Проверить бухгалтерию можно без знания проводок. Смотрите не на квалификацию человека, а на то, как устроена работа: где хранятся документы, кто имеет доступ к системам и что произойдёт, если бухгалтер заболеет или уйдёт. Если всё держится на его памяти и личном ноутбуке, риск для бизнеса высокий.
Документы лежат в одном месте и доступны вам
Попросите показать, где хранятся первичные документы: договоры, акты, счета, накладные, банковские выписки. Хороший признак — понятная структура папок по месяцам и контрагентам, а не набор файлов на рабочем столе.
Проверьте, что у вас есть доступ к этим документам. Не «бухгалтер потом скинет», а прямо сейчас: облачная папка, электронный архив или папка на общем диске. Если документы есть только у бухгалтера, вы не сможете ни проверить начисления, ни ответить на запрос банка или контрагента.
Отдельно уточните, как хранятся документы на бумаге. Кто их подшивает, где они лежат и как их найти, если понадобятся срочно.
Учёт ведётся в системе, а не в голове
Спросите, в какой программе ведётся учёт и кто, кроме бухгалтера, имеет туда доступ. Нормальная ситуация — когда доступ есть у вас как у руководителя, пусть даже только на просмотр.
Проверьте, что операции попадают в учёт не раз в квартал, а по мере поступления документов. Признак порядка — вы можете в любой момент попросить отчёт и получить его без долгих «сейчас всё подниму».
Спросите, как оформляются операции, по которым нет документа: оплата наличными, зачёт, возврат. Если ответ звучит как «я помню, как это проводить», значит, знание не закреплено нигде, кроме памяти.
Есть порядок передачи дел
Задайте простой вопрос: что произойдёт, если бухгалтер завтра не выйдет на связь. Хороший ответ — есть опись документов, доступы передаются по списку, а дела можно передать другому человеку.
Проверьте, есть ли у вас перечень того, что бухгалтер делает в течение месяца и квартала: какие отчёты готовит, какие платежи считает, какие документы запрашивает у контрагентов. Такой список не бюрократия, а страховка: по нему работу можно проверить и передать.
Уточните, где хранятся пароли от банка, электронной подписи и учётной программы. Они должны быть у вас, а не только у исполнителя. Это вопрос не недоверия, а управления риском.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько вопросов и посмотрите на реакцию. Спокойные и конкретные ответы — хороший знак, раздражение и общие слова — повод присмотреться внимательнее.
- Покажите, как вы проверяете, что все документы за месяц собраны.
- Как вы сверяете расчёты с контрагентами и что делаете при расхождениях?
- Где хранится опись документов и кто её ведёт?
- Что вы делаете, если документ от поставщика пришёл с опозданием?
- Кому я могу позвонить, если вас нет на связи?
Ответы не обязаны быть идеальными. Важно, чтобы человек мог объяснить свой порядок работы и показать его на практике, а не только описать по памяти.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит в нескольких случаях. Документы хранятся только на личном компьютере бухгалтера. Доступ к программе и банку есть только у него. Отчёты вы получаете после долгих напоминаний и только в виде картинки, без возможности посмотреть расшифровку.
Ещё один сигнал — уклончивые ответы на вопросы о том, как ведётся учёт. Если на просьбу показать документы или опись следует «зачем вам это, я же работаю», это повод для отдельного разговора.
Отдельно проверьте, совпадают ли данные, которые вы видите в банке, с тем, что бухгалтер говорит об остатках и платежах. Расхождения без объяснений — плохой признак.
Что делать, если порядок не выстроен
Начните с простых шагов. Попросите составить опись документов и передать вам доступы к программе и банку. Договоритесь, что отчёты вы получаете регулярно и в понятном виде.
Если бухгалтер не может или не хочет навести порядок, стоит задуматься о смене исполнителя или о передаче учёта на сторону. Перед этим соберите документы и доступы, чтобы передача дел не превратилась в потерю информации.
Проверку удобно делать не разово, а периодически. Достаточно возвращаться к этим вопросам время от времени, чтобы учёт не снова оказался завязан на одном человеке.
Частые вопросы
Как понять, что бухгалтерия в порядке, если я не разбираюсь в учёте?
Смотрите на порядок, а не на проводки. Документы в одном месте, доступы есть у вас, отчёты приходят регулярно, а дела можно передать другому человеку.
Обязательно ли у меня должен быть доступ к учётной программе?
Это сильно снижает риск. Даже доступ только на просмотр позволяет вам проверять данные и не зависеть полностью от исполнителя.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать документы?
Спокойно объясните, что это нужно для управления бизнесом, и попросите опись и доступы. Если отказ повторяется, рассмотрите смену исполнителя.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Достаточно возвращаться к этим вопросам время от времени и при смене бухгалтера. Главное, чтобы порядок поддерживался постоянно, а не только в момент проверки.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.