Сверки с контрагентами только перед проверкой — это когда акты сверки и подтверждение долгов появляются в компании раз в год или после звонка из инспекции. В остальное время расхождения копятся, а вы узнаёте о них последним. Ниже — признаки такой ситуации, проверки, которые можно сделать самому, и вопросы бухгалтеру.
Как выглядит сверка «для галочки»
Признак первый — сверки нет в календаре. Никто не может сказать, в каком месяце и с кем она проводилась. Документы появляются стихийно: по просьбе контрагента, при смене поставщика, перед закрытием года.
Признак второй — сверяют только крупных. Мелкие поставщики и подрядчики годами висят с одинаковыми суммами. Именно там чаще всего и обнаруживаются старые долги, которые уже нереально взыскать или подтвердить.
Признак третий — сверка идёт по данным одной стороны. Бухгалтер распечатывает свою карточку расчётов и отправляет контрагенту. Ответ не ждут, расхождения не разбирают. В итоге у вас в учёте одна сумма, у партнёра другая, и обе стороны уверены в своей правоте.
Признак четвёртый — нет подтверждающих документов. Акт сверки подписан, но к нему не приложены ни счёт, ни накладная, ни платёжка по спорной операции. При проверке такой акт ничего не доказывает.
Признак пятый — сверка не связана с оплатой. Деньги уходят и приходят, а расчёты с контрагентом никто не сверяет. Ошибка в платёжке, оплата не тому получателю, двойная оплата — всё это всплывает через месяцы.
Что владелец может проверить сам
Начните с простого: попросите список контрагентов, с которыми есть незакрытые расчёты. В норме такой список существует и обновляется. Если его нет, это уже сигнал.
Возьмите двух-трёх контрагентов, с которыми работаете постоянно, и попросите акты сверки за последние периоды. Сравните даты подписания с датами операций. Если акт подписан задним числом или сразу за длинный период, значит, сверку делали разово.
Проверьте, есть ли в папках по контрагентам подтверждающие документы. Акт сверки без первичных документов по спорным позициям — просто бумага.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Если одна и та же сумма висит у одного контрагента несколько периодов подряд, с ней никто не работал. Это может быть и реальный долг, и ошибка в учёте.
Спросите, как поступают при расхождении. Правильный ответ: готовят свой вариант акта, прикладывают документы, отправляют контрагенту и разбирают разницу по каждой позиции. Неправильный: «там небольшая разница, мы её не трогаем».
Ещё одна проверка — платежи. Возьмите несколько оплат и проследите, как они отражены в расчётах с контрагентом. Оплата должна закрывать конкретный документ, а не висеть общей суммой.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите короткие ответы.
- С кем мы сверялись в этом году и где лежат акты?
- Как часто сверяемся с постоянными контрагентами?
- Что делаем, если контрагент не отвечает на акт сверки?
- Кто отвечает за сверку — бухгалтер, менеджер или вы?
- Как фиксируем расхождения и что с ними происходит дальше?
- Есть ли контрагенты, с которыми расчёты не сходятся, и почему?
Ответы покажут, есть ли процесс или всё держится на памяти одного человека. Если бухгалтер отвечает «сверяем, когда нужно», уточните, кто определяет эту необходимость.
Тревожные сигналы
Первый — сверки делают только под проверку или под сделку. Значит, в обычном режиме расхождения копятся.
Второй — нет актов с контрагентами, с которыми идёт постоянный оборот. Это касается и поставщиков, и покупателей.
Третий — расхождения не разбирают, а «подгоняют» свою сторону под чужую без документов. Так в учёте появляются суммы, которые нечем подтвердить.
Четвёртый — сверку делает только бухгалтер, а менеджеры и руководители не участвуют. Сверка касается не только цифр, но и реальных договорённостей: отгрузок, возвратов, зачётов.
Пятый — вы не можете быстро получить акт сверки по любому контрагенту. Если подготовка занимает много времени и требует поиска документов по всей компании, процесс не выстроен.
Шестой — старые долги не двигаются. Ни взыскания, ни списания, ни переговоров. Просто висят.
Что делать при таких признаках
Сначала зафиксируйте порядок. Определите, с кем сверяетесь регулярно, кто готовит акт, кто отправляет и кто разбирает расхождения. Достаточно короткого регламента на одну страницу.
Затем проведите разовую сверку по всем контрагентам с незакрытыми расчётами. Не только по крупным. По каждому расхождению нужен документ: счёт, накладная, платёжка, договор.
Дальше разделите долги. Что подтверждается документами и контрагентом — оставляем в работе. Что не подтверждается — разбираем и корректируем учёт. Что взыскать нереально — решаем, что с этим делать дальше.
Назначьте ответственного за сверки и точку контроля. Например, вы получаете короткий отчёт о том, с кем сверка не сошлась и почему. Так вы видите проблему сразу, а не перед проверкой.
И последнее: сверка — это не только бухгалтерия. Если менеджер обещал скидку, а в учёте её нет, расхождение не решится в бухгалтерской программе. Подключайте тех, кто ведёт договор.
Частые вопросы
Как часто нужно сверяться с контрагентами?
Единого правила нет. Ориентируйтесь на объём операций: чем чаще расчёты, тем чаще сверка. С постоянными партнёрами разумно сверяться регулярно, а не раз в год.
Что делать, если контрагент не присылает акт сверки?
Отправьте свой акт с подтверждающими документами и зафиксируйте отправку. Если ответа нет, продолжайте работать по своим данным, но храните доказательства отправки.
Можно ли считать сверку выполненной, если акт подписан только с нашей стороны?
Нет. Такой акт подтверждает вашу позицию, но не согласие партнёра. Расхождения нужно разбирать по документам.
Кто должен отвечать за сверки в компании?
Обычно бухгалтерия готовит акты, а менеджеры и руководитель отвечают за договорённости с контрагентом. Важно, чтобы ответственный был назначен, а не определялся каждый раз заново.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.