Сверка с покупателями считается сделанной, только если по каждому контрагенту есть подтверждённый документ: акт сверки с подписью и печатью второй стороны либо письменное подтверждение долга в переписке. Если таких подтверждений нет, а в отчётах стоят ровные суммы, речь идёт о видимости работы. Проверить это владелец может сам, без доступа к учётной программе.
Что должно быть на выходе у сверки
Результат сверки — не таблица в учётной программе, а документ, который видел покупатель. По каждой сделке должны сойтись три вещи: отгрузка, оплата и признание долга другой стороной. Если бухгалтер показывает только внутренний отчёт, сверка не завершена.
Спросите, какие акты сверки вернулись подписанными за последний период. Попросите показать хотя бы несколько. Если в ответ звучит «все согласны», «расхождений нет», но бумаг нет, это первый сигнал.
Отдельно уточните, что делают с покупателями, которые не отвечают. Реальная работа предполагает список таких контрагентов и понятный план: повторный запрос, звонок, фиксация долга иначе. Имитация — это когда таких покупателей просто нет в отчёте.
Проверки, которые владелец делает сам
Начните с выборочной проверки. Возьмите несколько покупателей, с которыми вы сами общаетесь, и спросите у них напрямую: приходил ли акт сверки, совпали ли суммы, подписывали ли они его. Ответы покупателей покажут реальную картину быстрее любых отчётов.
Сравните цифры. Возьмите сумму долга покупателей из последнего отчёта бухгалтера и сопоставьте с тем, что вы знаете об отгрузках и поступлениях по этим контрагентам. Резкие расхождения или подозрительно ровные суммы по всем покупателям сразу — повод разбираться.
Посмотрите на даты. Если все акты сверки датированы одним днём или последним днём периода, это похоже на массовую подготовку документов, а не на живую работу с каждым покупателем. Реальная сверка растянута во времени: кто-то отвечает быстро, кто-то позже.
Проверьте, есть ли переписка. По спорным долгам должны быть письма, претензии, ответы покупателей. Если по крупному долгу нет ни одного письменного обращения к покупателю, сверка по нему не велась.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы так, чтобы ответ нельзя было свести к общим словам. Например: покажите акт сверки по конкретному покупателю и ответ этого покупателя. Или: какие покупатели не подтвердили долг и что вы по ним сделали.
Спросите, как фиксируется отказ покупателя подписывать акт. Что происходит дальше: готовится ли другой документ, направляется ли претензия, ставится ли в известность руководитель. Если ответа нет, процесс не выстроен.
Уточните, кто отвечает за сверку: бухгалтер, менеджер по продажам или вы сами. Когда ответственные не определены, сверка обычно не делается вовсе, а в отчётах появляются формальные строки.
Попросите показать, как выглядит рабочий список сверок: кто подтвердил, кто нет, что дальше. Если такого списка нет и всё держится в голове одного человека, вы не сможете контролировать процесс.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — нет ни одного подписанного акта, только внутренние таблицы. Второй — покупатели говорят, что к ним не обращались. Третий — суммы долга в отчётах не меняются, хотя вы точно знаете про оплаты или новые отгрузки.
Опасны и общие фразы вместо документов: «сверка идёт», «всё под контролем», «расхождений нет». За ними обычно нет ни одного подтверждения от покупателя. Также настораживает, когда бухгалтер избегает показывать первичные документы и переписку.
Отдельно проверьте долги, по которым приближается истечение срока. Если по ним нет ни акта, ни письменного подтверждения от покупателя, взыскать долг через суд будет сложно. Это уже не про порядок в учёте, а про реальные деньги компании.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте требование письменно: сверка с покупателями должна подтверждаться документами от второй стороны, а не внутренним отчётом. Так у вас появится точка, от которой можно спрашивать результат.
Затем введите регулярный контроль. Раз в месяц смотрите список сверок: кто подтвердил, кто нет, какие действия запланированы по молчащим покупателям. Достаточно одной страницы, но она должна обновляться.
По крупным и спорным долгам подключайтесь лично. Позвоните покупателю, уточните, получал ли он акт, совпадают ли суммы. Иногда проблема не в бухгалтере, а в том, что документы не доходят до адресата.
Если картина не меняется и подтверждений по-прежнему нет, стоит передать учёт другому исполнителю или провести разбор документов за прошлые периоды. Чем раньше вы увидите реальное состояние долгов, тем больше вариантов их взыскать.
Частые вопросы
Достаточно ли внутреннего отчёта о сверке?
Нет. Отчёт показывает, что считал бухгалтер, но не подтверждает долг. Нужен документ или письменный ответ от покупателя.
Как быстро понять, что сверка не ведётся?
Спросите у двух-трёх своих покупателей, приходил ли им акт сверки. Если нет, работа, скорее всего, не ведётся.
Что делать, если покупатель не подписывает акт?
Нужно зафиксировать долг иначе: письменным подтверждением, перепиской, претензией. Молчание покупателя не отменяет долг, но требует действий.
Кто должен отвечать за сверку в компании?
Это решает руководитель. Главное, чтобы ответственный был назначен, а результат подтверждался документами, а не словами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.