Управленка и бухучёт расходятся, когда цифры собирают из разных источников и не сверяют между собой. Проверить это можно самому: сравнить несколько ключевых показателей, задать бухгалтеру прямые вопросы и посмотреть, как он отвечает. Ниже — что именно сверить и на что обратить внимание.
С чего начать сверку
Возьмите три отчёта за один и тот же период: управленческий отчёт о движении денег, банковские выписки и бухгалтерскую отчётность. Сравните остатки на начало и конец периода по каждому счёту. Если суммы не сходятся, попросите бухгалтера объяснить расхождение построчно.
Дальше сверьте выручку. В управленческом отчёте она обычно взята из продаж, в бухучёте — из проведённых документов. Разница допустима, но у неё должно быть объяснение: например, часть отгрузок оформлена позже или оплата пришла авансом. Если объяснения нет, значит, где-то цифры собирают вручную.
Отдельно проверьте долги. Список дебиторов и кредиторов в управленке должен совпадать с тем, что числится в бухучёте. Расхождение здесь — частый признак того, что часть документов не проведена.
Признаки качественного бухучёта
Первое — все операции попадают в учёт в том периоде, когда произошли. Нет «висящих» документов, которые проведут позже. Это видно по тому, насколько быстро закрывается месяц.
Второе — есть регулярная сверка с контрагентами и с налоговой. Акты сверки с крупными поставщиками и покупателями подписываются, а расчёты с бюджетом проверяются по доступным источникам. Если сверок нет, ошибки копятся незаметно.
Третье — учётная политика и рабочий план счетов существуют не формально. По ним можно понять, как учитываются конкретные операции вашего бизнеса. Если бухгалтер не может показать, как в учёте отражена типичная для вас сделка, это повод насторожиться.
Четвёртое — отчётность сдаётся вовремя и без уточнений задним числом. Единичная корректировка — нормально. Постоянные уточнёнки за прошлые периоды говорят о том, что учёт ведут небрежно.
Пятое — бухгалтер объясняет цифры простым языком. Вы как владелец должны понимать, откуда взялась каждая сумма в отчёте, а не принимать её на веру.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Запросите оборотно-сальдовую ведомость и посмотрите на счета, где скапливаются странные остатки. Деньги, которые «висят» на расчётах без движения, — сигнал разобраться.
Сравните сумму налоговых платежей с тем, что вы ожидали заплатить по своим расчётам. Резкое расхождение в любую сторону требует объяснения.
Проверьте, совпадают ли данные о зарплате: сколько людей числится, сколько выплачено, какие удержания. Расхождения здесь быстро превращаются в вопросы от проверяющих.
Посмотрите на первичные документы. Договоры, акты, счета должны быть в порядке и доступны. Если документы теряются или оформляются задним числом, качество учёта под вопросом.
Сверьте кассу и банк. Наличные остатки и движения по счетам должны совпадать с учётом. Это одна из самых простых и показательных проверок.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как в учёте отражена ваша последняя крупная сделка — от договора до закрывающих документов. Ответ покажет, насколько бухгалтер погружён в дела компании.
Попросите объяснить любое расхождение между управленкой и бухучётом. Хороший ответ — конкретный: какой документ, какая проводка, почему разница.
Уточните, как ведутся расчёты с бюджетом и когда последний раз делали сверку. Спросите, какие операции вызывают у бухгалтера вопросы и что нужно от вас, чтобы их закрыть.
Спросите, кто проверяет работу бухгалтера. Внутренний контроль или внешняя проверка — признак того, что к учёту относятся серьёзно.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит, если бухгалтер избегает конкретики и отвечает общими словами. Если цифры в отчётах меняются без объяснений. Если вы не можете получить документы по первому запросу.
Плохой знак — когда учёт ведётся «для налоговой» отдельно от реальных дел компании. Тогда управленка и бухучёт живут своей жизнью, и сверить их невозможно.
Ещё один сигнал — постоянная спешка перед сдачей отчётности и работа в последний момент. Это повышает риск ошибок и уточнёнок.
Если вы заметили такие признаки, начните с разговора и запросите документы. При серьёзных расхождениях имеет смысл привлечь стороннего бухгалтера для проверки учёта. Не откладывайте: ошибки в учёте накапливаются и их сложнее исправлять.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять управленку с бухучётом?
Регулярно, в идеале — каждый месяц после закрытия периода. Так расхождения видны сразу и их проще объяснить.
Что делать, если цифры не сходятся?
Запросите у бухгалтера построчное объяснение расхождений и документы, на которых основаны суммы. Если объяснения нет, проверьте учёт с привлечением стороннего специалиста.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверка остатков, выручки, долгов и налоговых платежей не требует глубоких знаний. Достаточно сравнить цифры из разных отчётов за один период.
О чём говорит постоянная корректировка отчётности?
О том, что учёт ведут небрежно или документы попадают позже срока. Стоит выяснить причину и наладить порядок с первичными документами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.