Проверить это можно без знания проводок. Смотрите, совпадают ли документы, которые вы получаете от контрагентов, с тем, что учтено в бухгалтерии. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, и сигналы, при которых стоит разбираться.
Сверьте входящие документы со списком у бухгалтера
Попросите бухгалтера показать перечень документов, полученных от контрагентов за месяц. Сравните его со своей почтой, чатами и папкой с бумагами. Каждый счёт и акт, который вы видите у себя, должен быть в этом перечне.
Если документы приходят на общую почту или в мессенджеры, договоритесь о едином месте: отдельный ящик, папка в облаке или передача бухгалтеру в согласованные дни. Так терять станет сложнее, а сверять — проще.
Отдельно проверьте документы от тех контрагентов, с которыми вы работаете редко. Именно они чаще всего выпадают: разовая услуга, подписка, ремонт, консультация.
Проверьте, что расходы и вычеты не потерялись
Возьмите список своих крупных платежей за период и спросите, по каждому ли есть документ и учтён ли он. Речь о том, что вы оплатили и по чему ждёте счёт или акт. Если по платежу документа нет, это повод запросить его у контрагента.
Спросите бухгалтера, какие документы он запрашивал у контрагентов и какие ещё не получил. Ведите короткий список «ждём документ» и сверяйте его раз в месяц. Так вы увидите проблему раньше, чем она отразится на отчётности.
Смотрите на порядок в документах, а не на обещания
Качественный учёт виден по мелочам. Документы хранятся в понятной структуре по периодам и контрагентам. На вопрос о конкретном счёте бухгалтер отвечает быстро и показывает, где документ лежит.
Тревожный сигнал — ответы в духе «всё под контролем», без возможности показать документ. Также настораживает, если бумаги лежат только в переписке и нигде не собраны. Проверьте, что у вас есть доступ к копиям документов, а не только к словам о том, что они есть.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хорошие вопросы звучат конкретно. Какие документы за прошлый месяц вы получили от контрагентов и какие нет? Как вы проверяете, что все счета и акты дошли? Где хранятся копии и как я могу их посмотреть?
Спросите, что происходит, если документ пришёл позже или его прислали не туда. Ответ покажет, есть ли у процесса понятные шаги. Если бухгалтер говорит только общими словами, попросите описать порядок на примере одного контрагента.
Тревожные сигналы и что делать
Первый сигнал — вы находите у себя счёт или акт, о котором бухгалтер не знает. Второй — по оплаченным услугам нет документов, и никто их не запрашивает. Третий — на ваши вопросы о конкретных документах нет внятного ответа.
При таких сигналах не откладывайте. Соберите свои документы за период, попросите бухгалтера сделать сверку и показать расхождения. Зафиксируйте, кто и что должен запросить у контрагентов, и назначьте дату повторной проверки.
Если расхождения повторяются, обсудите смену порядка работы или самого бухгалтера. Перед этим сохраните копии всех документов и доступы к учёту. Так вы не останетесь без информации в переходный период.
Частые вопросы
Как часто проверять, что документы не теряются?
Раз в месяц, после закрытия периода. Регулярная сверка занимает меньше времени, чем разбор запущенных расхождений.
Что делать, если контрагент не присылает акт?
Запросите документ письменно и сохраните переписку. Держите такой запрос на контроле, пока документ не придёт.
Достаточно ли того, что бухгалтер говорит «всё учтено»?
Нет. Попросите показать перечень полученных документов и сверьте его со своими.
Могу ли я сам вести список входящих документов?
Да, это полезно. Простой список «контрагент — документ — получен или нет» помогает быстро находить пробелы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.