Перед подписанием договора на бухгалтерское обслуживание спросите бухгалтера о том, как он ведёт учёт, кто отвечает за отчётность и что вы получите на руки. Ответы покажут, сможете ли вы контролировать свои деньги и документы. Ниже — пять вопросов, признаки качественного учёта и проверки, которые владелец может сделать сам.
Вопрос первый: кто и в какие сроки готовит отчётность
Спросите прямо: кто составляет отчётность, кто её подписывает и кто отвечает, если в ней ошибка. Попросите объяснить, как строится работа в течение года: когда готовятся документы, когда вы получаете сводку, к какому моменту закрывается период.
Качественный учёт выглядит так: у бухгалтера есть понятный порядок работы, он называет ответственного за каждый участок и не перекладывает подпись на вас без объяснений. Если в ответ звучит «там разберёмся» или «как обычно», это повод насторожиться.
Проверка для владельца: попросите показать, как выглядит ваша отчётность за прошлый период, если вы уже работали с кем-то. Вы должны увидеть документы, а не общие слова о том, что всё в порядке.
Вопрос второй: как вы будете получать документы и данные
Уточните, в каком виде вы получаете документы, где они хранятся и как быстро вы можете посмотреть остатки, долги и платежи. Спросите, что произойдёт, если вы захотите сменить бухгалтера: кому принадлежат базы и документы.
Хороший признак — бухгалтер сам предлагает порядок передачи документов и говорит, что база и первичные документы остаются у вас. Плохой признак — отказ показать базу, «закрытые» файлы и формулировка «это моя внутренняя кухня».
Проверка: попросите прислать один пример отчёта или сводки, которую вы будете получать регулярно. Если вам не могут показать даже образец, вы не сможете контролировать работу.
Вопрос третий: кто отвечает за ошибки и как они исправляются
Спросите, что происходит, если в отчётности нашли ошибку: кто её исправляет, за чей счёт и как вы об этом узнаете. Ответ должен быть конкретным: бухгалтер описывает порядок действий, а не обещает, что ошибок не будет.
Качественный учёт — это не отсутствие ошибок, а понятный механизм их поиска и исправления. Если бухгалтер говорит, что за последствия отвечаете вы, потому что «подписываете вы», уточните, какие документы вы подписываете и что именно проверяете перед подписью.
Проверка: посмотрите, есть ли в договоре раздел об ответственности и порядке исправления ошибок. Если там только общие фразы, задайте вопросы до подписания.
Вопрос четвёртый: как вы проверяете первичные документы
Спросите, какие документы бухгалтер запрашивает у вас регулярно и что делает, если документ пришёл с ошибкой или опоздал. Уточните, кто отвечает за то, чтобы сделка была подтверждена документом.
Признак качественного учёта: бухгалтер заранее говорит, какие документы нужны по каждой операции, и напоминает о них. Тревожный сигнал — «приносите что есть, потом разберёмся»: так в учёте появляются дыры, которые всплывают при проверке или при получении кредита.
Проверка для владельца: возьмите несколько своих сделок за прошлый месяц и посмотрите, есть ли по каждой документ. Если по части операций документов нет, спросите бухгалтера, как он закрывает такие места.
Вопрос пятый: что вы получите при расставании
Спросите, что вы получаете, если решите прекратить работу: базу, документы, расшифровки, доступы. Уточните, в какой срок и в каком виде это передаётся.
Этот вопрос проверяет главное — не окажетесь ли вы заложником одного бухгалтера. Если ответ уклончивый, а документы «находятся у него», вы рискуете потерять контроль над учётом.
Проверка: попросите перечислить, что именно передаётся при расторжении договора, и зафиксируйте это в договоре. Это защищает вас, а не бухгалтера.
Тревожные сигналы и что делать
Насторожитесь, если бухгалтер не показывает документы, отказывается объяснять, как ведёт учёт, и просит подписывать отчётность без пояснений. Плохой признак — отсутствие письменного порядка работы и размытая ответственность за ошибки.
Если вы заметили такие сигналы, не подписывайте договор сразу. Задайте вопросы письменно и попросите ответы тоже письменно: так у вас останется подтверждение того, о чём договорились.
Если вы уже работаете с бухгалтером и видите проблемы, начните с проверки документов по нескольким сделкам и запросите сводку по остаткам и долгам. При серьёзных расхождениях обсудите смену бухгалтера и заранее уточните порядок передачи документов.
Частые вопросы
Можно ли проверить качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Попросите показать документы по нескольким сделкам и сводку по остаткам и долгам. Если по сделкам нет документов или бухгалтер не может объяснить цифры простыми словами, это повод задавать вопросы дальше.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать базу и документы?
Уточните письменно, кому принадлежат документы и база и как они передаются при расторжении договора. Отказ фиксировать это в договоре — серьёзный повод искать другого бухгалтера.
Как часто владельцу смотреть отчёты?
Достаточно регулярно получать сводку по остаткам, долгам и платежам и сверять её со своими сделками. Если сводки нет или она непонятна, попросите формат, который вы сможете читать без пояснений.
Кто отвечает за ошибку в отчётности?
Это должно быть прямо написано в договоре. До подписания попросите описать порядок исправления ошибок и то, как вы узнаете о них.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.