Качественный бухучёт виден по одному признаку: цифры в разных отчётах говорят об одном и том же. Если сумма в одном документе не бьётся с суммой в другом, дело не в оформлении, а в учёте. Проверить это владелец может сам, без знания проводок.
Отчётность должна сходиться внутри себя
Начните с баланса. Активы и пассивы в нём должны быть равны — это базовое правило, которое нарушается только при ошибке. Если равенства нет, дальше смотреть смысла нет: сначала бухгалтер должен найти расхождение.
Дальше сверьте отчёты между собой. Прибыль из отчёта о финансовых результатах должна соответствовать изменению капитала в балансе. Выручка в отчёте о финансовых результатах должна быть сопоставима с суммой, которую вы видите в учёте продаж. Если цифры расходятся, попросите объяснить, за счёт чего.
Отдельно проверьте, что в отчётности нет отрицательных значений там, где их быть не может: отрицательной стоимости запасов, отрицательной суммы кредиторской задолженности, отрицательного налога к уплате. Такие числа почти всегда означают ошибку в учёте, а не особенность бизнеса.
Сверка с тем, что вы знаете о бизнесе
Вы лучше любого бухгалтера знаете, сколько денег прошло через компанию. Возьмите выписку по расчётному счёту за период и сравните с тем, что отражено в учёте. Поступления от покупателей, оплаты поставщикам, зарплата, налоги — всё это должно быть видно.
Проверьте дебиторскую и кредиторскую задолженность. Сумма, которую вам должны покупатели, должна быть узнаваемой: вы примерно представляете, кто и сколько не доплатил. Если в учёте висит долг контрагента, с которым вы давно не работаете, спросите, почему он не закрыт.
Посмотрите на склад или на объём запасов, если он у вас есть. Стоимость запасов в учёте должна соответствовать тому, что реально лежит на складе. Расхождение — сигнал, что учёт ведётся по документам, оторванным от реальности.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы по существу, не требуя терминов. Попросите показать, как формируется каждая крупная цифра в отчётности: из каких операций она складывается. Бухгалтер, который ведёт учёт аккуратно, ответит спокойно и покажет расшифровку.
Спросите, проводится ли сверка с контрагентами и с налоговой. Спросите, как учитываются операции, по которым у вас нет документов, и что делается с зависшими суммами. Спросите, какие расхождения бухгалтер видит сам и что с ними планирует делать.
Полезный вопрос: что изменилось в учёте за последний период и почему. Если ответа нет или он сводится к общим словам, это повод насторожиться.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — цифры меняются задним числом без объяснений. Исправления бывают, но у каждого должна быть причина: ошибка, уточнённый документ, изменение данных. Если вам не могут назвать причину, доверять отчётности нельзя.
Второй — отчёты не сходятся между собой, а вам предлагают «не обращать внимания». Любое расхождение имеет объяснение, и оно должно быть у бухгалтера, а не у вас.
Третий — учёт не совпадает с реальностью: долги, которых нет, запасы, которых нет, доходы, которых не было. Четвёртый — вы не можете получить расшифровку любой суммы в течение разумного времени. Пятый — бухгалтер избегает сверок и просит не задавать лишних вопросов.
Что делать при расхождениях
Не начинайте с поиска виноватого. Соберите факты: какие цифры не сходятся, в каких отчётах, за какой период. Письменно попросите бухгалтера дать объяснение и план исправления.
Если расхождение серьёзное, привлеките независимого бухгалтера для проверки учёта. Это дешевле, чем последствия ошибок, которые всплывут при проверке или при получении кредита. По итогам проверки решите, продолжать работу с текущим бухгалтером или менять подход.
И главное: наладьте регулярную сверку. Раз в период смотрите отчётность и задавайте вопросы, пока они ещё мелкие. Так расхождения находятся раньше, чем превращаются в проблему.
Частые вопросы
Обязательно ли разбираться в проводках, чтобы проверить учёт?
Нет. Достаточно смотреть, сходятся ли цифры между собой и совпадают ли они с тем, что вы знаете о деньгах и долгах компании.
Что делать, если баланс не сходится?
Попросите бухгалтера найти причину до того, как отчётность куда-то пойдёт. Несходящийся баланс — это ошибка, а не особенность учёта.
Как часто стоит проверять отчётность?
Регулярно, в каждом отчётном периоде. Чем чаще вы смотрите на цифры, тем проще заметить расхождение и тем меньше оно будет стоить.
Можно ли доверять учёту, если расхождений не видно?
Отсутствие видимых расхождений — хороший знак, но не полная гарантия. Периодически полезно проводить независимую проверку учёта.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.