Регламент по учёту работает, если по нему можно пройти от первичного документа до отчётности и обратно, а результаты видны в обычных рабочих ситуациях. Проверить это можно самому, без знания проводок: по документам, срокам, ответам бухгалтера и тому, насколько легко вы получаете цифры для решений. Ниже — что посмотреть и о чём спросить.
Начните с документов, а не с отчётов
Отчётность — это итог. Итог несложно нарисовать, а вот порядок в первичке подделать трудно. Попросите показать, как хранятся документы за прошлый период: договоры, акты, счета, банковские выписки, кассовые документы. Если на вопрос «где лежит акт по этому контрагенту» бухгалтер отвечает сразу и достаёт файл или папку, порядок есть. Если начинаются поиски по почте и перепискам — регламент существует только на бумаге.
Проверьте несколько случайных операций. Выберите любую оплату из банковской выписки и попросите показать, на основании чего она отражена в учёте. Затем возьмите любую цифру из отчёта и попросите показать, из каких документов она сложилась. Оба пути должны проходиться без заминок. Когда обратный путь не находится, учёт ведётся «по памяти», а не по документам.
Посмотрите, как оформляются операции, которые легко пропустить: возвраты покупателям, зачёты, операции через подотчётных лиц, расчёты наличными. Именно здесь чаще всего расходятся регламент и реальность. Спросите, кто и в какой момент получает эти документы и что происходит, если документ не пришёл вовремя.
Проверьте, совпадают ли цифры в разных местах
Один из самых простых признаков качества — цифры сходятся между собой. Сверьте данные из вашей банковской выписки с тем, что отражено в учёте: остатки, поступления, списания. Расхождений быть не должно, а если они есть, у бухгалтера должно быть готовое объяснение и план устранения.
Сверьте расчёты с контрагентами. Попросите акт сверки по нескольким крупным поставщикам и покупателям и сравните с их данными. Регулярная сверка — признак того, что учёт ведётся, а не восстанавливается раз в год перед отчётностью. Если сверки не делались давно, ошибки уже накопились.
Посмотрите на отчётность за разные периоды. Показатели должны быть объяснимы: рост или падение выручки, изменение запасов, появление крупной дебиторской задолженности. Бухгалтер должен уметь связать цифру с событием в бизнесе. Ответ «так получилось» — сигнал, что учёт технический, а не управленческий.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько вопросов, к которым не нужно готовиться. Хороший признак — спокойные и конкретные ответы, плохой — общие формулировки и перекладывание на «специфику».
- Кто отвечает за то, что документ попал в учёт, и что происходит, если он не пришёл?
- Как вы узнаёте о новых операциях: от меня, из банка, от контрагентов?
- Что вы делаете, когда нахожу расхождение в цифрах?
- Какие документы вы запрашиваете у меня регулярно и зачем?
- Как я могу в любой момент получить понятную мне картину: сколько я должен, сколько должны мне, сколько заработал?
- Что изменится в учёте, если у меня появится новый вид деятельности или новая схема расчётов?
Ответы показывают, есть ли между вами рабочий процесс. Если бухгалтер каждый раз просит «пришлите всё заново» или не может объяснить, зачем ему документ, регламент не исполняется.
Тревожные сигналы
Есть признаки, которые стоит воспринимать серьёзно. Учёт существует для вида, если документы собираются только к отчётной дате, а в остальное время копятся в почте и мессенджерах. Если вы узнаёте о проблемах с цифрами от контрагента или из требований, а не от бухгалтера, — процесс не работает.
Плохо, когда на простые вопросы о суммах вы получаете ответ «посмотрю и напишу» и ждёте днями. Плохо, когда ошибки повторяются из периода в период: значит, их исправляют в отчёте, но не в порядке работы. Плохо, когда бухгалтер не может объяснить цифру своими словами и ссылается на «так в программе».
Отдельный сигнал — отсутствие реакции на ваши замечания. Если вы нашли расхождение, а через месяц ситуация та же, регламент не исполняется. Также настораживает, когда доступ к документам и данным есть только у одного человека и никто другой не может ничего пояснить.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте порядок работы письменно, простыми словами. Кто какие документы передаёт, в какой момент, что делать при задержке, как часто вы получаете сводку по деньгам и долгам. Документ должен быть коротким и рабочим, а не декларацией.
Затем договоритесь о регулярных точках контроля. Например, короткая сверка по банку и долгам в конце каждого месяца и разбор расхождений. Назначьте ответственного за передачу документов с вашей стороны — часто проблема не в бухгалтере, а в том, что документы не доходят.
Если расхождения повторяются, начните с точечной проверки: возьмите один месяц и пройдите его целиком от документов до отчёта. Результат покажет, где рвётся процесс. Дальше решайте: менять порядок работы, менять человека или добавлять контроль с вашей стороны. Решение принимайте по фактам, а не по обещаниям.
Частые вопросы
Как быстро понять, что учёт ведётся плохо?
Попросите показать путь от случайной операции в банковской выписке до цифры в отчёте. Если путь не проходится или бухгалтер не может его объяснить, есть проблема.
Нужно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Достаточно проверять, что цифры сходятся, документы находятся быстро, а на ваши вопросы отвечают конкретно.
Что делать, если нашёл расхождение?
Зафиксируйте его письменно и попросите объяснить причину и порядок исправления. Если ситуация повторяется, пересматривайте порядок работы, а не только саму ошибку.
Как часто проверять учёт?
Достаточно регулярной сверки по деньгам и долгам и одной полной проверки выбранного периода. Главное — делать это не разово, а по понятному вам графику.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.