Качественный бухучёт — это когда по отчёту вы можете назвать свои точки безубыточности: сколько нужно продать, чтобы покрыть расходы, и с какого объёма начинается прибыль. Если ответить на этот вопрос вы не можете, проблема не в вашей невнимательности, а в том, как устроен учёт. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что показывает качественный учёт
Хороший учёт отвечает на вопросы собственника, а не только на требования контролирующих органов. Из отчёта видно, из чего складывается выручка, какие расходы постоянные, а какие зависят от объёма продаж. Видно, сколько стоит каждая группа товаров или услуг и что приносит прибыль.
Отчётность в таком учёте сходится: данные из программы совпадают с банковскими выписками, с остатками на складе и с тем, что вы видите в кассе. Расхождения если и есть, то объяснены и закрыты, а не тянутся из месяца в месяц.
И главное: отчёт можно читать без переводчика. Если для понимания цифр вам каждый раз нужен отдельный разговор с бухгалтером, это сигнал.
Проверки, которые вы можете сделать сами
Начните с простого: попросите отчёт за последний месяц и сравните несколько цифр.
- Сверьте поступления по отчёту с банковской выпиской. Суммы должны совпадать или расхождения должны быть объяснены.
- Посмотрите, есть ли в отчёте разделение расходов на постоянные и переменные. Если всё свалено в одну кучу, точку безубыточности не посчитать.
- Проверьте, совпадает ли остаток денег в отчёте с тем, что реально на счетах и в кассе.
- Спросите, какая доля выручки уходит на закупку, а какая остаётся. Ответ должен быть готовым, а не «сейчас посчитаю».
- Попросите показать отчёт по одному направлению или товарной группе. Если учёт не позволяет разбить выручку и расходы по направлениям, вы не увидите, что кормит бизнес, а что тянет вниз.
Ещё одна проверка — задать вопрос про будущее. Спросите, что будет с прибылью, если продажи упадут. Если ответа нет, учёт не даёт вам управленческой картины.
Что спросить у бухгалтера
Разговор лучше вести не про проводки, а про бизнес. Спросите, может ли бухгалтер показать вашу точку безубыточности за прошлый месяц и объяснить, из чего она сложилась. Попросите назвать три самые крупные статьи расходов и три самых прибыльных направления.
Уточните, как в учёте разделяются постоянные и переменные затраты и кто принимает решение об этом разделении. Спросите, какие отчёты вы будете получать регулярно и в каком виде — таблица, график, короткая записка.
Отдельно спросите, что происходит с документами, которые вы приносите: как быстро они попадают в учёт и что будет, если вы задержали бумаги. Ответ покажет, насколько процесс отлажен.
Нормально, если бухгалтер задаёт вам встречные вопросы о бизнесе. Тревожно, если разговор сводится к тому, что «всё сдано и штрафов нет».
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете назвать точку безубыточности, хотя работаете не первый месяц. Второй — отчёты приходят нерегулярно или только по вашему напоминанию. Третий — цифры в отчёте не сходятся с выпиской, а объяснения каждый раз новые.
Настораживает, когда бухгалтер отвечает на вопросы о прибыли фразами «это не моя зона» или «смотрите в программе». Учёт, который не связан с управлением, превращается в формальность.
Ещё один признак — расходы в отчёте появляются задним числом и крупными суммами. Это значит, что документы копятся и обрабатываются рывками, а картина по месяцу искажена.
Сигнал и в том, что вы не понимаете, за что платите в каждой строке расходов. Если статья «прочие расходы» растёт, а её содержимое никто не может объяснить, стоит разобраться.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, какие именно вопросы вы не можете закрыть по отчёту. Составьте короткий список: точка безубыточности, прибыльность направлений, расходы по группам. С этим списком идите к бухгалтеру и просите показать, где эти данные в учёте.
Если ответов нет, обсудите, что нужно изменить: добавить разбивку расходов, настроить отчёты, наладить передачу документов. Договоритесь о регулярном отчёте, который вы будете получать без запроса.
Когда договориться не получается, рассмотрите смену подхода к учёту. Иногда достаточно передать учёт другой команде или разделить бухгалтерский и управленческий учёт. Решение принимайте по тому, получаете ли вы ответы на свои вопросы, а не по обещаниям.
Частые вопросы
Как понять, что учёт ведётся качественно, если я не бухгалтер?
Смотрите на результат: можете ли вы по отчёту назвать точку безубыточности и прибыльные направления. Если да, учёт работает на вас. Если нет, дело не в вашей квалификации.
Обязан ли бухгалтер считать точку безубыточности?
Это зависит от того, что вы договорились вести: только обязательный учёт или ещё и управленческий. Обсудите это прямо и зафиксируйте, какие отчёты вы получаете регулярно.
Что делать, если цифры в отчёте не сходятся с выпиской?
Задайте вопрос сразу и попросите объяснить расхождение. Если объяснение меняется от месяца к месяцу, это повод пересмотреть порядок работы с учётом.
Можно ли наладить учёт, не меняя бухгалтера?
Да, если проблема в формате отчётов и в обмене документами. Начните с разговора о том, какие данные вам нужны и как часто. Если договориться не выходит, рассмотрите другой вариант.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.