Затягивание со сдачей отчётности видно не по обещаниям, а по тому, как устроена работа. Если бухгалтер заранее называет даты, присылает подтверждения отправки и держит документы в порядке, поводов для тревоги мало. Проверить это можно самому, без специальных знаний.
Смотрите не на слова, а на календарь
Попросите бухгалтера показать рабочий календарь на ближайшие месяцы. В нём должны быть отмечены даты подготовки документов, даты отправки отчётности и даты платежей. Если календаря нет, работа идёт по памяти — и в загруженный месяц что-то поедет.
Сравните, когда вы получаете документы на подпись. Нормально, когда бумаги приходят заранее, чтобы вы успели посмотреть и задать вопросы. Тревожно, когда всё приносят в последний момент и просят подписать быстро.
Спросите, кто вас подстрахует, если бухгалтер заболеет или уйдёт в отпуск. У честного ответа есть имя и понятная схема передачи дел. Если ответа нет, сроки держатся на одном человеке.
Проверьте, есть ли у вас подтверждения отправки
По каждой сданной отчётности у вас должны оставаться подтверждения: квитанция о приёме, протокол, отметка о регистрации. Это ваши документы, а не только бухгалтера. Заведите папку, куда складываете их сами.
Раз в месяц просите короткий отчёт: что сдано, что отправлено, что ждёт ваших данных. Достаточно списка без сложных терминов. Если бухгалтер отвечает только «всё нормально», попросите конкретику.
Проверьте, приходят ли вам письма и уведомления от государственных сервисов. Доступ к ним должен быть у вас, а не только у исполнителя. Так вы узнаете о проблеме раньше, чем она станет неприятной.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вот список вопросов, которые стоит задать при любой схеме работы.
- Какие даты по нашей отчётности стоят в вашем календаре на ближайший квартал?
- Какие документы вы ждёте от меня и к какому числу?
- Как я узнаю, что отчётность принята?
- Что вы делаете, если отправка не прошла с первого раза?
- Кто отвечает за ошибку в расчётах и как вы её исправляете?
- Где хранятся мои документы и как я получу их при смене бухгалтера?
Запишите ответы. Если на часть вопросов отвечают уклончиво, это повод присмотреться внимательнее.
Тревожные сигналы в текущей работе
Первый сигнал — вы не понимаете, что происходит. Вам присылают таблицы без пояснений, отвечают общими фразами, избегают прямых сроков. Качественная работа всегда объяснима простыми словами.
Второй сигнал — документы появляются задним числом. Договоры, акты и счета приходят пачкой после окончания месяца. Так бывает, когда учёт ведут наспех.
Третий сигнал — ошибки повторяются. Один раз ошибиться может каждый. Если одно и то же исправляют из месяца в месяц, значит, причину не ищут.
Четвёртый сигнал — нет доступа к вашим данным. Бухгалтер не отдаёт копии базы, документов, подтверждений отправки. Ваши документы принадлежат вам, и получить их — обычная просьба.
Пятый сигнал — вам не сообщают о проблемах. Уведомления приходят, вопросы накапливаются, а вы узнаёте об этом последним. Хороший признак — когда бухгалтер сам звонит раньше, чем вы спросите.
Что делать, если сигналы есть
Сначала поговорите прямо. Скажите, что хотите видеть календарь, подтверждения отправки и короткий отчёт по итогам месяца. Договоритесь о формате и проверьте через месяц, выполняется ли он.
Заведите свою папку с документами. Складывайте туда подтверждения отправки, отчёты бухгалтера, копии важных бумаг. Это займёт немного времени, но даст вам опору.
Если ситуация не меняется, ищите замену заранее, а не в последний день. При передаче дел запросите документы, доступы и подтверждения по уже сданной отчётности. Письменный список того, что передаётся, защитит обе стороны.
Частые вопросы
Как часто просить отчёт о сданной отчётности?
Раз в месяц достаточно. Просите короткий список: что подготовлено, что отправлено, что ждёт ваших документов.
Обязан ли бухгалтер отдавать мне копии документов?
Да, это ваши документы. Просьба о копиях и подтверждениях отправки — обычная часть работы, а не одолжение.
Что делать, если я не разбираюсь в отчётности?
Задавайте вопросы простыми словами и просите объяснять без терминов. Если объяснить не получается, это само по себе ответ.
Можно ли проверить сроки, не заходя в бухгалтерские программы?
Да. Смотрите на даты получения документов на подпись и на подтверждения отправки. Этого достаточно, чтобы заметить затягивание.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.