Сверка с банком — это сравнение того, что записано в вашем учёте, с тем, что фактически прошло по расчётному счёту. Если суммы и даты совпадают, деньги в учёте «живые» и на них можно опираться при решениях. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках.
Зачем владельцу самому смотреть на деньги
Отчёт о прибыли может выглядеть прилично, а на счёте при этом не хватает денег на налоги и зарплату. Причина обычно в том, что учёт денег ведётся отдельно от банка: что-то записали не туда, что-то забыли, что-то провели дважды. Сверка показывает расхождения раньше, чем они превратятся в проблему.
Вам не нужно знать план счетов. Достаточно уметь открыть банковскую выписку и сравнить её с тем, что вам показывает бухгалтер. Это две минуты в день или полчаса в конце месяца.
Что сверить самому: три простые проверки
Проверка первая — остаток. Возьмите остаток на конец дня из банковского приложения и остаток денег по данным учёта на ту же дату. Они должны совпадать. Если банк показывает одну сумму, а учёт другую, спросите бухгалтера, откуда разница.
Проверка вторая — крупные поступления и списания. Выберите несколько операций за месяц: оплату от покупателя, платёж поставщику, выдачу зарплаты. Найдите каждую в учёте. Сумма, дата и назначение платежа должны быть те же, что в выписке.
Проверка третья — полнота. Пролистайте выписку за месяц и убедитесь, что в учёте есть каждая операция, а не только самые заметные. Пропущенный платёж — самая частая причина, по которой учёт расходится с банком.
Если все три проверки сходятся, деньги учтены верно. Если нет — есть что обсудить.
Какие документы запросить у бухгалтера
Попросите отчёт по движению денег за месяц: поступление, списание, остаток на начало и конец. Такой отчёт должен сходиться с банковской выпиской построчно.
Попросите список операций, которые в учёте есть, а в банке нет, и наоборот. Это нормальная рабочая таблица, а не признак ошибки: например, деньги списаны, а документ от поставщика ещё не пришёл.
Спросите, как в учёте отражаются наличные: выдача из банка в кассу, возврат, подотчётные суммы. Деньги, которые ушли из банка, но не дошли до кассы в учёте, — типичное место расхождений.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и по делу. Ответы покажут, ведётся ли работа с банком регулярно или от случая к случаю.
- Как часто вы сверяете учёт с банковской выпиской и когда сверяли в последний раз?
- Какие расхождения есть сейчас и что нужно сделать, чтобы их закрыть?
- Кто отвечает за то, чтобы каждая операция по счёту попала в учёт?
- Что вы делаете, если платёж прошёл, а документов по нему нет?
- Как я узнаю о расхождении — вы сообщите сами или мне спрашивать?
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и показывает цифры. Плохой — общие слова вроде «всё под контролем» без отчёта.
Тревожные сигналы
Насторожитесь, если остаток в учёте не совпадает с банком, а внятного объяснения нет. Разница может копиться месяцами и однажды выяснится, что денег на налоги не хватает.
Плохо, если операции в учёте появляются с большой задержкой: вы видите платёж в банке, а в учёте его нет неделями. Так теряется связь между реальными деньгами и отчётностью.
Тревожно, если на ваши вопросы о сверке отвечают отказом показать отчёт или переводят разговор на другую тему. Учёт денег — не закрытая тема для владельца.
Ещё один сигнал — исправления задним числом без объяснений. Иногда они нужны, но вы вправе знать, что именно исправили и почему.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте расхождение на бумаге: дата, сумма по банку, сумма по учёту, разница. Так разговор станет предметным.
Попросите бухгалтера найти причину и закрыть разницу, а не просто подогнать остаток. Подгонка скрывает проблему, и в следующем месяце она вернётся.
Договоритесь о регулярной сверке: раз в месяц, с отчётом вам на почту. Регулярность важнее сложных процедур.
Если расхождения повторяются, а объяснений нет, стоит показать учёт другому бухгалтеру. Это не конфликт, а способ понять, всё ли в порядке.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять учёт с банком?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц, и сразу после крупных платежей. Главное, чтобы это было не разово, а постоянно.
Что делать, если остаток в учёте не совпадает с банком?
Зафиксируйте разницу и попросите бухгалтера найти её причину. Не соглашайтесь на простое исправление остатка без объяснения.
Могу ли я сам смотреть банковскую выписку и учёт?
Да, это ваши деньги и ваши документы. Вам не нужно разбираться в проводках, достаточно сравнить суммы и даты.
О чём говорит задержка операций в учёте?
О том, что связь с банком не поддерживается регулярно. Чем дольше задержка, тем сложнее найти причину расхождения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.