Качественный бухучёт видно по одному: вы открываете отчёты и понимаете, кому и сколько компания должна, что ей должны и что с этим будет дальше. Если долги и обязательства всплывают только при звонке кредитора или из требований, учёт вас не защищает. Проверить это можно самому, без знания проводок.
Что должно быть видно в отчётах
Хороший учёт отвечает на бытовые вопросы, а не только сдаёт формы. Сколько денег на счетах и в кассе. Кто и сколько должен вам. Кому и сколько должны вы. Какие платежи предстоят и хватает ли на них денег.
Попросите простую сводку за последний месяц: остатки по расчётам с покупателями, поставщиками, банками, бюджетом и сотрудниками. Если бухгалтер выдаёт её быстро и она сходится с выписками по счёту, это хороший знак. Если сводку приходится собирать неделю или её нет вовсе, разбираться в долгах вы не сможете.
Отдельно смотрите на обязательства, которые не видны в ежедневной работе. Кредиты и займы, лизинговые платежи, аренда, поручительства, судебные споры, неоплаченные счета поставщиков. Всё это должно быть в учёте, а не в переписке менеджеров.
Проверки, которые владелец делает сам
Начните с банковской выписки. Сверьте несколько крупных поступлений и списаний с тем, что показывает учёт. Расхождения бывают у всех, но важно, как бухгалтер их объясняет: находит причину или отвечает общими словами.
Посмотрите на список контрагентов с непогашенной задолженностью. По каждому крупному долгу задайте два вопроса: когда он возник и что делается, чтобы его закрыть. Если по долгу давно нет движения, это тревожно: деньги могут быть потеряны, а взыскание уже нереально.
Проверьте, совпадают ли данные учёта с тем, что вы знаете о бизнесе. Вы помните, что недавно закупали товар или платили подрядчику, а в отчётах этого нет. Или наоборот: в учёте висит долг перед поставщиком, с которым вы давно рассчитались. Такие несовпадения быстро показывают, насколько учёт отражает реальность.
Загляните в расчёты с бюджетом. Не по сумме, а по наличию: есть ли начисленные, но не уплаченные суммы, есть ли переплата, которая зависла. Владельцу не нужно считать налог, но знать, что по бюджету нет скрытого хвоста, необходимо.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы в письменном виде и попросите короткие ответы. Так вы увидите не только результат, но и то, как человек думает.
Спросите, какие долги компании сейчас самые крупные и когда по ним платить. Попросите назвать обязательства, которые не отражены в обычных отчётах, но могут стать расходом. Уточните, есть ли задолженность, по которой истекает срок взыскания, и что с ней делают.
Спросите, как в учёте появляются первичные документы: кто их приносит, как быстро, что происходит, если документ потерялся. Хаос с документами почти всегда означает хаос в отчётах.
Попросите объяснить любую цифру, которую вы не поняли, простыми словами. Бухгалтер, который отвечает «так в программе посчиталось», не контролирует учёт. Бухгалтер, который объясняет, откуда взялась сумма и что за ней стоит, контролирует.
Тревожные сигналы
Первый сигнал: вы не можете получить сводку по долгам без долгих уговоров. Второй: отчёты сдаются, но никто не может сказать, сходится ли учёт с банком и складом.
Третий: долги всплывают неожиданно. Пришло требование, позвонил поставщик, обнаружилась задолженность по обязательным платежам. Если такое повторяется, учёт работает постфактум.
Четвёртый: бухгалтер не задаёт вам вопросов. Хороший учёт требует от владельца решений: как учитывать операцию, что делать с безнадёжным долгом, как оформлять сделку. Молчание означает, что решения принимаются без вас.
Пятый: документы приходят с опозданием или теряются, а восстановлением никто не занимается. Шестой: в отчётах есть суммы, которые не может объяснить никто в компании.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вас смущает. Не «мне кажется, учёт плохой», а конкретно: нет сводки по долгам, расходится банк, потеряны документы по сделке. Список превращает разговор в разбор задач.
Затем проведите сверку. Попросите бухгалтера свести расчёты с банком, с крупными контрагентами и по обязательным платежам. Результат оформите документом, чтобы было видно, что сошлось, а что нет.
Если расхождения серьёзные, привлекайте стороннего бухгалтера или аудитора для проверки. Это не замена текущему учёту, а взгляд со стороны на то, что происходит. По итогам решайте: менять порядок работы, менять человека или менять подход к документам.
И последнее: наладьте регулярность. Раз в месяц вы получаете короткую сводку по долгам и обязательствам и задаёте по ней вопросы. Так проблемы видны до того, как становятся проблемами.
Частые вопросы
Как часто владельцу смотреть отчёты по долгам?
Раз в месяц достаточно, если бизнес спокойный. При активных расчётах с поставщиками и кредитами смотрите чаще, чтобы не пропустить срок платежа.
Обязан ли владелец разбираться в проводках?
Нет. Достаточно понимать сводку: кто должен вам, кому должны вы, какие платежи предстоят. Проводки — работа бухгалтера, а контроль над долгами — ваша.
Что делать, если бухгалтер отказывается давать сводку?
Уточните, в каком виде ему удобно её готовить, и договоритесь о формате. Если договориться не получается, это повод искать другого бухгалтера или проверять учёт со стороны.
Можно ли проверить учёт без аудитора?
Да, базовые проверки доступны владельцу: сверка с банковской выпиской, список крупных долгов, вопросы по каждой непонятной сумме. Аудитор нужен, когда расхождений много или они серьёзные.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.