Если отчёты приходят позже срока, суммы в них расходятся с вашими ожиданиями, а на вопросы бухгалтер отвечает общими словами, скорее всего, учёт ведётся вручную. Проверить это можно самому, без знания проводок. Достаточно посмотреть, как устроена работа с документами и как бухгалтер объясняет цифры.
Отчёты приходят после того, как вы их попросили
Первый признак ручной работы — отчётность делается под запрос. Вы просите цифры, бухгалтер садится и собирает их заново. В нормальном учёте отчёт формируется из системы в любой момент, а не пересчитывается каждый раз.
Проверка простая. Попросите показать остатки по счёту и расшифровку долга контрагента в середине месяца, не в отчётную дату. Если ответ «нужно поднять документы, посмотрю к вечеру» повторяется регулярно, данные не собраны в одном месте.
Спросите, из какой системы берутся цифры для отчёта. Если ответ расплывчатый или речь идёт о таблицах, которые заполняются вручную, риск ошибки высокий. В таблицах легко потерять документ или задвоить сумму.
Цифры в отчёте не сходятся с тем, что вы видите сами
Владелец видит движение денег по банку и знает, сколько выручки пришло. Сравните это с отчётом. Если поступления в отчёте меньше или больше, чем в выписке, спросите, из чего сложилась разница.
Отдельно проверьте долги. Попросите список контрагентов, которым вы должны, и тех, кто должен вам. Позвоните одному-двум из них и уточните сумму. Расхождение — сигнал, что расчёты ведутся неаккуратно.
Посмотрите на одинаковые операции в разных месяцах. Если одна и та же регулярная оплата попадает то в одну категорию расходов, то в другую, классификация держится на памяти бухгалтера, а не на правилах.
Документы теряются, а сроки сдвигаются
Спросите, как учитываются первичные документы: счета, акты, накладные. Если их складывают в папку и разбирают перед отчётом, часть бумаг неизбежно всплывёт позже. Тогда отчёт придётся переделывать.
Проверьте, есть ли у вас список документов, которые бухгалтер ждёт от вас, и как вы передаёте их. Когда обмен идёт в переписке и вперемешку с другими темами, документ легко пропустить. Понятный порядок передачи — часть качественного учёта.
Обратите внимание на повторяющиеся просьбы. Если бухгалтер регулярно просит прислать одно и то же, значит, у него нет места, где это хранится. Это прямой признак ручной сборки.
Бухгалтер не может объяснить цифру простыми словами
Попросите объяснить любую крупную сумму в отчёте: из чего она сложилась и почему попала именно сюда. Ответ должен быть коротким и понятным без терминов. Если объяснение сводится к «так в программе посчиталось», разобраться в цифре не сможет никто.
Задайте вопрос о расхождении, которое вы заметили сами. Смотрите не только на ответ, но и на то, признаёт ли бухгалтер ошибку и что предлагает сделать. Готовность исправить и объяснить — хороший знак. Уход от темы — плохой.
Спросите, какие отчёты вы получаете регулярно и что в них можно проверить. Если набор отчётов не определён и каждый раз всё выглядит по-новому, сравнивать периоды между собой вы не сможете.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько вопросов в спокойном тоне, без обвинений. Ответы покажут, как устроена работа.
- Где хранятся все первичные документы и как быстро вы найдёте нужный?
- Из какой системы формируется отчёт и можно ли получить его в любой день?
- Кто проверяет отчёт перед отправкой и как фиксируются исправления?
- Как вы узнаёте, что документ от контрагента не пришёл?
- Что вы делаете, если нашли ошибку в уже сданном отчёте?
Если на большинство вопросов нет ясного ответа, учёт держится на одном человеке и его памяти. Это риск и для сроков, и для точности цифр.
Тревожные сигналы и что делать
Тревожно, когда отчётность всегда в последний момент, суммы в ней меняются после ваших замечаний, а документы ищут по переписке. Плохо, если бухгалтер не может назвать источник цифры и не фиксирует исправления. Отдельный сигнал — вы не понимаете, какие отчёты получаете и зачем они нужны.
Что делать при таких признаках. Сначала зафиксируйте порядок: какие документы вы передаёте, в каком виде и когда, какие отчёты получаете регулярно. Затем попросите показать, где хранятся документы и как формируется отчёт. Если ответы не меняют картину, обсудите передачу учёта другому исполнителю или переход на систему, где данные собираются автоматически.
Не ждите, пока ошибка всплывёт при проверке или сорвёт сделку. Разберитесь с порядком в учёте, пока расхождения небольшие и их можно спокойно исправить.
Частые вопросы
Как быстро понять, что отчёты делаются вручную?
Попросите отчёт в середине месяца и посмотрите на реакцию. Если цифры каждый раз собираются заново и с задержкой, данные не собраны в системе.
Что делать, если суммы в отчёте не совпадают с банковской выпиской?
Попросите расшифровку расхождения по каждой операции. Если объяснение не находится, ошибка в учёте, и её нужно исправлять до сдачи отчётности.
Опаздывает один отчёт, это уже проблема?
Один срыв может быть случайностью. Проблема в повторяемости: если сроки сдвигаются регулярно, порядок работы не выстроен.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравнивайте отчёты с выпиской, проверяйте долги через контрагентов и просите объяснять крупные суммы простыми словами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.