Наличная выручка должна попадать в учёт в тот же день, когда деньги пришли в кассу. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: сравните кассовые документы, записи в учёте и фактические остатки. Ниже — что именно сверить и какие сигналы должны насторожить.
Сверьте даты в кассовых документах и в учёте
Возьмите кассовые документы за несколько дней и откройте записи в учёте за те же даты. Дата поступления денег в кассу и дата отражения выручки в учёте должны совпадать. Если по одному дню деньги есть, а в учёте они появляются позже, это первый признак, что выручку «сдвигают».
Проверьте не только итоговые суммы за день, но и то, как они разложены. Общая сумма по кассе должна сходиться с общей суммой выручки в учёте за этот день. Расхождение даже на небольшую величину — повод задать вопрос.
Отдельно посмотрите дни, когда выручка была необычно большой или, наоборот, маленькой. Именно на таких днях чаще всего появляются переносы и округления.
Сравните учёт с фактическими деньгами
Учёт должен совпадать с тем, что реально лежит в кассе и на счёте. Пересчитайте наличные за выбранный день и сравните с остатком, который показывает учёт. Если фактические деньги и учёт расходятся, выясните причину до того, как расхождение накопится.
Попросите показать, как в учёте отражается внесение выручки и как — её изъятие. Каждая операция с наличными должна оставлять след в учёте в тот же день. Если операции «висят» без отражения, это тревожный сигнал.
Проверьте, совпадают ли суммы, которые вы видите в кассовых документах, с тем, что попадает в банк. Разница между кассой и поступлениями на счёт должна объясняться, а не просто существовать.
Посмотрите, как закрывается день
Качественный учёт означает, что каждый рабочий день закрыт. Спросите бухгалтера, что происходит с выручкой в конце дня: куда она попадает и когда отражается. Ответ должен быть конкретным и одинаковым для любого дня.
Обратите внимание на «хвосты»: дни, за которые учёт не закрыт или закрыт частично. Если такие дни есть, выручка может попадать в учёт с опозданием. Попросите список дней, где остались незакрытые операции.
Проверьте, что происходит в дни, когда кассир отсутствует или работает другой сотрудник. Порядок учёта не должен зависеть от того, кто именно принимал деньги.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и попросите короткие ответы. В какой день выручка попадает в учёт — в день поступления или позже? Что происходит, если кассовый документ оформлен поздно? Как вы узнаёте о расхождениях между кассой и учётом?
Спросите, кто отвечает за сверку кассы и учёта и как часто она делается. Попросите показать последнюю сверку. Если сверок нет или их не показывают, это повод разобраться.
Уточните, какие документы подтверждают поступление наличных и где они хранятся. Вы должны иметь возможность посмотреть их в любой момент, а не только по запросу.
Тревожные сигналы
Насторожить должны несколько вещей сразу. Выручка в учёте регулярно появляется позже, чем деньги в кассе. Итоги за день не сходятся, а объяснения каждый раз разные. Сверки кассы и учёта не проводятся или их результаты не показывают.
Плохой признак — когда на простые вопросы о датах и суммах отвечают общими словами. Ещё один сигнал — исправления задним числом без объяснения причины. Если после ваших вопросов цифры начинают меняться, стоит проверить более внимательно.
Опасна и обратная ситуация: учёт выглядит идеально, но фактические деньги в кассе с ним не совпадают. Ровные цифры при реальных расхождениях — повод для серьёзной проверки.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: даты, суммы, конкретные дни. Соберите кассовые документы и выписки за эти дни. С такими материалами разговор с бухгалтером будет предметным.
Попросите письменно объяснить причину расхождений и порядок их устранения. Если объяснения не устраивают, проведите сверку за более длинный период. Чем раньше вы найдёте проблему, тем меньше придётся разбирать.
Если расхождения повторяются, стоит пересмотреть порядок учёта наличных и то, кто его контролирует. В запущенных случаях помогает независимая проверка учёта. Главное — не откладывать: накопленные расхождения разбирать намного сложнее.
Частые вопросы
Как быстро понять, что выручка не попадает в учёт в день поступления?
Сравните даты в кассовых документах и в учёте за несколько дней. Если даты не совпадают, выручка отражается с опозданием.
Нужно ли мне разбираться в проводках, чтобы это проверить?
Нет. Достаточно сверять даты, суммы и фактические остатки в кассе. Это доступно владельцу без бухгалтерской подготовки.
Что делать, если расхождения нашлись?
Зафиксируйте конкретные дни и суммы, соберите документы и попросите письменное объяснение. Если расхождения повторяются, проведите сверку за более длинный период.
Может ли учёт быть верным, если деньги в кассе не сходятся?
Нет. Учёт должен совпадать с фактическими деньгами. Расхождение между кассой и учётом нужно выяснять, а не оставлять без внимания.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.