Займы сотрудникам должны быть видны в учёте по каждому человеку: сколько выдано, сколько возвращено, что осталось. Проверить это можно самому — по договорам, графикам платежей и учётным регистрам. Если вы не можете за несколько минут найти ответ на вопрос «кто сколько должен компании», учёт займов ведётся плохо.
Начните с документов, а не с отчётов
Сначала соберите первичку. По каждому займу должен быть договор с суммой, сроком и порядком возврата. Если договор устный или его нет, учёт уже некачественный: бухгалтеру нечего отражать.
Проверьте, есть ли график платежей. Это может быть приложение к договору или отдельная таблица. В графике видно, в какие даты и какие суммы сотрудник должен вернуть. Без графика вы не сможете понять, есть ли просрочка.
Сверьте подписи и даты. Договор должен быть подписан до выдачи денег, а расходный документ — подтверждать, что деньги действительно ушли сотруднику. Если даты не совпадают или подписи нет, это повод задать вопросы.
Проверьте, что учёт ведётся по каждому сотруднику
Попросите бухгалтера показать список займов с разбивкой по людям. В нём должны быть: сотрудник, сумма займа, дата выдачи, срок возврата, возвращённая часть и остаток. Если вместо этого вы видите одну общую сумму «займы сотрудникам», это плохой признак.
Спросите, как учитываются проценты, если заём процентный. По беспроцентным займам тоже есть свои правила отражения. Бухгалтер должен объяснить вам логику простыми словами, без ссылок на сложные нормы.
Уточните, как разделены краткосрочные и долгосрочные займы. Это влияет на отчётность. Если бухгалтер не может сказать, к какой категории относится конкретный заём, значит, он не разбирался в договоре.
Сверьте возвраты с графиком
Возьмите график платежей и выписку по счёту или кассе. Отметьте, какие возвраты прошли в срок, какие с опозданием, каких нет совсем. Это самая быстрая проверка качества учёта.
Если сотрудник вернул деньги, а в учёте это не отражено, остаток завышен. Если возврат отражён, а денег на счёте нет, это ещё хуже. Оба случая означают, что учёт расходится с реальностью.
Отдельно посмотрите на погашение через удержание из зарплаты. Такое возможно, если сотрудник написал заявление. Проверьте, что удержанные суммы совпадают с тем, что отражено в учёте займа. Расхождение — сигнал, что зарплата и займы ведутся в разных «мирах».
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и следите, отвечает ли бухгалтер конкретно. Хороший признак — он открывает регистры и показывает цифры, а не говорит общими фразами.
Спросите: «Покажите остаток долга по каждому сотруднику на сегодня». Затем: «Какие займы просрочены и что вы сделали, чтобы их вернуть». И ещё: «Какие документы вы подготовили по просроченным займам».
Попросите объяснить, как в учёте отражён заём, по которому сотрудник платит частями. Если ответ сводится к «там всё правильно», просите показать. Владелец имеет право видеть, как учтены его деньги.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — нет списка займов по сотрудникам. Второй — суммы в учёте не совпадают с договорами. Третий — просрочки есть, но бухгалтер о них не говорил.
Четвёртый сигнал — возвраты не отражаются вовремя. Пятый — нет документов на удержание из зарплаты. Шестой — бухгалтер избегает показывать регистры и отвечает общими словами.
Если вы видите хотя бы два сигнала, не откладывайте разбор. Чем дольше заём числится неверно, тем сложнее восстановить картину. Ошибки в займах искажают отчётность и могут привести к спорам с сотрудниками.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождения письменно. Составьте таблицу: сотрудник, сумма по договору, сумма в учёте, возвращено по факту, остаток. Это станет основой для разговора с бухгалтером.
Попросите бухгалтера дать план исправления: какие документы нужно восстановить, какие записи исправить, в какие сроки. План лучше получить в письменном виде.
Если бухгалтер не может объяснить цифры или избегает проверки, задумайтесь о смене подрядчика. Учёт займов — базовая часть работы, и она должна быть прозрачной. Владельцу не нужно знать все проводки, но он должен видеть остатки и движение по каждому займу.
Частые вопросы
Как быстро понять, что займы учтены плохо?
Попросите список займов по сотрудникам с остатками. Если такого списка нет или цифры не сходятся с договорами, учёт плохой.
Обязательно ли нужен график платежей?
Да, без него вы не увидите просрочку. График может быть приложением к договору или отдельной таблицей.
Что делать, если сотрудник не возвращает заём по графику?
Зафиксируйте просрочку документально и обсудите с бухгалтером дальнейшие шаги. Учёт должен показывать реальный остаток долга.
Может ли бухгалтер вести займы «одной суммой»?
Это допустимо только как сводка, но не вместо разбивки по людям. Вам нужны остатки по каждому сотруднику, иначе проверка невозможна.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.