Качественный учёт держится на одном правиле: все внутренние документы по учёту подчинены учётной политике. Если регламент, инструкция или памятка говорят иное, чем политика, в учёте появляются расхождения. Проверить это владелец может сам, без знания проводок.
Что считать учётной политикой, а что регламентом
Учётная политика — верхний документ. В ней описано, как в компании ведут учёт: какие способы применяют, кто отвечает за участки, как строится документооборот. Всё остальное ей подчиняется.
Регламенты, инструкции и памятки — нижний уровень. Они объясняют сотрудникам, что делать каждый день: кто принимает первичные документы, в каком виде их передают в бухгалтерию, кто проверяет и подписывает.
Проверка простая. Возьмите учётную политику и любой внутренний регламент по учёту. Прочитайте оба и найдите места, где они говорят об одном и том же. Если формулировки расходятся, документы противоречат друг другу.
Проверка первая: совпадают ли участники и ответственные
Начните с людей. В учётной политике указано, кто отвечает за ведение учёта и кто подписывает документы. В регламентах должно быть то же самое.
Смотрите на три вещи. Кто принимает первичные документы от сотрудников и контрагентов. Кто их проверяет перед передачей в бухгалтерию. Кто ставит подпись, без которой документ не принимают.
Если в политике ответственный один, а в регламенте другой, это сигнал. На практике документы начинают теряться: сотрудники несут бумаги не тому человеку, а бухгалтерия получает их позже или не получает вовсе.
Проверка вторая: одинаково ли описан документооборот
Документооборот — это путь документа от появления до передачи в бухгалтерию. В учётной политике он описан в общем виде, в регламенте — подробно.
Сверьте, что описания не спорят. Какие документы сотрудники передают в бухгалтерию. В каком виде: бумага, скан, электронный документ. Что считается подтверждением передачи.
Отдельно посмотрите на сроки. Если политика и регламент называют разные сроки передачи документов, сотрудники будут ориентироваться на более удобный им документ. Бухгалтерия при этом останется без бумаг к моменту закрытия периода.
Проверка третья: как описаны способы учёта
В учётной политике закреплены способы, которыми компания ведёт учёт. Например, как начисляется амортизация, как оцениваются запасы, как признаются расходы.
В регламентах эти способы не должны пересказываться по-своему. Если регламент вводит свой порядок, бухгалтер получает два разных указания. Дальше возможны два исхода: учёт ведут по одному документу, а второй существует формально, либо проводки расходятся от участка к участку.
Владельцу достаточно проверить, что регламент не устанавливает собственных правил оценки и признания. Он должен ссылаться на учётную политику, а не заменять её.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Ответы покажут, насколько учёт выстроен.
Какие внутренние регламенты по учёту сейчас действуют и когда их пересматривали последний раз. Кто утверждает эти документы и кто отвечает за их актуальность. Как проверяют, что регламент не противоречит учётной политике. Что происходит, если сотрудник нарушил регламент: кто это замечает и что делает.
Попросите показать перечень действующих регламентов. Если списка нет, документы существуют разрозненно, и часть из них могла устареть.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — учётная политика есть, но её никто не открывал с момента утверждения. Регламенты при этом менялись. Значит, нижний уровень живёт своей жизнью.
Второй сигнал — в компании несколько версий одного регламента. Сотрудники работают по разным редакциям и уверены, что каждая верная.
Третий сигнал — регламенты написаны под конкретного человека, а не под процесс. После ухода сотрудника участок провисает, потому что порядок действий нигде не закреплён.
Четвёртый сигнал — бухгалтерия узнаёт о хозяйственных операциях задним числом. Документы приходят не по правилам, а как получится. Это прямое следствие того, что регламент и политика не связаны.
Пятый сигнал — на вопрос о порядке учёта бухгалтер отвечает «так исторически сложилось». Устные договорённости вместо документа — признак того, что система держится на памяти людей.
Что делать при расхождениях
Сначала соберите все действующие документы по учёту в один список. Отметьте, какие из них утверждены, а какие существуют без утверждения.
Затем сверьте каждый регламент с учётной политикой. Расхождения выпишите отдельно: где именно формулировки спорят и что это меняет в работе.
Дальше приведите документы к одному виду. Учётная политика остаётся верхним уровнем, регламенты приводят в соответствие с ней. Если поменять нужно саму политику, это делают по правилам, а не правкой на ходу.
После правок назначьте ответственного за актуальность документов и порядок пересмотра. Без этого через время всё вернётся в исходное состояние.
Частые вопросы
Обязательно ли иметь внутренние регламенты по учёту?
Нет, но без них порядок работы держится на устных договорённостях. Чем больше сотрудников участвует в передаче документов, тем выше риск, что бумаги придут в бухгалтерию не вовремя и не в том виде.
Может ли регламент уточнять учётную политику?
Да, если он не вводит собственных правил. Регламент описывает, кто и что делает, а способы учёта берёт из политики. Как только он начинает устанавливать свои способы оценки и признания, документы начинают спорить.
Как часто пересматривать эти документы?
Привяжите пересмотр к изменениям в работе компании: новые виды операций, смена ответственных, переход на другой формат документов. Если изменений нет, всё равно стоит периодически проверять, что документы не устарели.
Что делать, если бухгалтер отказывается приводить регламенты в порядок?
Объясните задачу через риск: расхождения в документах означают расхождения в учёте, а это вопрос к самой компании. Если договориться не получается, стоит получить второе мнение по текущим документам.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.