Качественный бухучёт видно по одному признаку: документы по сделкам появляются в компании в момент сделки, а не перед сдачей отчётности. Если бумаги дособирают в последний момент, ошибки и потери почти неизбежны. Проверить это владелец может сам, без знания проводок.
Документы идут за сделкой, а не за отчётом
Сделка закрыта — значит, у вас на руках закрывающие документы: договор, счёт, акт или накладная, чек. Хороший признак: бухгалтер получает их в течение нескольких дней после события, а не пачкой в конце квартала.
Плохой признак: вы слышите «принесите всё, что есть, к отчётной дате». Значит, учёт зависит от вашей памяти и от дедлайна, а не от порядка в компании.
Проверка: возьмите любую сделку прошлого месяца и попросите показать, когда её документы попали в учёт. Если дата поступления совпадает с датой сделки или близка к ней — порядок есть. Если все документы датированы поступлением в один день перед отчётом — порядка нет.
Что вы можете проверить сами
Вам не нужны проводки. Достаточно посмотреть на несколько простых вещей.
Первое — папка с документами за текущий месяц. В ней должны лежать бумаги по сделкам, которые уже прошли, а не пустые разделители. Второе — реестр или список, где видно, какие документы по сделке уже есть, а каких не хватает.
Третье — скорость реакции. Задайте вопрос по конкретной сделке: что с документами, чего не хватает, кто должен их прислать. Если ответ конкретный и быстрый, учёт живой. Если «надо поднять, посмотрю позже» — документы, скорее всего, лежат не там и не в том виде.
Четвёртое — сверка с контрагентами. Хороший признак, когда вы или бухгалтер регулярно сверяете расчёты с поставщиками и покупателями, а расхождения всплывают сразу, а не через полгода.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы.
- Как документы попадают к вам: кто передаёт, в каком виде, в какой срок?
- Что вы делаете, если документ по сделке не пришёл вовремя?
- Где видно, по каким сделкам документов не хватает?
- Когда вы сообщаете мне о проблеме: сразу или перед отчётностью?
- Кто отвечает за сбор документов — я, менеджер или вы?
Ответы должны быть про процесс, а не про обещания. Если бухгалтер говорит «я всё помню» — это не процесс. Если называет порядок передачи документов и точку, где видно нехватку, — это процесс.
Отдельно спросите, как учитываются сделки, по которым документы приходят с задержкой: от поставщика, от транспортной компании, от покупателя. У честного ответа есть детали, у отговорки — нет.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — аврал перед отчётностью. Если каждый раз вы слышите просьбы срочно найти бумаги, значит, сбор документов не встроен в работу.
Второй — документы «дорисовываются» задним числом. Это опасно: исправления и переделки повышают риск ошибок и вопросов при проверке.
Третий — вы не понимаете, что происходит с вашими сделками. Нет списка, нет статуса, нет ответственного. Четвёртый — бухгалтер узнаёт о сделке от вас постфактум, спустя недели.
Пятый — расхождения при сверке с контрагентами обнаруживаются вами, а не учётом. Шестой — вопросы по документам адресуют только вам, хотя часть бумаг должны запрашивать не вы.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте порядок передачи документов: кто, что и когда передаёт бухгалтеру. Достаточно короткого регламента на одну страницу, без сложных форм.
Затем договоритесь о регулярной сверке: раз в месяц смотрите список сделок и статус документов по каждой. Проблемы должны всплывать в течение месяца, а не перед отчётом.
Если ситуация не меняется, обсудите её прямо: какие сделки сейчас без документов, кто их должен получить, что мешает. Ответ «всё под контролем» без деталей — повод искать другой порядок работы.
И последнее: держите копии ключевых документов у себя. Это не недоверие, а страховка. Когда бумаги есть у обеих сторон, учёт перестаёт зависеть от одного человека.
Частые вопросы
Как быстро я увижу, что учёт налажен?
Обычно хватает одного месяца наблюдений. Если документы по сделкам появляются в учёте по ходу дела, а не пачкой перед отчётом, порядок есть.
Обязательно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Достаточно смотреть на сроки поступления документов, статус сделок и результаты сверки с контрагентами.
Что делать, если документы от поставщика приходят с задержкой?
Договоритесь, кто их запрашивает и как часто. Задержка поставщика не должна превращаться в аврал перед отчётностью.
Можно ли требовать от бухгалтера отчёт о нехватке документов?
Да, это разумная часть работы. Список сделок без документов и ответственных за них помогает закрывать пробелы сразу, а не в последний момент.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.