Если управленческая отчётность показывает маржу по каждому направлению, вы видите, что зарабатывает, а что тянет вниз. Если в отчёте одна общая цифра прибыли, решения принимаются вслепую. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что должно быть в отчёте по направлениям
Направления — это то, чем вы реально управляете: группы товаров, виды услуг, филиалы, проекты, каналы продаж. В отчёте по каждому из них должны быть выручка, прямые расходы и результат. Прямые расходы — те, что относятся к направлению напрямую: закупка, подрядчики, материалы, зарплата занятых в нём людей.
Общая прибыль компании складывается из этих результатов минус расходы, которые к направлениям не отнести. Если отчёт устроен так, вы можете сравнить направления между собой и увидеть, какое из них убыточно. Если вместо этого одна строка «прибыль за месяц», управленки по сути нет.
Проверка простая. Попросите отчёт за последний месяц и найдите в нём столбец или строку с названием направления. Если их нет, дальше можно не смотреть.
Проверки, которые владелец делает сам
Первая проверка — сходимость с бухгалтерией. Итог управленческого отчёта по выручке должен совпадать с данными бухучёта за тот же период. Расхождение допустимо, но его должны объяснить: например, часть продаж прошла в следующем месяце.
Вторая — полнота расходов. Спросите, куда в отчёте попали аренда, реклама, зарплата директора и бухгалтера. Если они «размазаны» по направлениям произвольно, маржа по каждому из них искажена. Такие расходы честнее показывать отдельным блоком.
Третья — повторяемость. Возьмите отчёты за несколько месяцев подряд. Структура должна быть одинаковой, иначе сравнивать периоды бессмысленно. Если каждый месяц отчёт выглядит по-новому, его собирают заново, а не ведут постоянно.
Четвёртая — связь с деньгами. В отчёте должна быть видна разница между прибылью и остатком на счёте. Прибыль есть, а денег нет — это нормально на коротком отрезке, но причина должна быть названа: склад, долги клиентов, выплаты по кредиту.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, на основании чего расходы отнесены к конкретному направлению. Ответ «примерно распределили» означает, что маржа по направлениям условная. Ответ с правилом — например, по доле выручки или по фактическим документам — говорит о том, что логика есть.
Попросите показать, как в отчёте учтены возвраты, скидки и бонусы поставщиков. Это те операции, которые чаще всего теряются и завышают маржу. Если бухгалтер не может быстро объяснить, где они, — сигнал.
Уточните, кто и как часто обновляет отчёт и что происходит при ошибке. Хороший признак — когда у отчёта есть понятный порядок сборки и ответственный. Плохой — когда он появляется только по вашему запросу.
Спросите, какие показатели бухгалтер считает ключевыми для вашего бизнеса и почему. Если ответ сводится к налогам и сдаче отчётности, управленческий контур, скорее всего, не выстроен.
Тревожные сигналы
Отчёт приходит с опозданием или не приходит, пока вы не напомните. Цифры в нём не сходятся с тем, что вы видите в банке и в кассе. Направления появляются и исчезают без объяснений.
Расходы распределяются одной строкой «прочие» в крупной доле. Маржа по всем направлениям примерно одинаковая — так почти не бывает. Прибыль в отчёте стабильно хорошая, а денег на счетах не прибавляется.
Отдельный сигнал — когда на вопрос о цифре вам отвечают «так посчитала программа». Программа считает то, что в неё занесли. Если логику не может объяснить человек, логики нет.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с одного месяца и одного отчёта. Соберите его вместе с бухгалтером: направления, прямые расходы, общие расходы, прибыль, деньги. Так вы увидите, где именно рвётся связь между цифрами.
Зафиксируйте структуру отчёта и правило отнесения расходов. Дальше требуйте одинакового формата каждый период. Это дисциплинирует и вас, и бухгалтерию.
Если своими силами разобраться не получается, стоит проверить постановку учёта целиком. Разбор занимает время, но он дешевле, чем решения, принятые по неверной марже.
Частые вопросы
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?
Бухгалтерская нужна для отчётности перед государством и строится по правилам учёта. Управленческая нужна вам для решений и строится по логике бизнеса. Совпадать полностью они не обязаны, но расхождения должны объясняться.
Обязан ли бухгалтер делать маржу по направлениям?
Это зависит от того, что вы согласовали. Ведите это отдельным пунктом в договоре или в описании работ. Иначе получите стандартный набор отчётов без разреза по направлениям.
Можно ли вести такую управленку в таблице, без специальной программы?
Да, на небольшом объёме операций это работает. Важнее не инструмент, а постоянство структуры и правило отнесения расходов. При росте бизнеса таблицу придётся заменить, иначе она начнёт расходиться с учётом.
Как часто нужен такой отчёт?
Зависит от того, как быстро вы принимаете решения по ценам и загрузке. Для большинства небольших компаний достаточно регулярного отчёта раз в месяц. Если решения принимаются чаще, нужен и более частый срез.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.