Невозвращённые подотчётные суммы искажают учёт тогда, когда они висят в учёте без движения: нет подтверждающих документов, нет возврата остатка, нет записи об удержании или списании. Проверить это владелец может сам — по выпискам, авансовым отчётам и оборотке счёта расчётов с подотчётными лицами. Ниже — что смотреть и о чём спрашивать бухгалтера.
Что вообще должно происходить с подотчётными суммами
Схема простая: сотрудник получает деньги под отчёт, затем отчитывается за них авансовым отчётом с подтверждающими документами или возвращает остаток в кассу либо на счёт. Если ни отчёта, ни возврата нет, сумма остаётся числиться за сотрудником. Пока она числится, в учёте она отражается как задолженность работника перед компанией.
Искажение начинается, когда эта задолженность есть только на бумаге или, наоборот, её нет в учёте, хотя деньги выданы. В первом случае актив компании завышен, во втором — расходы и задолженность не отражены. Для владельца это означает неверную картину по деньгам и по прибыли.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с оборотно-сальдовой ведомости по счёту расчётов с подотчётными лицами. Попросите её за несколько периодов подряд и посмотрите на сальдо по каждому сотруднику. Если одна и та же сумма висит из периода в период без изменений — это первый повод разбираться.
Сверьте выдачу денег с банковской выпиской и кассовыми документами. Каждая сумма, ушедшая сотруднику, должна иметь основание: заявление, распоряжение руководителя, расходный документ. Если по выписке деньги ушли, а в учёте выдачи нет, учёт уже расходится с реальностью.
Затем посмотрите авансовые отчёты. К каждому должны прилагаться документы, подтверждающие трату: чеки, квитанции, накладные. Проверьте выборочно несколько отчётов за разные месяцы — есть ли документы физически, совпадают ли суммы с отчётом.
Отдельно проверьте сотрудников, которые уволились. Если за ними числится задолженность, а они уже не работают, взыскать её сложно. Такие суммы должны быть разобраны и отражены в учёте отдельно, а не висеть в общем сальдо.
Попросите список подотчётных лиц с суммами на текущую дату. Сравните его с тем, кто реально работает в компании. Незнакомые фамилии, бывшие сотрудники, суммы без движения — всё это сигналы.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: какие суммы числятся за подотчётными лицами сейчас и как давно они там висят. Попросите расшифровку по каждому человеку, а не общую цифру.
Уточните, по каким суммам нет подтверждающих документов и что с ними планируется делать. Есть ли заявления сотрудников, есть ли решение руководителя по каждой спорной сумме.
Спросите, как в учёте отражены суммы, которые сотрудник не вернул и за которые не отчитался. Удержаны ли они из зарплаты, списаны ли, или просто числятся. Ответ «числятся» без дальнейших действий — это и есть зависшая сумма.
Попросите показать, как сверяются расчёты с подотчётными лицами и как часто. Регулярная сверка с сотрудниками — признак того, что учёт живой, а не собран раз в год.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — сальдо по подотчётным лицам не меняется месяцами. Второй — в учёте есть выдачи, которых нет в банковской выписке, или наоборот. Третий — авансовые отчёты без подтверждающих документов.
Четвёртый сигнал — задолженность за уволившимися сотрудниками, которая никак не разобрана. Пятый — бухгалтер не может быстро дать расшифровку по суммам и отвечает общими словами. Шестой — расчёты с подотчётными лицами ведутся вручную в таблице, отдельно от учёта, и данные расходятся.
Ещё один признак — отсутствие сверки с сотрудниками. Если никто не подтверждал, что за ним числится именно такая сумма, учёт может расходиться с реальностью незаметно для обеих сторон.
Что делать при обнаружении проблем
Сначала соберите факты: выписку, кассовые документы, авансовые отчёты, расшифровку сальдо. Без этого разговор с бухгалтером будет беспредметным.
Затем определите по каждой зависшей сумме, что с ней делать: получить документы, вернуть остаток, удержать из выплат сотруднику или отразить иначе. Решение по каждой сумме должно быть зафиксировано документально.
После этого попросите бухгалтера привести учёт в соответствие с этими решениями и показать обновлённую расшифровку. Сверьте её с сотрудниками, чтобы каждая сторона подтвердила сумму.
Если расхождения повторяются из периода в период, стоит проверить, как устроен порядок выдачи денег под отчёт: кто согласует, в какие сроки сотрудник обязан отчитаться, кто контролирует возврат остатка. Порядок, закреплённый внутренним документом, снижает риск зависших сумм.
Частые вопросы
Как быстро понять, есть ли проблема с подотчётными суммами?
Посмотрите оборотно-сальдовую ведомость по расчётам с подотчётными лицами за несколько периодов. Если суммы по одним и тем же людям не меняются, проблема, скорее всего, есть.
Что делать, если за уволившимся сотрудником числится задолженность?
Нужно разобрать сумму документально: есть ли подтверждающие документы, был ли возврат, принималось ли решение руководителя. Дальше сумму отражают в учёте в соответствии с этим решением.
Может ли владелец сам проверить авансовые отчёты?
Да. Достаточно выборочно посмотреть несколько отчётов за разные месяцы и убедиться, что к каждому приложены документы, а суммы совпадают.
Как часто нужно сверять расчёты с подотчётными лицами?
Достаточно регулярной сверки, установленной внутренним порядком компании. Главное, чтобы она проводилась не формально, а с подтверждением сумм обеими сторонами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.