Если отчётность держится на одном человеке, его отпуск или болезнь останавливают работу компании. Проверить это можно без знания проводок: посмотрите, как устроены доступы, документы и передача дел. Ниже — признаки, которые владелец видит сам, и вопросы, которые стоит задать бухгалтеру.
Кто ещё имеет доступ к учёту и документам
Попросите показать, где хранятся учётные данные и кто ими пользуется. В надёжной схеме доступ есть не у одного человека: у руководителя, у второго сотрудника или у внешнего исполнителя на подхвате. Если единственный пароль знает только бухгалтер, это первый сигнал риска.
Проверьте, есть ли у вас собственный вход в учётную систему и в банк. Вы должны видеть первичные документы и выписки, а не только итоговые суммы. Когда доступ есть только у одного человека, вы не сможете ни проверить цифры, ни продолжить работу без него.
Спросите, что произойдёт, если бухгалтер заболеет в день сдачи отчётности. Ответ «я всё успею» — не ответ. Нужен понятный порядок: кто подхватывает, где лежат документы, кому передаются пароли.
Документы лежат в порядке и доступны вам
Попросите показать папку с первичными документами за последний месяц. Счета, акты, накладные, банковские выписки должны быть собраны и разложены, а не лежать в переписке и на рабочем столе. Проверьте, что вы сами можете открыть любой документ и понять, к какой операции он относится.
Отдельно посмотрите, как хранятся документы по сотрудникам и договоры с контрагентами. Если бумаги есть только в одном месте и только у бухгалтера, при его уходе вы останетесь без подтверждения операций. Восстанавливать их долго и дорого.
Спросите, что происходит с документами, когда бухгалтер уходит в отпуск. Кто их принимает, куда складывает, как отмечает, что операция проведена. Понятный ответ означает, что процесс не привязан к человеку.
Отчётность сдаётся без авралов
Спросите, когда бухгалтер начинает готовить отчётность. Если работа стартует в последние дни перед сроком, любая задержка становится критичной. Спокойный график означает, что данные собирают заранее и сверяют постепенно.
Проверьте, приходят ли вам на согласование черновики до отправки. Вы должны видеть суммы и понимать, откуда они взялись. Если отчётность уходит без вашего взгляда, вы не узнаете об ошибке до того, как её заметят снаружи.
Спросите, как отслеживаются сроки. Это может быть календарь, таблица или напоминания в системе — важен не инструмент, а то, что сроки не держатся в голове одного человека. Когда напоминания есть у двоих, отпуск одного ничего не ломает.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Они покажут, думает ли человек о непрерывности работы или только о своих задачах.
- Кто заменит вас, если вы выпадете из работы, и знает ли этот человек, где что лежит?
- Где хранятся пароли и доступы, кто ещё ими пользуется?
- Как вы передаёте дела, когда уходите в отпуск, и что остаётся у меня?
- Какие операции за последний месяц вы бы показали мне в первую очередь?
- Что вы делаете, если документ от контрагента пришёл с ошибкой?
Ответы в духе «это моя работа, вам не нужно вникать» — повод насторожиться. Бухгалтер может вести учёт, но доступ и понимание должны оставаться у владельца.
Тревожные сигналы
Обратите внимание на несколько признаков. Каждый по отдельности не катастрофа, но вместе они складываются в картину.
- Вы не можете войти в учётную систему или банк без бухгалтера.
- Документы хранятся в личной почте или на личном компьютере сотрудника.
- На ваши вопросы об операциях отвечают общими словами без документов.
- Отчётность готовится в последний момент, черновики вам не показывают.
- Нет второго человека, который хотя бы примерно знает, как устроен учёт.
- При увольнении или отпуске бухгалтера работа встаёт.
Если сигналов несколько, не ждите спокойного периода. Начните с малого: получите собственный доступ, попросите собрать документы в общую папку, договоритесь о втором человеке на подхвате. Затем обсудите с бухгалтером порядок передачи дел и зафиксируйте его. Если договориться не получается, стоит искать другую схему ведения учёта — пока спокойно, а не в день сдачи отчётности.
Частые вопросы
Как проверить бухгалтерию, если я не разбираюсь в учёте?
Смотрите не на проводки, а на порядок: есть ли у вас доступ, лежат ли документы в одном месте, показывают ли вам черновики отчётности. Эти вещи видны без специальных знаний.
Обязательно ли нужен второй бухгалтер?
Не обязательно в штате. Важно, чтобы был человек или схема, которые подхватят работу при отпуске или болезни. Это может быть внешний исполнитель или сотрудник с доступом к документам.
Что делать, если бухгалтер отказывается давать доступы?
Объясните, что доступ нужен вам как владельцу для контроля, а не для вмешательства в работу. Если договориться не удаётся, это повод менять схему ведения учёта.
Как часто проверять всё это?
Достаточно вернуться к вопросам доступа и документов перед отпуском бухгалтера и при смене сотрудника. Плюс раз в год посмотрите, что изменилось в хранении документов и доступах.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.