Каждая операция с деньгами должна опираться на документ: договор, счёт, акт, чек, платёжку, накладную. Если бухгалтер не может показать бумагу или файл под конкретное поступление или списание, учёт держится на словах. Проверить это владелец может сам, без знания проводок.
Что считается подтверждением операции
Первичный документ фиксирует событие: товар пришёл, услуга оказана, деньги ушли или пришли. У каждой записи в учёте должен быть такой «след» — бумажный или электронный. Без него расход нельзя обосновать, а доход легко потерять из виду.
Смотрите не на количество папок, а на связку. К платежу привязан счёт и закрывающий документ. К поступлению от покупателя — отгрузка или акт. К выдаче подотчётных денег — заявление и потом отчёт с чеками. Если цепочка рвётся, операция висит в воздухе.
Отдельно проверьте электронный документооборот. Если контрагенты присылают документы в электронном виде, у бухгалтера должен быть к ним доступ и понятная система хранения. Файлы, разбросанные по почте и мессенджерам, — плохой признак.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с банковской выписки за месяц. Возьмите несколько крупных списаний и попросите показать документы по каждому. Вопрос простой: «Чем подтверждена вот эта оплата?» Ответ должен быть быстрым и конкретным.
Затем посмотрите на поступления. Каждая сумма от покупателя или заказчика должна объясняться: за что заплатили, по какому договору, закрыт ли период. Если бухгалтер отвечает «это аванс, разберёмся позже», уточните, когда и как он будет разобран.
Проверьте кассу и подотчёт. Деньги, выданные сотруднику, должны возвращаться отчётом с подтверждающими документами. Спросите, есть ли невозвращённые подотчётные суммы и что с ними делают.
Сверьте склад или объём услуг с документами. Если товар продан, но отгрузочных документов нет, или услуга оказана без акта, это разрыв. Попросите список операций, где документы пока не собраны.
Задайте вопрос про контрагентов без документов. Бывает, что оплата прошла, а закрывающий документ не получен. Спросите, ведётся ли список таких «долгов по бумагам» и кто их выбивает.
Что спросить у бухгалтера
Спрашивайте не про «качество учёта», а про конкретные вещи. Как хранятся документы и можно ли поднять любой из них за прошлый период. Кто отвечает за сбор закрывающих документов от поставщиков.
Попросите показать, как выглядит учёт одной сделки от начала до конца: договор, счёт, оплата, отгрузка, акт. Так вы увидите, работает ли система или документы добираются задним числом.
Уточните, как организована работа с электронными документами и что происходит, если контрагент присылает бумаги с опозданием. Есть ли порядок, по которому такие случаи фиксируются и закрываются.
Спросите, какие операции за последний период остались без подтверждения. Если ответ «таких нет» без проверки — попросите показать список. Хороший признак — бухгалтер сам знает слабые места и говорит о них прямо.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы ищут долго или не находят вовсе. Второй — расхождения между выпиской и учётом, которые объясняют общими словами. Третий — закрывающие документы собираются только к отчётной дате, а не по ходу работы.
Настораживает, когда бухгалтер просит подписать акты или накладные задним числом. Это значит, что операция прошла без документа, а теперь её пытаются оформить. Также плохо, если вы не можете получить простой отчёт о том, какие документы отсутствуют.
Ещё один признак — деньги двигаются, а в учёте тишина. Например, оплата прошла, но в записях её нет, или наоборот. Такие расхождения быстро превращаются в путаницу с налогами и отчётностью.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты: выписку, список операций без документов, примеры расхождений. С этим списком идите к бухгалтеру и просите план закрытия пробелов. Сроки и порядок лучше зафиксировать письменно.
Если документы не собираются системно, меняйте порядок работы. Назначьте ответственного за сбор первичных документов, введите регулярную сверку с банком и контрагентами. Владельцу стоит смотреть такую сверку самому, а не только по отчётам.
Когда расхождения касаются налогов или отчётности, не откладывайте. Ошибки в учёте лучше исправлять до того, как их найдут проверяющие. При серьёзных пробелах разумно привлечь другого бухгалтера для аудита текущего состояния.
Частые вопросы
Как быстро понять, что с документами проблема?
Попросите показать подтверждение по трём-четырём крупным операциям за последний месяц. Если ответы расплывчаты или документы ищут долго, стоит копать глубже.
Обязательно ли хранить бумажные документы?
Ориентируйтесь на то, как оформлены сделки с контрагентами. Если документы подписаны на бумаге, храните оригиналы; если электронно — обеспечьте доступ и сохранность файлов.
Что делать, если контрагент не прислал закрывающий документ?
Зафиксируйте такую операцию в отдельном списке и назначьте ответственного за её закрытие. Регулярно проверяйте, что список сокращается, а не растёт.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Сверяйте деньги по выписке с документами и задавайте конкретные вопросы по каждой операции. Логика простая: есть движение денег — должен быть документ.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.