Качественный учёт денег — это когда вы в любой момент открываете отчёт и видите реальные остатки по кассе и счетам, совпадающие с жизнью. Проверить это можно самому, без знания проводок. Достаточно нескольких простых действий и вопросов бухгалтеру.
Остатки должны сходиться с реальностью
Начните с самого простого. Возьмите выписку по расчётному счёту из банка и сравните её с тем, что показывает ваша учётная система или отчёт бухгалтера на ту же дату. Суммы должны совпадать до копейки. Если есть расхождения, спросите, откуда они и когда исчезнут.
То же самое сделайте по кассе. Если наличные есть, их количество должно совпадать с учётными данными. Расхождение — сигнал, что деньги где-то не отражены или отражены не вовремя.
Проверьте, как быстро в учёте появляются операции. Если вы платите с карты или получаете оплату, а в отчёте этих движений нет несколько дней, остатки в системе уже не реальные. Хороший признак — операции попадают в учёт в тот же день или на следующий.
Отчёт должен быть понятен без бухгалтера
Попросите показать вам отчёт о движении денег за последний месяц. Вы должны увидеть три вещи: сколько денег было на начало, сколько пришло, сколько ушло и сколько осталось на конец. Если вместо этого вам присылают таблицу с непонятными колонками, попросите объяснить её простыми словами.
Хороший учёт отвечает на вопрос «сколько у меня денег прямо сейчас» за пару минут. Если для ответа бухгалтеру нужно что-то пересчитывать или уточнять у банка, значит, учёт не оперативный.
Обратите внимание, разделены ли в отчёте деньги по местам: счёт в банке, касса, счета у разных банков. Если всё свалено в одну сумму, вы не увидите, где именно деньги и хватит ли их на конкретный платёж.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Когда вы последний раз сверяли остатки с банком и кассой? Есть ли документ, подтверждающий сверку? Как часто это делается?
Спросите, что происходит, если операция в банке прошла, а документов от контрагента нет. Как она попадёт в учёт и когда? Ответ покажет, есть ли у бухгалтера порядок действий или всё делается вручную по памяти.
Уточните, кто ещё имеет доступ к деньгам и документам и как это фиксируется. Если платежи проходят без вашего подтверждения или без понятного следа в учёте, это риск.
Спросите, как вы узнаете о проблеме: например, если денег на счёте не хватает на платёж или если остаток в учёте разошёлся с банком. Хорошо, когда есть понятный порядок: кто сообщает, когда и в каком виде.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете быстро получить остатки. Второй — суммы в отчёте не совпадают с банком или кассой, и объяснения расплывчаты. Третий — операции появляются в учёте с большой задержкой.
Насторожить должно, если отчёты приходят нерегулярно или только по вашему напоминанию. Если бухгалтер отвечает на простые вопросы о деньгах долго и путано, это тоже признак, что данные не под рукой.
Отдельный сигнал — когда вы просите показать конкретную операцию, а вам не могут сказать, откуда взялась сумма или какой документ её подтверждает. Каждая цифра в учёте должна иметь основание: выписку, чек, счёт, акт.
Что делать, если что-то не сходится
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: дата, что показывает учёт, что показывает банк или касса. Попросите бухгалтера объяснить причину и назвать срок устранения. Письменный запрос дисциплинирует и оставляет след.
Проведите сверку вместе. Это не проверка ради недоверия, а способ навести порядок. После сверки попросите короткий документ: какие остатки подтверждены и на какую дату.
Если расхождения повторяются, а объяснения не меняются, стоит пересмотреть, как организован учёт денег. Иногда достаточно договориться о регулярной сверке и понятном отчёте. Иногда — сменить подход к ведению учёта.
Частые вопросы
Как часто владельцу смотреть остатки?
Достаточно регулярно, чтобы не терять картину: например, раз в неделю и перед крупными платежами. Главное — чтобы вы могли получить точные остатки в любой момент, а не только в отчётную дату.
Что делать, если остаток в учёте больше, чем в банке?
Зафиксируйте расхождение и попросите объяснить его причину. До выяснения не опирайтесь на учётный остаток при планировании платежей.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните остатки с банком и кассой, посмотрите, понятен ли отчёт, и задайте бухгалтеру прямые вопросы о сверках и сроках отражения операций.
Какой отчёт просить у бухгалтера?
Простой отчёт о движении денег: остаток на начало, приход, расход, остаток на конец, с разделением по счетам и кассе. Такой отчёт вы сможете прочитать сами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.