Проверка нумерации и подшивки первичных документов — это быстрый способ понять, в порядке ли бухучёт. Возьмите папку с документами за прошлый месяц и посмотрите: есть ли сквозная нумерация, совпадают ли номера с учётной программой, подшиты ли документы по порядку. Если да — база в порядке, и можно смотреть глубже.
Зачем владельцу самому смотреть документы
Вы не обязаны разбираться в проводках. Но вы отвечаете за компанию, и вам важно видеть, что документы не теряются и не переделываются задним числом. Первичный документ — это основание для записи в учёте. Если бумаги лежат в куче или нумерация сбита, ошибки в отчётности почти неизбежны.
Проверка занимает немного времени. Она не требует специальных знаний и не мешает бухгалтеру работать. Достаточно выбрать один месяц и пройти по нему от начала до конца.
Признаки качественного учёта
Хороший учёт виден по порядку в документах. У каждого первичного документа есть номер, дата и подпись ответственного. Нумерация идёт подряд, без пропусков и повторов. Документы подшиты в папки по типам и по месяцам, а не свалены в одну стопку.
Второй признак — совпадение бумаг и программы. Номер и дата документа в папке совпадают с тем, что видно в учётной системе. Если документ есть в программе, но нет в папке, или наоборот, это повод задать вопрос.
Третий признак — исправления оформлены, а не замазаны. Ошибочный документ не выбрасывают и не переписывают молча. К нему прикладывают объяснение или корректировочный документ. Так видно, что было и что изменилось.
Четвёртый признак — доступность. Вы можете в любой момент попросить конкретный документ за конкретный месяц, и его находят быстро. Если на поиск уходит день или бухгалтер отвечает «потом посмотрю», это сигнал.
Что проверить самому: пошаговый осмотр
Начните с нумерации. Откройте папку за месяц и проверьте, идут ли номера по порядку. Пропуск номера — не всегда ошибка, но требует объяснения. Повтор номера у двух разных документов — почти всегда ошибка.
Сверьте даты. Документы в папке должны идти по хронологии. Если документ от конца месяца лежит в начале, возможно, его добавили позже. Спросите, почему.
Посмотрите на подписи и реквизиты. В документе должны быть заполнены обязательные поля: кто, что, когда, на какую сумму. Пустые поля или прочерки — повод уточнить.
Проверьте подшивку. Листы должны быть скреплены, а не лежать свободно. Хорошо, если есть опись: по ней видно, сколько документов в папке и все ли на месте. Сверьте количество по описи с фактическим.
Сравните с программой. Выберите несколько документов из папки и найдите их в учётной системе. Номера, даты и суммы должны совпадать. Затем сделайте обратное: возьмите несколько записей из программы и найдите бумаги.
Проверьте стык месяцев. Документы конца одного месяца и начала следующего не должны пересекаться по номерам. Если нумерация сквозная за год, проверьте переход с декабря на январь.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы спокойно и по делу. Как ведётся нумерация: сквозная за год или по месяцам? Где хранится опись документов? Что происходит, если документ пришёл с опозданием — как он попадает в подшивку?
Спросите, как оформляются исправления. Кто принимает решение переделать документ и как это фиксируется. Попросите показать один пример исправления за прошлый период.
Уточните, кто отвечает за подшивку и хранение. Где лежат папки, есть ли к ним доступ у вас, что будет при переезде офиса или смене бухгалтера. Хороший ответ — конкретный, с указанием места и порядка.
Спросите, как проверяется полнота. Есть ли сверка между документами от поставщиков, банковскими выписками и записями в учёте. Если сверка делается, попросите показать её результат за месяц.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы «дорисовываются». Номера и даты меняются после того, как вы уже видели папку. Это значит, что учёт не зафиксирован и его правят под результат.
Второй сигнал — нет описей и папки собираются стихийно. Найти документ за нужный месяц быстро не получается. При проверке часть бумаг не находится вовсе.
Третий сигнал — расхождения между программой и бумагами. Документ есть в системе, но его нет в папке, или наоборот. Суммы и даты не совпадают.
Четвёртый сигнал — исправления без следов. Ошибку замазали, переписали лист, выбросили документ. Восстановить историю операции невозможно.
Пятый сигнал — уклончивые ответы. На простые вопросы о нумерации и хранении бухгалтер отвечает общими словами или переводит разговор. Это мешает вам контролировать компанию.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте короткий список: номер документа, дата, в чём расхождение. Так разговор станет предметным, а не эмоциональным.
Обсудите список с бухгалтером и попросите план исправления. В плане должно быть понятно, какие документы восстановят, как оформят исправления и как будет устроена подшивка дальше. Назначьте дату, когда проверите результат.
Если порядок не наводится, подумайте о смене схемы работы. Иногда помогает передать учёт на сторону или добавить внутреннюю проверку перед сдачей отчётности. В любом случае восстановите папки и описи — без них компания уязвима при любой проверке.
Частые вопросы
Обязан ли владелец проверять документы, если есть бухгалтер?
Да, контроль за компанией остаётся на вас. Проверка нумерации и подшивки не требует знаний бухучёта и показывает, в порядке ли документы.
Что делать, если в папке не хватает документа?
Запишите, какого документа не хватает, и запросите его у бухгалтера. Если бумага утеряна, её нужно восстановить у контрагента или оформить замену.
Можно ли хранить первичные документы только в электронном виде?
Это зависит от того, как оформлены документы и какие требования к хранению применяются в вашем случае. Уточните порядок хранения у бухгалтера и зафиксируйте его.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Достаточно выбирать один месяц и проходить по нему регулярно. Частая проверка помогает замечать сбои раньше, чем они попадут в отчётность.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.