Проверить это можно без специальных знаний. Попросите бухгалтера показать, как он проверяет поставщика до оплаты, и посмотрите, есть ли у него постоянный порядок действий, а не разовая реакция на проблему. Ниже — что именно смотреть и о чём спрашивать.
Что значит «отслеживать риски по поставщикам»
Речь о том, что бухгалтер смотрит на контрагента до сделки, а не после. Он выясняет, существует ли компания на самом деле, не находится ли она в процессе ликвидации, не числится ли её руководитель среди дисквалифицированных лиц. Отдельно он смотрит, платит ли поставщик налоги и сдаёт ли отчётность.
Смысл в том, что расходы и вычеты по сомнительному контрагенту налоговая может снять. Тогда организации доначислят налог, а ИП может потерять право на льготный режим. Хороший бухгалтер думает об этом заранее, а не объясняется с инспекцией постфактум.
Признаки, что бухгалтер действительно это делает
Первый признак — у бухгалтера есть привычка проверять нового поставщика до первой оплаты. Он запрашивает у вас реквизиты и название заранее, а не ставит счёт в оплату сразу.
Второй — он просит документы, которые подтверждают реальность сделки. Это договор с понятным предметом, счёт, накладная или акт, счёт-фактура, если она нужна. Он сверяет данные в них с реквизитами контрагента.
Третий — он задаёт неудобные вопросы. Зачем нужен этот поставщик, кто его нашёл, почему цена ниже рынка, есть ли у него сайт и офис. Такие вопросы — хороший знак, а не придирки.
Четвёртый — у него есть папка или таблица с результатами проверок. Туда попадают дата проверки, что нашли и какие документы запросили. Это позволяет вернуться к истории сделки, если вопросы возникнут позже.
Пятый — он сам предупреждает вас о сомнительных схемах. Например, когда поставщик предлагает оплату на счёт третьего лица или просит занизить сумму в документах.
Что владелец может проверить сам
Начните с простого: откройте выписку по расчётному счёту и посмотрите, кому уходят деньги. Если среди получателей есть компании, о которых вы ничего не знаете, спросите бухгалтера, что это за платежи.
Проверьте, совпадают ли названия и реквизиты в договорах, счетах и платёжных поручениях. Расхождения в одной букве или цифре — повод разобраться, а не мелочь.
Посмотрите, есть ли по крупным сделкам полный комплект документов. Договор, счёт, закрывающий документ и подтверждение оплаты должны лежать вместе. Если чего-то не хватает, спросите, чем это восполняется.
Спросите, как бухгалтер поступает, если поставщик просит предоплату. Есть ли у него правило проверять контрагента до перевода денег. Ответ «проверяю по мере необходимости» без описания порядка — повод уточнить.
Ещё один простой тест: попросите показать, что он знает о вашем самом крупном поставщике. Если ответ пустой, значит, проверка не ведётся системно.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Спросите прямо: «Как вы проверяете нового поставщика и что смотрите в первую очередь?» Ответ должен быть конкретным — какие источники, какие данные, что считается стоп-сигналом.
Дальше: «Что вы делаете, если поставщик выглядит сомнительно?» Хороший ответ — сообщает вам до оплаты и предлагает варианты: запросить документы, изменить условия, отказаться от сделки.
Спросите: «Какие документы вы требуете по каждой сделке и где они хранятся?» Это покажет, есть ли порядок или всё держится на памяти.
И последнее: «Что вы делаете, если документы от поставщика пришли с ошибками?» Проверьте, есть ли у него привычка возвращать документы на исправление, а не подшивать как есть.
Тревожные сигналы
Плохо, если бухгалтер ставит в оплату счёт от компании, которую сам не проверял и не задал ни одного вопроса. Ещё хуже — если он говорит, что проверка контрагентов «не его работа».
Настораживает, когда документы подшиваются с расхождениями в реквизитах и суммах. И когда на ваши вопросы о поставщике бухгалтер отвечает общими словами, не называя ни одного факта.
Отдельный сигнал — предложение «оптимизировать» налоги через поставщика без реальной деятельности. Если бухгалтер сам предлагает такие схемы, риски лягут на вас как на владельца.
Плохо и обратное: бухгалтер молчит о проблемах. Если он узнал о сомнительном контрагенте и не сообщил вам до оплаты, вы теряете возможность что-то изменить.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала поговорите и попросите описать порядок проверки контрагентов письменно. Так вы увидите, есть ли система или её нет.
Если порядка нет, предложите его завести: проверка до оплаты, комплект документов по сделке, хранение результатов проверки. Обсудите, кто в компании отвечает за выбор поставщика и кто за проверку.
Если бухгалтер сопротивляется или предлагает сомнительные схемы, стоит задуматься о смене. Перед этим соберите документы по текущим сделкам и проверьте, всё ли в порядке.
Когда сомнения касаются уже прошедших сделок, разберите их отдельно. Чем раньше вы увидите проблему, тем больше вариантов её закрыть.
Частые вопросы
Как понять, что бухгалтер проверяет поставщиков, если я не разбираюсь в учёте?
Попросите показать порядок проверки и результаты по одной-двум сделкам. Если он называет конкретные источники и показывает записи, проверка ведётся.
Обязан ли бухгалтер проверять контрагентов?
Это часть работы с рисками компании. Объём такой работы зависит от договора с бухгалтером, поэтому пропишите её отдельно или обсудите на словах.
Что делать, если поставщик уже оказался проблемным?
Соберите все документы по сделке и обсудите ситуацию с бухгалтером. Дальше решайте, как закрывать сделку и что говорить проверяющим.
Можно ли проверять поставщиков самому, без бухгалтера?
Да, базовую проверку можно делать самостоятельно. Но трактовать результаты и оценивать последствия для учёта лучше вместе с тем, кто ведёт ваши документы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.