Раздвоенный платёж — это когда одна и та же банковская операция попала в учёт дважды: например, как поступление от покупателя и как возврат, или как оплата поставщику и как списание по другому документу. Проверить это можно без знания проводок: сравните выписку банка с тем, что отражено в учёте, и посмотрите, сходятся ли итоги. Ниже — признаки качественного учёта и проверки, которые вы можете сделать сами.
Почему платежи раздваиваются
Чаще всего причина в том, что банковская выписка загружается в программу автоматически, а потом бухгалтер вносит те же операции вручную. Или выгрузка идёт из двух источников: из клиент-банка и из другого сервиса. Иногда платёж разносится на два документа, потому что сумму не удалось сопоставить с назначением платежа.
Ещё одна причина — возвраты и взаимозачёты. Деньги ушли и вернулись, а в учёте обе операции отразили как самостоятельные, хотя по сути это одна сделка. Бывает и так, что операцию исправили, но старую запись не удалили, а добавили новую.
Что владелец может проверить сам
Начните с банковской выписки за месяц. Сложите все поступления и все списания и сравните с итогами в учёте за тот же период. Если суммы расходятся, ищите причину — это первый сигнал.
Затем выберите несколько крупных платежей и проследите каждый по учёту. Платёж должен встречаться один раз: одно поступление — одна запись, одно списание — одна запись. Если видите одну и ту же сумму и дату в двух местах, это повод разобраться.
Посмотрите на список контрагентов. Один и тот же поставщик не должен появляться под разными названиями или с разными реквизитами. Дубли в справочнике контрагентов почти всегда тянут за собой двойные операции.
Проверьте, нет ли операций без документа-основания. Запись, к которой не привязан счёт, договор или назначение платежа, легко задваивается и так же легко теряется.
Вопросы бухгалтеру
Спросите, как банковская выписка попадает в учёт: загружается автоматически или вносится вручную. Уточните, есть ли сверка выписки с учётом и как часто она делается.
Попросите показать, как в учёте выглядит конкретный платёж, который вы выбрали сами. Бухгалтер должен за минуту найти его и объяснить, на какой документ он отнесён.
Спросите, что происходит при возврате денег и при взаимозачёте: какие записи делаются и не остаются ли лишние. И уточните, кто отвечает за чистку дублей в справочнике контрагентов.
Тревожные сигналы
Плохой знак — если на вопрос о конкретном платеже бухгалтер не может быстро дать ответ или просит время «посмотреть». Учёт, в котором легко запутаться самому бухгалтеру, запутает и вас.
Настораживает, когда итоги в учёте не сходятся с банком, а объяснение сводится к «так программа считает». Расхождение — это не особенность программы, а ошибка, которую нужно найти.
Ещё один сигнал — частые ручные корректировки. Если операции постоянно правят вручную, риск двойного отражения растёт. Также плохо, когда вам не показывают учёт, а только называют итоговую сумму.
Что делать при находках
Зафиксируйте платёж, который вызывает сомнение: дату, сумму, контрагента и назначение. Попросите бухгалтера показать все записи по этому платежу и объяснить каждую.
Если запись действительно лишняя, её нужно сторнировать или исправить, а не просто удалить. После исправления попросите заново сверить итоги с банковской выпиской за тот же период.
Если расхождения повторяются из месяца в месяц, обсудите порядок работы: кто и как загружает выписку, как часто делается сверка, кто отвечает за дубли. Письменная договорённость о таких проверках помогает быстрее находить ошибки.
Частые вопросы
Как быстро понять, есть ли раздвоенные платежи?
Сравните итоги поступлений и списаний в банковской выписке с итогами в учёте за один и тот же период. Если суммы не совпадают, начинайте искать конкретные операции.
Может ли раздвоенный платёж повлиять на налоги?
Да, если операция попала в доходы или расходы дважды, база для расчёта налога искажается. Поэтому расхождения важно находить и исправлять до сдачи отчётности.
Что делать, если бухгалтер не показывает учёт?
Попросите отчёт по конкретным платежам, которые вы выбрали сами. Если ответов нет, стоит задуматься о смене того, кто ведёт учёт.
Как часто нужно сверять банк с учётом?
Чем чаще, тем проще найти ошибку по горячим следам. Разумно делать сверку регулярно, а не только перед отчётностью.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.