Проверить погашение займов можно без знания проводок. Смотрите на три вещи: совпадает ли остаток долга с договором и графиком платежей, уменьшается ли задолженность после каждого платежа и не появляется ли один и тот же платёж в учёте дважды. Если эти три пункта сходятся, учёт займов, скорее всего, ведётся корректно.
Что значит «двойной счёт» при погашении займа
Двойной счёт — это когда один платёж по займу попадает в учёт дважды. Например, бухгалтер вносит оплату вручную и одновременно загружает банковскую выписку. В итоге долг уменьшается на сумму больше, чем вы реально заплатили.
Бывает и обратная ошибка: платёж провели как новый заём или как расход, а тело долга не тронули. Тогда задолженность висит в учёте, хотя вы её уже закрыли.
Опасность в том, что ошибка не видна в банке. Деньги ушли один раз, а в бухгалтерских данных долг может «размножиться» или, наоборот, зависнуть. Это искажает отчётность и расчёты с контрагентами.
Сверьте остаток долга с договором
Возьмите договор займа и график платежей. Попросите бухгалтера показать текущий остаток задолженности по каждому займу — отдельно по вашему ООО или ИП и отдельно по каждому кредитору.
Сравните: сумма из учёта должна совпадать с тем, что осталось по договору с учётом уже сделанных платежей. Если цифры расходятся, попросите объяснить причину расхождения.
Полезно запросить расшифровку: сколько было взято, сколько погашено, сколько осталось. Так вы увидите всю картину, а не одну итоговую цифру.
Проверьте, что каждый платёж отражён один раз
Возьмите банковскую выписку за период и список платежей по займам. Сопоставьте: каждой сумме из выписки должно соответствовать ровно одно отражение в учёте.
Обратите внимание на даты. Платёж, проведённый дважды, часто выдаёт себя парой одинаковых сумм рядом по дате. Иногда дубль появляется с разницей в день или два — например, при ручном вводе и последующей загрузке выписки.
Если платежей много, начните с крупных. Ошибки на больших суммах сильнее искажают отчётность, и их проще заметить.
Смотрите на движение долга, а не только на остаток
Остаток может случайно совпасть, даже если внутри учёта ошибка. Поэтому смотрите на движение: как менялась задолженность от платежа к платежу.
Попросите показать, как уменьшался долг после каждого погашения. Сумма долга должна снижаться на величину платежа, а не скачками и не дважды за один период.
Отдельно уточните, как учтены проценты, если они есть по договору. Погашение тела займа и уплата процентов — разные вещи, и путать их в учёте нельзя.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Как отражено погашение по каждому займу? Каким документом подтверждён каждый платёж? Есть ли сверка с кредитором и когда она проводилась?
Спросите, как ведётся учёт, чтобы платежи не задваивались: вручную, загрузкой из банка или и тем и другим. Если и тем и другим, уточните, как проверяют, что дубля не возникло.
Попросите показать сверку с кредитором. Это документ, где ваша задолженность сходится с данными второй стороны. Если сверки нет, её стоит запросить у контрагента.
Тревожные сигналы
Насторожитесь, если остаток долга в учёте не совпадает с договором, а объяснить расхождение никто не может. Плохой признак — одинаковые суммы, отражённые дважды в близкие даты.
Тревожно, если на вопрос о конкретном платеже бухгалтер отвечает общими словами и не показывает документ. Также стоит разобраться, если сверок с кредиторами нет вовсе.
Ещё один сигнал — долг в учёте не меняется, хотя вы исправно платите. Или, наоборот, закрывается быстрее, чем по графику, без досрочного погашения.
Что делать при ошибках
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: какой заём, какой платёж, какая сумма не сходится. Так разговор станет предметным, а не «что-то не так с учётом».
Попросите бухгалтера найти причину и исправить запись. Уточните, как исправление повлияет на уже сданную отчётность и нужно ли что-то уточнять.
Проведите сверку с кредитором, чтобы зафиксировать реальный остаток долга на бумаге. После исправления повторите проверку: остаток, движение долга и отсутствие дублей.
Если ошибки повторяются из периода в период, стоит задуматься о смене того, кто ведёт учёт. Регулярные расхождения по займам — признак того, что контроль за операциями слабый.
Частые вопросы
Как понять, что платёж по займу не задвоен?
Сопоставьте банковскую выписку со списком платежей в учёте. Каждой сумме из выписки должно соответствовать ровно одно отражение.
Что делать, если остаток долга в учёте больше реального?
Зафиксируйте расхождение и попросите бухгалтера найти причину. Затем проведите сверку с кредитором, чтобы подтвердить настоящий остаток.
Нужна ли сверка с кредитором, если я плачу по графику?
Да, сверка подтверждает, что обе стороны видят долг одинаково. Без неё расхождение можно заметить слишком поздно.
Как часто проверять учёт займов?
Достаточно сверять остаток и платежи после каждого погашения или в конце периода. Регулярная проверка помогает ловить ошибки сразу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.