Снятие наличных с расчётного счёта в кассу — операция, которую легко проверить самому. Вам достаточно сверить банковскую выписку с кассовыми документами и убедиться, что каждая сумма попала в учёт и подтверждена первичкой. Ниже — что именно посмотреть и какие вопросы задать бухгалтеру.
Начните с банковской выписки
Возьмите выписку по расчётному счёту за нужный период. Найдите все операции по снятию наличных — обычно они помечены как выдача наличных или снятие в кассу. Выпишите даты и суммы.
Теперь попросите кассовую книгу за тот же период. Каждое снятие должно быть отражено в ней отдельной записью с той же датой и той же суммой. Если записей меньше, чем операций в выписке, часть денег в учёте не отражена.
Отдельно проверьте, что снятие оформлено расходным кассовым ордером. Ордер — документ, которым подтверждается выдача денег из кассы. Без него непонятно, кому и на что ушли наличные.
Сверьте остаток кассы
У кассы всегда есть остаток на конец дня. Он складывается из того, что было в кассе раньше, плюс поступления, минус выдачи. Попросите бухгалтера показать этот расчёт за несколько дней подряд.
Сравните остаток в кассовой книге с тем, что физически лежит в кассе. Расхождение — сигнал. Оно может означать ошибку в записях, а может — что наличные потрачены без документов.
Проверьте, что остаток не уходит в минус. Отрицательный остаток означает, что из кассы выдали больше, чем в неё поступило. Такого быть не должно, и это повод разбираться.
Посмотрите, чем подтверждены траты
Деньги, снятые в кассу, обычно на что-то расходуются: зарплата, подотчёт, хозяйственные нужды, оплата поставщику наличными. Каждая трата должна быть подтверждена документом.
Спросите, какие документы есть по каждой крупной выдаче. Это может быть ведомость на выплату зарплаты, заявление подотчётного лица, товарный чек, квитанция. Если по выдаче нет ничего, кроме записи в кассовой книге, — это слабое место.
Обратите внимание на подотчётные суммы. Сотрудник, получивший деньги под отчёт, должен отчитаться за них. Попросите список тех, кто получил деньги и ещё не отчитался. Затянувшиеся долги по подотчёту — частая проблема.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Разговор полезнее, чем самостоятельный просмотр документов. Спрашивайте конкретно и требуйте конкретных ответов.
- Покажите, где в учёте отражено каждое снятие наличных за период.
- Какими документами подтверждена каждая выдача из кассы.
- Совпадает ли остаток в кассовой книге с фактическим наличием денег.
- Кто числится в подотчёте и когда эти суммы закроются.
- Как оформляются выдачи, если наличные нужны срочно.
Если на вопрос отвечают «всё нормально» без документов — просите показать. Учёт — это не слова, а записи и первичка.
Тревожные сигналы
Есть признаки, при которых стоит насторожиться. Часть снятий не отражена в кассовой книге. Остаток в книге не совпадает с фактическими деньгами. По выдаче нет подтверждающих документов. Подотчётные суммы висят долго и не закрываются.
Ещё один сигнал — когда бухгалтер не может быстро показать нужный документ. Хороший учёт устроен так, что любую операцию можно найти и подтвердить. Если каждый запрос превращается в долгие поиски, порядок в документах под вопросом.
Насторожить должно и то, что вам не дают прямого доступа к кассовым документам или отвечают уклончиво. Вы владелец, и это ваши деньги и ваша ответственность.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте список операций, по которым нет документов или есть расхождения. Так разговор станет предметным.
Попросите бухгалтера восстановить документы и внести недостающие записи. Обсудите, как выдавать наличные дальше, чтобы каждая сумма сразу получала подтверждение. Договоритесь о регулярной сверке — например, раз в месяц вы смотрите кассовую книгу и остаток.
Если расхождения серьёзные и повторяются, стоит получить второе мнение по учёту. Проверка документов со стороны помогает понять масштаб проблемы. Дальше решайте: наводить порядок с текущим бухгалтером или менять подход к учёту.
Частые вопросы
Как быстро проверить, что снятие наличных учтено?
Возьмите банковскую выписку и кассовую книгу за один период. Сверьте даты и суммы снятий. Каждая операция из выписки должна быть в книге.
Что делать, если остаток в кассе не совпадает с фактическими деньгами?
Зафиксируйте расхождение и попросите бухгалтера объяснить его документами. Без объяснения это повод для более глубокой проверки учёта.
Какие документы должны быть по каждой выдаче из кассы?
Расходный кассовый ордер и документ, подтверждающий основание выдачи: ведомость, заявление подотчётного лица, чек или квитанция.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
Попросите показать, где в учёте отражены снятия наличных и чем подтверждена каждая выдача. И спросите, кто числится в подотчёте.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.