Расхождения в расчётах — обычное дело, и виноват в них не всегда контрагент. Чаще причина в том, как обе стороны отражают операции: разные даты, разные документы, неразнесённые платежи. Проверить качество учёта можно и без знания проводок — по нескольким понятным признакам.
Откуда берётся расхождение
Сальдо — это разница между тем, что вы должны контрагенту, и тем, что он должен вам. В вашей программе оно складывается из проведённых документов, в акте контрагента — из его собственных записей. Если набор документов разный, разной будет и цифра.
Самая частая причина — время. Вы провели реализацию или поступление одной датой, контрагент — другой. Внутри месяца это даёт расхождение, которое исчезает в следующем периоде. Если разница не исчезает, дело уже не в датах.
Вторая причина — неразнесённые платежи. Деньги пришли или ушли, но в программе не привязаны к конкретному договору или счёту. В итоге по одному договору висит долг, по другому — переплата, а общая картина не сходится.
Третья причина — документы, которых нет у одной из сторон. Акт выполненных работ, корректировка, возврат, зачёт взаимных требований. Пока документ не проведён у обоих, сальдо будет разным.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Качественный учёт узнаётся не по толщине папок, а по тому, что цифры сходятся и объясняются. Вот что видно владельцу без специальных знаний.
Отчёты формируются быстро и без ручных правок. Вы просите остатки по счёту, задолженность по контрагентам, отчёт о прибыли — и получаете их в тот же день. Если каждый раз нужна «подготовка» и «уточнение», значит, данные в программе неполные.
Акты сверки сходятся с контрагентами. Не со всеми сразу, но по ключевым партнёрам — регулярно. Подписанный обеими сторонами акт сверки означает, что документы совпадают.
Первичные документы совпадают с тем, что в программе. Накладные, акты, счета-фактуры есть в наличии и проведены. Нет документов «в работе» месяцами.
Зарплата, налоги и взносы считаются по одним и тем же данным. Суммы в расчётных ведомостях совпадают с тем, что уходит в отчётности. Если бухгалтер считает зарплату в одном файле, а отчётность готовит из другого, ошибки почти неизбежны.
Учёт не зависит от одного человека. Есть описание, как ведутся операции, где хранятся документы, что делать при отсутствии бухгалтера. Это не бюрократия, а страховка.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно знать план счетов, чтобы задать несколько вопросов и посмотреть на результат.
Запросите акт сверки с двумя-тремя крупными контрагентами и отправьте им. Если расхождения есть, попросите бухгалтера объяснить каждое — не «разберёмся», а конкретно: какой документ, какая дата, чья ошибка.
Сверьте банковскую выписку с тем, что отражено в программе. Все поступления и списания должны быть разнесены. Если по выписке есть операции без назначения в учёте — это сигнал.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Нет ли там сумм, которые висят годами. «Мёртвая» задолженность часто означает, что документы не закрыты или платежи не привязаны.
Проверьте, совпадают ли суммы в отчётности с тем, что вы видите в программе. Отчётность и учёт должны строиться на одних данных.
Спросите, как хранятся документы и что будет, если бухгалтер заболеет или уйдёт. Ответ «я всё помню» — плохой ответ.
Что спросить у бухгалтера
Разговор лучше вести не про проводки, а про результат. Хорошие вопросы звучат так.
Как вы сверяете расчёты с контрагентами и как часто? Кто отвечает за расхождения — вы или контрагент?
Как вы проверяете, что все банковские операции разнесены? Что происходит с платежом, который не удалось привязать к документу?
Как строится отчётность — из программы или из отдельных файлов? Совпадают ли данные?
Что вы делаете, когда находите ошибку в прошлых периодах? Исправляете текущей датой или пересдаёте отчётность?
Есть ли у вас замена и передаёте ли вы дела по описи?
Ответы покажут больше, чем любые уверения. Если на простые вопросы нет простых ответов, стоит насторожиться.
Тревожные сигналы
Есть ситуации, в которых лучше не ждать и разобраться сразу.
Расхождения с контрагентами не объясняются и тянутся из периода в период. Бухгалтер отвечает общими словами, конкретных документов не называет.
Отчёты появляются только после напоминаний, а суммы в них меняются задним числом без объяснений.
Банковские операции разнесены не все, а «висящие» платежи копятся.
Документы хранятся в личной почте или на личном компьютере бухгалтера, доступа к ним у вас нет.
Зарплата и налоги считаются в разных файлах, а сверка между ними не делается.
Никто, кроме одного человека, не может открыть программу и объяснить, что в ней происходит.
Что делать при расхождениях
Начните с акта сверки по конкретному контрагенту. Попросите бухгалтера разобрать каждую расходящуюся сумму: документ, дата, причина. Зафиксируйте итог — что исправляется и в какой срок.
Если расхождение вызвано вашим учётом, документы нужно привести в порядок: провести недостающие, привязать платежи, оформить корректировки. Если ошибка у контрагента — направьте ему акт сверки со своей позицией и документами.
Когда расхождения системные, а объяснений нет, стоит проверить учёт целиком. Это можно сделать своими силами по признакам выше или привлечь стороннего бухгалтера для разбора. Главное — не оставлять цифры без объяснения: расхождения имеют свойство накапливаться.
Частые вопросы
Почему сальдо расходится, если мы оба провели документ?
Скорее всего, документы проведены разными датами или один из них не привязан к договору. Сверьте даты и назначение платежей в акте сверки.
Контрагент присылает акт сверки с другой суммой — кто прав?
Прав тот, у кого есть подтверждающие документы. Попросите контрагента указать, какими документами он обосновывает свою сумму, и сравните со своими.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Смотрите, сходятся ли акты сверки, все ли банковские операции разнесены и совпадают ли суммы в отчётности с программой.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить расхождение?
Попросите разобрать конкретную сумму по документам. Если объяснения нет, проверьте учёт целиком — своими силами или с привлечением стороннего бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.