Качественный учёт — это когда вы понимаете свои цифры без переводчика. Бухгалтер не прячется за терминами, отчёты приходят вовремя, а любую сумму в них можно объяснить простыми словами. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Вы понимаете отчёт без переводчика
Попросите бухгалтера объяснить один отчёт за прошлый месяц. Не весь пакет, а одну страницу: сколько заработали, сколько потратили, сколько осталось. Хороший признак — если объяснение занимает пару минут и в нём нет слов, значение которых вы не знаете.
Спросите про любую крупную сумму из отчёта: откуда она взялась и на что повлияла. Качественный учёт выдерживает такой вопрос. Если в ответ звучит «это сложно, вам не нужно», дело не в сложности, а в том, что вам не хотят или не могут объяснить.
Проверьте, совпадают ли цифры из отчёта с тем, что вы видите в банке и в кассе. Расхождения бывают, но у каждого должно быть объяснение. Если бухгалтер не может назвать причину расхождения, это тревожный сигнал.
Документы и сроки в порядке
Загляните в папку с документами за последний месяц. Первичка должна быть собрана, подписана и разложена по порядку. Если счета и акты лежат стопкой «на потом», часть расходов может не попасть в учёт.
Спросите, какие документы от контрагентов ещё не получены и что делается, чтобы их получить. Хороший бухгалтер держит такой список и напоминает о нём вам, а не ждёт, пока вы вспомните сами.
Проверьте, приходят ли отчёты по расписанию. Если срок был согласован, а отчёт опаздывает без предупреждения, это касается не только дисциплины. Отчётность и платежи привязаны к календарю, и опоздание бухгалтера становится вашей проблемой.
Вопросы, которые стоит задать бухгалтеру
Задайте их спокойно, в обычном разговоре. Ответы покажут больше, чем любые обещания.
- Как изменились мои налоги и взносы за последний период и почему?
- Какие платежи мне предстоят в ближайшее время и к какому сроку?
- Что будет, если я приму на работу сотрудника или подпишу крупный договор?
- Какие документы мне нужно сохранять, а какие можно не хранить?
- Что вы делаете, если замечаете ошибку в прошлых периодах?
Если на вопросы отвечают коротко и по делу, это хороший знак. Если раздражаются или переводят разговор на «вам это знать не обязательно», стоит задуматься.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить цифры тогда, когда они нужны. Например, перед сделкой или кредитом выясняется, что данных нет или они не сходятся.
Второй — бухгалтер работает без обратной связи. Вы не знаете, что происходит с учётом, пока сами не позвоните. Качественный учёт предполагает, что вас предупреждают о сроках и изменениях заранее.
Третий — документы теряются, а виноваты всегда контрагенты или программа. Иногда так и бывает, но если это повторяется, проблема в организации работы.
Четвёртый — вам предлагают «оптимизировать» налоги схемами, суть которых не объясняют. Любое решение должно быть понятно вам до того, как оно принято, потому что отвечать за него будет ваша компания.
Что делать при проблемах
Сначала поговорите с бухгалтером прямо: назовите, что именно вас не устраивает, и попросите объяснить ситуацию. Часто вопрос решается на этом шаге, если речь о недопонимании.
Затем проверьте, есть ли у вас доступ к своей учётной системе и своим документам. Вы должны иметь возможность посмотреть данные и забрать их, даже если работу ведёт сторонняя компания.
Если разговор не помог, запросите документы и передайте учёт другому исполнителю. Сделайте это до наступления отчётных сроков, чтобы у нового бухгалтера было время разобраться в делах.
Частые вопросы
Как понять, что бухгалтер работает хорошо, если я не разбираюсь в учёте?
Смотрите на понятность и регулярность. Отчёты приходят вовремя, цифры объясняют простыми словами, на ваши вопросы отвечают без раздражения.
Обязан ли бухгалтер объяснять мне цифры?
Работа с вами — часть услуги. Если вам не объясняют, откуда взялись суммы, вы не можете принимать решения по бизнесу осознанно.
Что делать, если я нашёл ошибку в отчёте?
Сообщите бухгалтеру и попросите объяснить причину и порядок исправления. Зафиксируйте ответ письменно, чтобы было понятно, что и когда будет сделано.
Можно ли проверить учёт, не имея доступа к программе?
Да. Попросите распечатки отчётов и сверьте крупные суммы с банковскими операциями. Этого достаточно, чтобы заметить явные расхождения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.