Расчёт зарплаты — это не одно действие, а цепочка: собрать данные о фактически отработанном времени, начислить выплаты, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и выдать деньги. Владельцу бизнеса достаточно понимать порядок шагов и контролировать документы, на которых он держится. Ниже — как это устроено и где чаще всего возникают ошибки.
С чего начинается расчёт
Основа расчёта — учёт рабочего времени. По каждому сотруднику нужен документ, где видно, сколько дней он работал, сколько был в отпуске, на больничном или отсутствовал. Для сотрудников на окладе это табель, для сдельщиков — наряды и акты о выработке.
Второй слой — кадровые документы: трудовой договор, приказы о приёме, переводе, отпуске, премировании. Ставка, оклад, надбавки и условия премирования должны быть зафиксированы письменно. Если выплата нигде не закреплена, доказать её обоснование при проверке будет нечем.
Третий слой — расчётные документы: расчётная или платёжная ведомость, расчётные листки. Сотрудник должен видеть, из чего сложилась его сумма. Это снижает число спорных вопросов и жалоб.
Из чего складывается сумма к выплате
Начисленная зарплата — это оплата за отработанное время или за результат плюс компенсационные и стимулирующие выплаты. К компенсационным относятся доплаты за условия труда, работу в ночное время, совмещение. К стимулирующим — премии и надбавки, если они предусмотрены системой оплаты труда.
Отдельно считаются выплаты, которые не зависят от выработки: отпускные, пособия, оплата дней командировки. Для них база своя — средний заработок, а не оклад. Поэтому «посчитать по окладу» здесь нельзя.
Из начисленной суммы удерживается НДФЛ. Работодатель выступает налоговым агентом: он не платит этот налог из своих денег, а удерживает его из дохода сотрудника и перечисляет в бюджет. На руки сотрудник получает сумму за вычетом удержания.
Страховые взносы: отдельная история
Страховые взносы — это расход работодателя сверх зарплаты. Они начисляются на выплаты в пользу сотрудника и не удерживаются из его дохода. База для взносов определяется по каждому человеку отдельно и считается нарастающим итогом с начала года.
Есть выплаты, которые в базу не входят. Перечень исключений установлен ст. 422 НК РФ, и его стоит держать под рукой при разборе спорных начислений. Если сомневаетесь, облагается выплата или нет, проверяйте по норме, а не по привычке.
Для отдельных категорий плательщиков действует особое правило: за месяц база принимается равной величине МРОТ, установленного федеральным законом на начало расчётного (отчётного) периода (ст. 421 НК РФ). Это касается выплат, перечисленных в п. 1 ст. 420 НК РФ, кроме сумм из ст. 422 НК РФ. Если физлицо исполняет полномочия единоличного исполнительного органа коммерческой организации неполный месяц, эта величина определяется пропорционально количеству календарных дней такого месяца (ст. 421 НК РФ).
Районные коэффициенты и надбавки
Если бизнес работает в местности, где применяются районные коэффициенты и процентные надбавки, порядок расчёта налоговой базы по ним имеет особенность. В налоговую базу по доходам, к которым применяется ставка из п. 1.2 ст. 224 НК РФ, включается также часть выплат, относящаяся к таким коэффициентам и надбавкам (ст. 210 НК РФ).
Тот же порядок применяется к выплатам, установленным законодательством РФ или актами субъектов РФ и определяемым исходя из денежного довольствия или денежного содержания и их составляющих (ст. 210 НК РФ). Правило действует, если на такие выплаты не распространяется другое положение той же нормы. Практический вывод: не считайте «северные» надбавки по той же логике, что обычный оклад, — сверяйтесь с нормой.
Порядок действий по шагам
- Закройте учёт времени за месяц: табели, наряды, приказы об отсутствиях.
- Проверьте, что все выплаты, которые вы собираетесь начислить, закреплены в договоре или локальном акте.
- Начислите зарплату и отдельно — отпускные, пособия, командировочные по своей базе.
- Удержите НДФЛ и определите сумму к выплате каждому сотруднику.
- Начислите страховые взносы по каждому человеку, проверив необлагаемые суммы по ст. 422 НК РФ.
- Сформируйте расчётную ведомость и расчётные листки, выдайте деньги в установленный срок.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — платить «в конверте» часть суммы. Это лишает вас возможности учесть расходы и создаёт риск претензий и от сотрудника, и от проверяющих.
Вторая — считать взносы со всей суммы подряд, не проверяя исключения. Вы переплачиваете. Обратная ошибка — не начислить взносы на выплату, которая в базе быть должна: это недоимка.
Третья — неверная база по среднему заработку. Отпускные и пособия, посчитанные по окладу, почти всегда дают расхождение.
Четвёртая — отсутствие расчётных листков и понятных сотруднику расшифровок. Споры о суммах решаются не в вашу пользу, если подтвердить расчёт нечем.
Частые вопросы
Нужно ли считать взносы, если сотрудник получает только оклад?
Да. Взносы начисляются на выплаты в пользу сотрудника сверх зарплаты и не удерживаются из его дохода. База считается по каждому человеку отдельно.
Что делать с выплатой, которая не упомянута в трудовом договоре?
Сначала закрепите её в договоре или локальном акте, потом начисляйте. Иначе обосновать расход и удержание налога будет сложно.
Как проверить, облагается ли выплата взносами?
Сверьтесь с перечнем исключений в ст. 422 НК РФ. Если выплаты там нет, она входит в базу.
Включаются ли районные надбавки в налоговую базу по особой ставке?
Часть выплат, относящаяся к районным коэффициентам и процентным надбавкам, включается в такую базу (ст. 210 НК РФ). Проверяйте каждую выплату отдельно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.