Проценты по займам должны попадать в учёт каждый период, за который они начисляются, а не одной суммой в конце. Проверить это владелец может сам: по договору, графику платежей и обороткам. Ниже — что смотреть и о чём спрашивать бухгалтера.
Начните с договора займа
Возьмите договор и найдите в нём условия о процентах. Там должно быть понятно, за какой период они начисляются и как рассчитываются. Если в договоре процентов нет, а вы уверены, что заём платный, это первый повод для разговора с бухгалтером.
Сверьте договор с тем, что видите в учёте. Суммы, даты и ставка в документах должны совпадать с тем, что отражено в проводках. Расхождение — сигнал, что либо договор не передали в бухгалтерию, либо его условия поняли неверно.
Отдельно проверьте, нет ли дополнительных соглашений, которые меняют ставку или срок. Часто именно они остаются вне учёта, и проценты считаются по старым условиям.
Проверьте, что начисление идёт по периодам
Попросите показать, как проценты начисляются в течение срока займа. Начисление должно быть регулярным, а не разовым в дату возврата. Если проценты «висят» одной суммой до конца договора, учёт искажает расходы и обязательства в каждом промежуточном периоде.
Сравните два соседних периода. Сумма процентов должна меняться предсказуемо: расти при том же теле займа или уменьшаться, если долг гасится. Резкие скачки без объяснения — повод задать вопрос.
Посмотрите, что происходит при частичном погашении. После платежа проценты должны считаться уже от меньшей суммы. Если этого не происходит, проверка покажет ошибку.
Сверьте учёт с платежами
Возьмите банковскую выписку по счёту, с которого вы платите проценты. Каждый платёж должен быть виден в учёте и относиться к тому периоду, за который он сделан. Платёж, который «не нашёлся» в учёте, — прямой признак проблемы.
Проверьте, не путаются ли проценты с телом займа. Это разные вещи: тело — основной долг, проценты — плата за пользование. Если в учёте они смешаны, вы не увидите реальную картину долга.
Обратите внимание на займы, которые вы получали не деньгами, а другими активами или в иностранной валюте. Такие случаи сложнее, и там ошибки встречаются чаще. Спросите бухгалтера, как они отражены.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и попросите короткие ответы. На каком счёте учтён заём и его проценты? Как часто начисляются проценты и где это видно? Какие документы бухгалтер получил по этому займу?
Попросите показать оборотно-сальдовую ведомость по счёту займа и по счёту процентов. Вам не нужно читать её целиком — достаточно увидеть, что движение есть в каждом периоде. Если бухгалтер не может быстро показать эти данные, это тревожный сигнал.
Спросите, что произойдёт, если договор изменится. Кто отвечает за то, чтобы новые условия попали в учёт и когда? Хороший ответ — понятный порядок: кто передаёт документ, в какой срок и как это проверяется.
Тревожные сигналы
Проценты начислены одной суммой в конце срока. Платежи по процентам не совпадают с учётом. Тело займа и проценты смешаны на одном счёте. Договор или дополнительное соглашение не переданы в бухгалтерию. На прямые вопросы нет быстрого ответа с цифрами.
Отдельно насторожитесь, если учёт ведётся только по банковским выпискам, без договоров и первичных документов. В таком случае проценты могут считаться «на глаз» или не считаться вовсе.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: договор, период, сумма, платёж. Письменная постановка вопроса дисциплинирует и вас, и бухгалтера. Попросите письменно объяснить, как начислены проценты за конкретный период.
Передайте в бухгалтерию все договоры займов и дополнительные соглашения, включая старые. Заведите простое правило: любой новый документ по займу уходит бухгалтеру сразу. Это дешевле, чем разбирать накопленные расхождения.
Если ошибки повторяются, обсудите, кто и как будет проверять начисления перед сдачей отчётности. Владельцу достаточно одной сверки в период: договор, график, оборотка, выписка. Этого хватает, чтобы вовремя заметить сбой.
Частые вопросы
Как часто владельцу проверять проценты по займам?
Достаточно сверять договор, начисления и платежи в каждом отчётном периоде. Если займов несколько или они в валюте, проверяйте чаще.
Что делать, если бухгалтер говорит, что проценты начисляются «потом»?
Попросите объяснить, как тогда расходы и обязательства отражаются в текущих периодах. Начисление одной суммой в конце искажает учёт, и это стоит исправить.
Нужно ли отдавать бухгалтеру сам договор займа?
Да. Без договора бухгалтер не увидит ставку, срок и порядок расчёта процентов. Дополнительные соглашения тоже нужно передавать сразу.
Можно ли проверить учёт процентов без знания бухгалтерии?
Да, по четырём документам: договор, график платежей, оборотка и банковская выписка. Если суммы и даты совпадают, учёт в этой части в порядке.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.