Качество бухучёта проверяется не по проводкам, а по порядку в документах и по тому, совпадают ли цифры в отчётах с реальностью бизнеса. Вам не нужно знать план счетов. Достаточно посмотреть, как организована работа с первичкой, как быстро вы получаете ответы и сходятся ли суммы между собой.
Начните с первичных документов
Бухучёт держится на документах: договоры, акты, накладные, чеки, выписки банка. Если бумаги и файлы теряются, бухгалтер не сможет отразить операцию верно, а вы не докажете расходы. Проверьте простое: попросите найти любой документ за прошлый квартал. Качественная работа означает, что его найдут быстро и в понятном виде.
Спросите, как хранятся документы и кто отвечает за их сбор. Если ответ расплывчатый, порядок, скорее всего, не выстроен. Хороший признак — у вас есть понятная схема: кто передаёт документы, в каком виде и куда.
Отдельно посмотрите, как оформляются сделки с контрагентами. Договоры, счета и акты должны совпадать по суммам и датам. Расхождения в этих данных — первый сигнал, что учёт ведётся формально.
Сверьте отчёты с реальностью
Возьмите последнюю отчётность и сравните её с тем, что вы знаете о бизнесе. Суммы в отчётах должны быть похожи на ваши реальные доходы и расходы, а не жить отдельной жизнью. Если цифры вызывают удивление, попросите объяснить, из чего они сложились.
Проверьте, совпадают ли данные из разных источников: банковские операции, касса, сведения по контрагентам. Расхождения бывают у всех, но о них должны говорить заранее, а не после вопроса. Если бухгалтер не может связать цифры между собой, это повод разбираться.
Полезная проверка — задать вопрос по конкретной операции. Например, попросите показать, как отражена крупная сделка или возврат покупателю. Ответ должен быть понятным без терминов. Если вам объясняют только «так положено», а сути нет, качество под вопросом.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вопросы лучше задавать письменно, чтобы остался след. Спросите, какие операции за период прошли мимо учёта и почему. Уточните, есть ли незакрытые вопросы по документам и что нужно от вас, чтобы их закрыть.
Спросите, как бухгалтер отслеживает изменения в требованиях к отчётности и как сообщает вам о том, что нужно сделать. Ответ покажет, работает ли человек системно или реагирует только на проблемы. Вам нужен не пересказ терминов, а понятный план действий.
Ещё один вопрос: что произойдёт, если вы задержите документы или пришлёте их с ошибкой. Хороший признак — понятный порядок действий и предупреждение о последствиях заранее. Плохой — молчание до момента, когда исправлять уже сложно.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не понимаете, откуда берутся суммы в отчётах. Второй — документы запрашивают хаотично и в последний момент. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и говорит только общими словами.
Насторожить должно и другое: отчёты сдаются, но вы не получаете копий и подтверждений. Или суммы в них резко меняются без объяснений. Также плохо, если вопросы по операциям остаются без ответа неделями.
Отдельный сигнал — работа без вашего участия в ключевых решениях. Если крупные сделки и изменения в договорах проходят мимо бухгалтера, ошибки почти неизбежны. Учёт тогда превращается в исправление последствий, а не в контроль.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте список вопросов и попросите письменные ответы. Так вы увидите, есть ли система или её имитация. Если ответы невнятные, обсудите порядок работы: кто и когда передаёт документы, как вы получаете отчёты, как решаются спорные операции.
Если ситуация не меняется, проверьте учёт за прошлые периоды. Ошибки имеют свойство накапливаться, и лучше узнать о них раньше. При серьёзных сомнениях имеет смысл получить второе мнение по документам и отчётности.
Не откладывайте разбор на момент, когда приходит запрос от контрагента или возникает спор по суммам. Тогда времени на спокойную проверку уже не будет. Регулярная сверка цифр и порядка в документах стоит меньше, чем исправление запущенного учёта.
Частые вопросы
Можно ли оценить бухучёт, если я не знаю проводок?
Да. Смотрите на порядок в документах, совпадение сумм в отчётах с реальными операциями и на понятность ответов бухгалтера.
Как часто стоит проверять учёт?
Регулярно, а не только в конце года. Достаточно периодически сверять отчёты с реальными доходами и расходами и задавать вопросы по крупным операциям.
Что делать, если бухгалтер отвечает общими словами?
Попросите письменные ответы по конкретным операциям. Если ясности не появляется, обсудите порядок работы или получите второе мнение по документам.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
О том, какие документы нужны от вас, как хранится первичка и как вы будете узнавать о проблемах в учёте.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.