгрузку. Попросите собрать по ней всё: договор, счёт, закрывающие документы, подтверждение оплаты, документы по доставке, если она была. Срок — один рабочий день.
Смотрите не только на наличие файлов, но и на их связь. Номер счёта должен совпадать с договором, сумма — с закрывающими документами, дата оплаты — с выпиской. Если бухгалтер приносит папку, где документы лежат вперемешку и без описи, это сигнал.
Повторите тест на сделке с нестандартным условием: предоплата, возврат части товара, зачёт встречного требования. Так видно, умеет ли учёт отражать реальные операции, а не только простые поставки.
Что видно по документам без доступа к программе
Владелец не обязан знать проводки. Но он может проверить документы на входе и выходе. Возьмите несколько счетов от поставщиков и посмотрите, все ли они проведены и подшиты. Сверьте: есть ли счёт, которого нет в учёте, или оплата, по которой нет документа.
Проверьте, как хранятся документы. Есть ли папки по контрагентам или по месяцам, можно ли найти нужный документ по названию, а не по памяти бухгалтера. Если документы лежат только в почте и в переписке, при смене бухгалтера вы останетесь без истории.
Посмотрите на акты сверки с ключевыми контрагентами. Регулярно ли они делаются, совпадают ли суммы с вашими данными. Расхождение в акте сверки — повод разобраться до того, как оно превратится в спор.
Вопросы бухгалтеру, которые показывают уровень
Задайте несколько вопросов и слушайте, насколько ответы конкретны. Как вы узнаете, что операция отражена правильно? Что делаете, если поставщик прислал документ с ошибкой? Где хранится подтверждение того, что отчётность сдана?
Спросите, как построена работа с первичными документами: кто их запрашивает, в какой срок, что происходит, если документ не пришёл. Ответ «я всё помню» — плохой. Хороший ответ описывает порядок, а не человека.
Уточните, что бухгалтер делает при изменении условий сделки: новая ставка, отсрочка, возврат. Если ответ сводится к «потом разберёмся», риск ошибок в учёте растёт.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы собираются долго и только после напоминаний. Второй — вы не можете получить простой ответ, какая сумма числится за конкретным контрагентом. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и всё решает по телефону.
Опасны и обратные ситуации: отчётность сдаётся, но вы не видите подтверждений, а на вопросы о сроках отвечают уклончиво. Если бухгалтер один и уходит в отпуск без передачи дел, а доступы к документам есть только у него, это риск для бизнеса.
Отдельно проверьте доступы. У вас должны быть свои логины к банку и к учётной системе, а не только у бухгалтера. Пароль, который знает один человек, — это не контроль, а зависимость.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте задачу письменно: какие документы нужны, в какой срок, в каком виде. Письменная постановка задачи быстро показывает, есть ли в работе порядок или его нет.
Затем введите простое правило: любая сделка закрывается пакетом документов, а не отдельным счётом. Проверяйте выборочно несколько сделок в месяц. Это занимает немного времени и даёт понятную картину.
Если ошибки повторяются, обсудите их прямо: что именно не работает, какие документы теряются, кто отвечает за сбор. Если договориться не получается, рассмотрите смену схемы работы: другой бухгалтер, передача учёта на сторону или усиление контроля с вашей стороны. Решение принимайте по фактам, а не по обещаниям.
Частые вопросы
Как быстро понять, что бухгалтерия работает плохо?
Попросите собрать пакет по одной сделке за день. Если документы теряются, суммы не сходятся, а ответы уклончивы, проблема есть.
Нужно ли владельцу разбираться в проводках?
Нет. Достаточно проверять полноту документов, акты сверки и наличие подтверждений сдачи отчётности.
Что делать, если бухгалтер не даёт доступы к документам?
Запросите доступы письменно и заведите свои логины к банку и учётной системе. Без этого вы не контролируете свой учёт.
Можно ли проверить бухгалтерию без аудита?
Да. Тест с одной сделкой, выборочная сверка счетов и актов сверки показывают состояние учёта без затрат на проверку.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.