Качественный бухучёт видно по порядку в документах, по готовности бухгалтера объяснить любую цифру и по тому, что вы узнаёте о рисках заранее, а не из требований проверяющих. Вам не нужно быть бухгалтером, чтобы это проверить: достаточно нескольких вопросов и просмотра документов. Ниже — что смотреть и о чём спрашивать.
Начните с документов, которые у вас должны быть
Попросите показать учётную политику компании. Это внутренний документ, по которому бухгалтер ведёт учёт; он должен существовать, а не появляться только к проверке. Спросите, когда его последний раз пересматривали и что в нём поменялось.
Посмотрите, как хранятся первичные документы: договоры, акты, счета, накладные, кассовые документы. Они должны лежать по порядку и находиться быстро. Если на простой вопрос «где акт по этой сделке» ответ ищут полдня, это сигнал.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своей же бухгалтерской базе хотя бы на просмотр. Вы владелец, и данные о вашей компании не должны быть закрыты от вас. Отказ показать базу — повод насторожиться.
Задайте вопросы, на которые бухгалтер обязан ответить
Спросите, какие налоги и взносы вы платите и из чего складываются суммы. Ответ должен быть понятным без терминов. Если вам объясняют только «так посчитала программа», это не ответ.
Попросите рассказать, какие операции за период уменьшили ваш налог, а какие увеличили. Бухгалтер должен помнить крупные сделки и уметь связать их с отчётностью. Если он не помнит, о чём вы говорите, значит, учёт ведётся формально.
Уточните, что произойдёт, если вы заключите конкретную сделку: как она отразится на налогах и отчётности. Хороший признак — когда бухгалтер сам предупреждает о последствиях до сделки, а не сообщает о проблеме после.
Спросите, какие вопросы сейчас открыты и что нужно от вас. Если ответ всегда «всё хорошо, ничего не нужно», а потом выясняется, что не хватало документов, доверие к такому учёту падает.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Отчётность сдаётся вовремя, и вы об этом знаете заранее. Вам сообщают о сроках и о том, что нужно подготовить, а не ставят перед фактом.
Платежи совпадают с расчётами. Суммы налогов и взносов в отчётах соответствуют тому, что списано со счёта, а расхождений никто не «подгоняет» вручную.
Бухгалтер сам задаёт вопросы. Его интересуют ваши сделки, новые сотрудники, изменения в работе. Он спрашивает документы, а не ждёт, пока вы их принесёте.
Вам объясняют риски простыми словами. Вы понимаете, за что платите и чем рискуете, если что-то сделать или не сделать.
Ошибки признают и исправляют. В работе бывает всякое; важнее, чтобы вам сказали об ошибке и предложили порядок действий, а не скрывали её.
Тревожные сигналы
Вам не показывают базу и документы, ссылаясь на занятость или «так принято». Вы не понимаете, что происходит с вашими налогами, и получаете только итоговые суммы.
Отчётность сдаётся в последний момент или вы узнаёте о сдаче постфактум. Сроки нарушаются, а объяснения появляются только после напоминания.
Бухгалтер не задаёт вопросов о сделках и не просит документы. Это значит, что учёт строится на догадках, а не на фактах.
Суммы в отчётах не сходятся с движением денег по счёту, и вам предлагают «не обращать внимания». Расхождения нужно разбирать, а не прятать.
Вы слышите общие обещания вместо конкретных ответов. На вопрос о налоге вам отвечают «всё будет нормально», но не объясняют расчёт.
Бухгалтер недоступен в течение долгого времени, отвечает с задержкой или общается только через третьих лиц. Вопросы копятся, а решения принимаются без вас.
Что делать, если сигналы есть
Сначала соберите факты: запросите отчётность за последний период, список сданных отчётов и платежей, доступ к базе. Письменный запрос дисциплинирует обе стороны и оставляет след.
Задайте вопросы по конкретным цифрам и сделкам. Если ответы невнятные, предложите провести сверку расчётов с бюджетом и с контрагентами. Это обычная процедура, и отказываться от неё не должно быть причин.
Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера или компании. Передача дел должна идти по описи: документы, база, отчётность, переписка. Не соглашайтесь на устную передачу «на словах».
После смены проверьте, что отчётность сдана, платежи прошли, а данные в базе соответствуют документам. Первое время просматривайте отчёты сами, хотя бы по суммам.
Частые вопросы
Можно ли оценить работу бухгалтера, если я не разбираюсь в учёте?
Да. Смотрите на порядок в документах, на готовность объяснить цифры простыми словами и на то, предупреждают ли вас о рисках заранее. Если ответы общие и документы не показывают, это уже сигнал.
Какой документ попросить в первую очередь?
Учётную политику компании и отчётность за последний период. К ним добавьте доступ к базе на просмотр и список сданных отчётов. Этого достаточно, чтобы увидеть, ведётся ли учёт системно.
Бухгалтер отказывается дать доступ к базе. Это нормально?
Нет. Данные о вашей компании принадлежат вам, и вы вправе их видеть. Отказ показывать базу или документы — повод задать прямые вопросы и задуматься о смене бухгалтера.
Что делать, если нашёл расхождения в суммах?
Запросите расшифровку расхождений и сверку расчётов с бюджетом и контрагентами. Если объяснений нет или их предлагают «не трогать», передавайте дела другому бухгалтеру по описи.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.