Выдача денег под отчёт считается оформленной правильно, когда на каждую сумму есть заявление сотрудника с указанием назначения и срока, расходный документ и подтверждение того, что деньги потрачены по делу. Если вы как руководитель не видите этих бумаг или видите только переписку в мессенджере, учёт подотчётных сумм держится на словах. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что должно быть на каждую выданную сумму
Начните с простого: попросите показать комплект документов по одной любой выдаче за последний месяц. В норме там три части. Первая — письменное заявление сотрудника на выдачу с назначением платежа и сроком, на который деньги выдаются. Вторая — документ на выдачу денег из кассы или с расчётного счёта. Третья — отчёт сотрудника о том, что он купил или оплатил, с приложенными подтверждающими документами.
Если хотя бы одной части нет, сумма фактически ничем не подтверждена. Деньги ушли, а куда — понятно только со слов. Это первое, что стоит проверить.
Как выглядит качественный учёт подотчётных сумм
Качественный учёт узнаётся по повторяемости, а не по красоте папки. Заявления оформляются до выдачи денег, а не задним числом, когда бухгалтер напомнил. Назначение в заявлении конкретное: не «хозяйственные расходы», а что именно и для чего закупается. Срок, на который выданы деньги, указан, и по нему видно, когда сотрудник должен отчитаться.
Отчёты по выданным суммам сдаются в срок, а не копятся месяцами. Остатки подотчётных сумм не висят за сотрудниками, которые давно уволились или перешли в другой отдел. Если сотрудник не отчитался, бухгалтер сообщает вам об этом, а не молчит до проверки.
Ещё один признак — единый порядок для всех. Директор, учредитель и рядовой менеджер оформляют подотчёт одинаково. Когда из правила есть исключения «для своих», учёт разваливается именно там.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужны специальные знания, чтобы сделать несколько проверок.
Выборочно сверьте выдачи. Возьмите выписку по расчётному счёту и кассе за месяц и найдите все переводы сотрудникам, похожие на подотчёт. К каждой сумме должен находиться комплект документов. Если по части переводов документов нет, спросите, как они отражены в учёте.
Проверьте даты. Заявление должно быть раньше выдачи денег или совпадать с ней по дате. Отчёт должен быть после выдачи и в пределах указанного срока. Документы, оформленные задним числом, видны по несовпадению дат и по тому, что подписи собраны в один день за несколько месяцев.
Посмотрите на подтверждающие документы. К отчёту должны прилагаться чеки, квитанции, накладные, акты — то, что подтверждает трату. Проверьте, что покупка совпадает с назначением в заявлении. Если в заявлении указаны канцтовары, а в чеке — личные покупки, это сигнал.
Спросите про невозвращённые остатки. Попросите список сотрудников, за которыми числятся выданные и неотчитанные суммы. Если список длинный или в нём есть люди, которых в компании уже нет, разбирайтесь.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Разговор полезнее начать не с обвинений, а с процедуры. Спросите, по какому порядку оформляется выдача подотчётных сумм и где он закреплён. Попросите показать этот порядок в виде документа, а не пересказа.
Дальше уточните, кто отвечает за то, чтобы заявление было оформлено до выдачи денег. Спросите, как бухгалтер узнаёт о переводах сотрудникам: приходит ли ему информация от вас, из банка или он узнаёт о них постфактум. Ответ на этот вопрос показывает, участвует ли учёт в процессе или только разбирает последствия.
Спросите, что происходит, когда сотрудник не отчитался в срок. Есть ли порядок напоминания, кто его запускает и сообщают ли вам. И попросите объяснить, как в учёте отражаются суммы, по которым документы так и не появились.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — выдача денег без заявления, «потом оформим». Второй — отчёты, которых нет месяцами, при том что новые суммы сотруднику продолжают выдавать. Третий — подтверждающие документы в виде скриншотов переписки или фотографий чеков без оригиналов.
Четвёртый — разные правила для разных людей. Пятый — бухгалтер не может быстро показать документы по конкретной выдаче и просит время «поднять архив». Шестой — вы узнаёте о подотчётных суммах только тогда, когда возникает проблема.
Отдельно насторожитесь, если на ваши вопросы отвечают общими словами: «всё под контролем», «там всё оформлено». Качественный учёт отвечает конкретно: вот заявление, вот расходный документ, вот отчёт, вот чек.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте порядок работы с подотчётными суммами письменно: кто пишет заявление, до или после выдачи денег, в какой срок сдаётся отчёт, какие документы прикладываются. Доведите этот порядок до сотрудников, чтобы правило действовало не только на бумаге.
Затем попросите бухгалтера привести в порядок текущие хвосты: собрать недостающие заявления и отчёты, составить список невозвращённых сумм с пояснениями по каждой. Назначьте дату, к которой список должен быть у вас.
Если выясняется, что документов нет и восстановить их нечем, решайте вопрос по существу: удерживать сумму у сотрудника, оформлять как задолженность или списывать. Не оставляйте такие суммы «висеть» — со временем разобраться в них будет сложнее.
И последнее. Проверяйте подотчётные суммы регулярно, а не раз в год перед сдачей отчётности. Достаточно выборочной сверки за месяц, чтобы увидеть, работает порядок или держится на словах.
Частые вопросы
Обязательно ли заявление сотрудника на выдачу денег под отчёт?
Да, выдача должна быть оформлена письменно с указанием назначения и срока. Без этого непонятно, за что сотрудник должен отчитаться.
Что делать, если сотрудник не сдал отчёт в срок?
Запросите у бухгалтера список таких сумм и решите по каждой: удерживать, оформлять задолженность или списывать. Продолжать выдавать новые суммы тому же сотруднику не стоит.
Может ли бухгалтер оформлять документы задним числом?
Оформление задним числом искажает учёт и скрывает проблему. Правильный порядок — заявление до выдачи денег, отчёт после траты.
Как часто проверять подотчётные суммы?
Достаточно выборочной проверки за месяц. Регулярная сверка показывает, работает ли порядок, и не даёт суммам копиться незамеченными.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.