Своевременность сбора первичных документов проверяется без специальных знаний. Достаточно посмотреть, как быстро документы попадают в учёт, все ли операции подтверждены бумагами и совпадают ли данные бухгалтерии с тем, что вы видите в бизнесе. Ниже — конкретные проверки, которые владелец может сделать сам.
Что считать своевременным сбором первичных документов
Первичный документ подтверждает каждую хозяйственную операцию: покупку, продажу, оплату, возврат, списание. Своевременность означает, что документ попадает в учёт не задним числом и не теряется между вами, контрагентом и бухгалтерией.
Проверять стоит не отдельные бумаги, а весь путь документа. Он начинается в момент сделки и заканчивается в учёте. Если на каком-то участке документы задерживаются, ошибки и расхождения накапливаются.
Проверка первая: совпадение учёта с реальностью
Возьмите выписку по расчётному счёту за прошедший месяц и сравните с тем, что отражено в бухгалтерии. Каждая операция по счёту должна иметь подтверждение: договор, счёт, акт, накладную, чек. Если поступление или списание есть в банке, но не отражено в учёте, документ потерялся или задержался.
Отдельно посмотрите на кассу и расчёты с покупателями. Спросите бухгалтера, какие операции за период остались без подтверждающих документов. Ответ «потом донесёте» — сигнал, что сбор документов не контролируется.
Проверка вторая: сроки поступления документов
Спросите, как организован поток документов от поставщиков и подрядчиков. Кто их запрашивает, в какие сроки, где они хранятся до передачи в бухгалтерию. Если ответ расплывчатый, скорее всего, процесс держится на памяти одного человека.
Проверьте, есть ли у вас доступ к папке или сервису, куда складываются документы. Вы должны видеть, что документ получен и передан в работу. Это простая проверка: если вы не можете найти подтверждение крупной сделки за пару минут, порядок в документах под вопросом.
Проверка третья: сверка с контрагентами
Раз в квартал полезно сверяться с ключевыми поставщиками и покупателями. Сверка показывает, совпадают ли суммы и операции у вас и у них. Расхождения обычно означают, что документ есть у одной стороны и отсутствует у другой.
Попросите бухгалтера подготовить список контрагентов, с которыми стоит свериться. Если сверки не проводятся вовсе, ошибки могут копиться незаметно. Это касается и расчётов, и отгрузок, и возвратов.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Какие операции за последний период не подтверждены документами? Сколько документов ожидается от контрагентов? Как вы узнаёте о новых сделках — от вас, из банка или от поставщиков?
Спросите, как ведётся учёт, если документ пришёл позже операции. Уточните, кто отвечает за запрос недостающих бумаг. Хороший признак — бухгалтер сам называет слабые места и предлагает, что исправить.
Тревожные сигналы
Насторожить должны несколько вещей. Бухгалтерия узнаёт о сделках последней — от вас уже после того, как всё произошло. Документы приходят пачками раз в квартал, а не по мере сделок. На вопросы о подтверждениях отвечают общими словами.
Ещё один сигнал — расхождения при сверке с контрагентами, которые никто не разбирает. И ситуация, когда вы не можете быстро получить ответ, подтверждена ли конкретная операция. Любой из этих признаков стоит обсудить, а не откладывать.
Что делать при проблемах
Начните с простого порядка: заведите единое место, куда попадают все документы, и договоритесь, кто и когда их туда передаёт. Оговорите с бухгалтером, как вы сообщаете о сделках и как он сообщает о нехватке бумаг.
Договоритесь о регулярной сверке: с банком, с ключевыми контрагентами, с вашими собственными данными о сделках. Если расхождения повторяются, разберите причины, а не только следствия. Когда своими силами навести порядок не получается, стоит пригласить стороннего бухгалтера для проверки учёта.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять сбор первичных документов?
Достаточно смотреть на поток документов регулярно, например раз в месяц, и сверяться с контрагентами периодически. Главное — делать это постоянно, а не разово.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравнение банковской выписки с учётом, сверки с контрагентами и прямые вопросы бухгалтеру не требуют специальных знаний.
Что делать, если документы постоянно теряются?
Заведите единое место хранения и правило, по которому документы передаются в бухгалтерию. Обсудите с бухгалтером, кто отвечает за запрос недостающих бумаг.
Когда стоит пригласить стороннего бухгалтера?
Если расхождения повторяются, а своими силами навести порядок не получается. Внешняя проверка покажет, где именно теряются документы и что исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.