Качественный бухучёт виден не по толщине папок, а по тому, как вы понимаете свои цифры. Если вы не можете быстро узнать, сколько налогов предстоит заплатить и сколько денег реально заработали, что-то в работе бухгалтера идёт не так. Ниже — проверки, которые владелец бизнеса может сделать сам, без специальных знаний.
Начните с простого разговора
Задайте бухгалтеру несколько прямых вопросов. Сколько налогов и взносов к уплате в этом месяце или квартале? Из чего сложилась эта сумма? Какие платежи уже прошли, а какие ещё предстоят? Когда будет готов отчёт за прошедший период?
Хороший признак — спокойные и конкретные ответы. Бухгалтер называет суммы, объясняет, из чего они взялись, и сам предупреждает о предстоящих платежах. Тревожный сигнал — общие фразы вроде «там всё под контролем» или «пока не считал».
Спросите, что изменилось в вашей ситуации за последний период. Появились ли новые обязанности, изменился ли режим налогообложения, есть ли вопросы от проверяющих. Если бухгалтер отвечает «ничего особенного», а вы знаете, что открывали новое направление или нанимали людей, это повод копать глубже.
Проверьте, как устроен обмен документами
Понятно ли вам, какие документы и когда нужно передавать бухгалтеру? Есть ли список того, что он ждёт от вас каждый месяц? Если порядок не описан и всё держится на устных напоминаниях, часть первичных документов может теряться.
Посмотрите, как хранятся документы. Вы или ваш сотрудник должны уметь найти нужный счёт, договор или акт за прошлый период. Если бумаги лежат только у бухгалтера и получить их быстро не получается, это риск: при проверке или споре с контрагентом документы понадобятся срочно.
Проверьте, как обрабатываются первичные документы от поставщиков и подрядчиков. Кто их получает, кто проверяет и кто заносит в учёт? Если этот путь не определён, часть расходов может не попасть в учёт, а это влияет на налоги.
Сверьте цифры с реальностью
Возьмите выписку по расчётному счёту и сравните с тем, что бухгалтер показывает в отчётах. Совпадают ли поступления и списания? Нет ли операций, о которых вы не знаете? Расхождения бывают у всех, но у них должна быть понятная причина.
Посмотрите на отчёт о прибылях и убытках. Сходится ли прибыль с тем, что вы видите в бизнесе? Если по документам прибыль есть, а денег на счетах нет, спросите, куда они ушли. Ответ должен быть конкретным: долги покупателей, закупки, выплаты.
Проверьте, нет ли задолженности перед бюджетом и фондами. Бухгалтер должен знать о ней заранее и предупреждать вас. Узнавать о долге из требований или при блокировке счёта — плохой сценарий.
Тревожные сигналы в поведении бухгалтера
Первый сигнал — вы не получаете отчётов и сводок без напоминаний. Владелец должен видеть картину регулярно, а не выпрашивать её.
Второй — бухгалтер избегает вопросов о конкретных суммах или отвечает раздражённо. Это может скрывать ошибки или нехватку времени на ваш учёт.
Третий — ошибки повторяются. Один раз ошибиться может каждый. Если же вы снова и снова находите одни и те же недочёты, значит, процесс не налажен.
Четвёртый — бухгалтер не предупреждает о сроках. О том, что отчётность нужно сдать, а налоги заплатить, вы узнаёте в последний момент или уже после.
Пятый — нет прозрачности в доступе к документам и программам. Учёт должен принадлежать бизнесу, а не быть закрытым ящиком.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала поговорите. Опишите, что вас смущает, и попросите объяснить. Иногда проблема решается настройкой обмена документами или более частыми сводками.
Затем проверьте учёт выборочно. Возьмите несколько операций за прошлый период и проследите их путь от документа до отчёта. Если на каком-то шаге всё рвётся, это и есть слабое место.
Если ошибки серьёзные или вы не получаете внятных ответов, подумайте о смене бухгалтера. Перед этим соберите документы и доступы, чтобы передача дел прошла спокойно. Новому бухгалтеру понадобится время, чтобы разобраться в делах, — заложите это в план.
И последнее: не оставайтесь в стороне от учёта. Вам не нужно знать проводки, но понимать свои цифры — ваша задача как владельца.
Частые вопросы
Как часто владельцу смотреть отчёты бухгалтера?
Регулярно, в удобном для вас ритме. Достаточно короткой сводки о налогах, платежах и прибыли, но получать её вы должны без напоминаний.
Что делать, если бухгалтер не объясняет суммы?
Попросите разобрать одну сумму по шагам: из каких операций она сложилась. Если объяснения нет, это повод искать другого бухгалтера.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните выписку по счёту с отчётами и проследите путь нескольких документов. Расхождения должны иметь понятное объяснение.
Когда стоит менять бухгалтера?
Когда ошибки повторяются, а на вопросы нет внятных ответов. Перед сменой соберите документы и доступы, чтобы передача дел прошла без потерь.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.