Проверить аутсорсинговую компанию можно до подписания договора. Смотрите на порядок в документах, на то, как бухгалтер отвечает на вопросы, и на условия договора. Ниже — конкретные проверки, которые владелец ООО или ИП может сделать сам, без специальных знаний.
Как понять, что бухучёт ведётся качественно
Качественный бухучёт — это когда вы понимаете, что происходит с вашими налогами и отчётностью, а не узнаёте о проблемах от инспекции. Признаки простые.
Отчётность сдаётся вовремя, и у вас есть подтверждение отправки. Бухгалтер сам напоминает о сроках, а не пропадает в конце квартала.
По каждому платежу в бюджет вы видите основание: какой налог, за какой период, из какой суммы он посчитан. Суммы в отчётности совпадают с тем, что вы видите в банке и в своих документах.
На ваши вопросы отвечают по существу и простым языком. Если бухгалтер не может объяснить, откуда взялась цифра, это плохой знак.
Что проверить до начала сотрудничества
Начните с документов компании. Проверьте, что она действует, а не находится в процессе ликвидации. Это можно сделать по открытым данным налоговой службы.
Посмотрите, есть ли у компании сайт с описанием услуг и порядком работы. Позвоните и задайте несколько вопросов о вашей ситуации: какая система налогообложения, есть ли сотрудники, как устроен документооборот. Смотрите, отвечают ли конкретно или только обещают.
Попросите показать образец договора до встречи. В нём должно быть понятно, что входит в услуги, а что считается дополнительной работой. Отдельно уточните, кто отвечает за ошибки и как это оформляется.
Спросите, как будет устроен обмен документами. Если вам предлагают только бумажный вариант и встречи в офисе, а вы работаете удалённо, это создаст задержки.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Задайте вопросы о вашей конкретной ситуации, а не общие. Так вы увидите, разбирается ли человек в вашем случае.
- Какие налоги я буду платить и из чего складывается сумма?
- Какие документы я должен передавать и в каком виде?
- Что будет, если я забуду передать документ вовремя?
- Кто будет вести мой учёт — тот, с кем я говорю, или другой человек?
- Как я узнаю, что отчётность сдана?
- Что входит в услугу, а за что придётся платить отдельно?
Хороший признак — когда бухгалтер сам задаёт вам вопросы: чем занимается компания, есть ли сотрудники, как принимаете оплату. Это значит, что человек думает о вашем учёте, а не продаёт шаблон.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит в нескольких случаях.
Вам обещают слишком много и без вопросов. Если на любое «а можно так?» отвечают согласием, не уточняя последствий, это риск. Бухгалтер должен говорить и о том, что делать нельзя.
Вас не спрашивают о деталях бизнеса. Без понимания вашей деятельности учёт ведут наугад.
В договоре нет ответственности за ошибки и не описан порядок работы. Или, наоборот, условия написаны так, что вы ничего не понимаете.
Вам не могут назвать конкретного человека, который будет вести учёт. Обезличенная работа означает, что за вашу отчётность никто не отвечает лично.
Отчётность сдаётся в последний момент или с опозданием. Это говорит о перегрузке или о невнимательности.
Вам не показывают расчёты, а только итоговые суммы. Вы не можете проверить, откуда взялись цифры.
Что делать при тревожных сигналах
Не подписывайте договор сразу. Задайте уточняющие вопросы и посмотрите на реакцию. Если вам отвечают раздражённо или уходят от темы, ищите другую компанию.
Попросите письменно зафиксировать, что входит в услуги и кто отвечает за ошибки. Если компания отказывается это делать, это само по себе ответ.
Сравните несколько вариантов. Задайте одним и тем же набором вопросов разным компаниям и сравните, насколько конкретны ответы.
Если вы уже работаете с аутсорсером и видите проблемы, начните с разговора. Попросите объяснить расчёты и показать подтверждения сдачи отчётности. Если ясности не появляется, рассмотрите смену компании. Перед переходом соберите все документы и проверьте, что отчётность за прошедшие периоды сдана.
Частые вопросы
Можно ли проверить качество бухучёта, если я не разбираюсь в налогах?
Да. Смотрите на порядок: есть ли подтверждения сдачи отчётности, совпадают ли суммы с вашими документами, отвечают ли на ваши вопросы понятно. Если бухгалтер не может объяснить цифру простыми словами, это повод уточнять дальше.
Что важнее — цена или опыт компании?
Ни то, ни другое по отдельности. Важнее, чтобы вам было понятно, что входит в услугу и кто отвечает за результат. Дешёвая услуга без ответственности за ошибки обойдётся дороже.
Нужно ли встречаться с бухгалтером лично?
Не обязательно. Работать можно удалённо, если налажен обмен документами и вы получаете подтверждения отправки. Личная встреча полезна на старте, чтобы задать вопросы и понять, как с вами общаются.
Что спросить про ответственность за ошибки?
Спросите прямо: что будет, если из-за ошибки в отчётности придёт требование или начислят сумму. Ответ должен быть в договоре, а не только на словах.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.