Качество учёта проверяется не глубиной проводок, а тем, может ли владелец по документам понять, что происходит с деньгами и обязательствами компании. За час вы успеете посмотреть учётную политику, несколько регламентов и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов. Ниже — что именно смотреть и какие ответы должны насторожить.
Начните с учётной политики
Учётная политика — это документ, по которому бухгалтер работает весь год. Попросите его и посмотрите на дату утверждения: она должна быть до начала года, к которому документ относится. Если политика утверждена задним числом или её нет вовсе, порядок в учёте под вопросом.
Проверьте, что в политике описано применительно к вашей компании, а не скачано из общего шаблона. Там должны быть ваши виды деятельности, порядок признания выручки, правила учёта запасов и основных средств, порядок документооборота. Если документ состоит из общих фраз и не упоминает специфику вашего бизнеса, он не работает как инструкция.
Отдельно посмотрите, есть ли в политике перечень внутренних регламентов и ответственных за документы. Учётная политика без приложений и форм первичных документов — обычно формальность.
Проверьте внутренние регламенты
Регламенты — это правила, по которым документы попадают в учёт. Спросите, как в компании устроен документооборот: кто выставляет счета, кто подписывает акты, в какой срок документы передаются бухгалтеру. Если ответ звучит как «как получится», значит, правила существуют только в голове одного человека.
Посмотрите на график документооборота, если он есть. В нём должно быть видно, какие документы, кто и когда передаёт. Без такого графика часть первичных документов теряется, а расходы и вычеты оказываются не подтверждены.
Проверьте, есть ли регламент сверки с контрагентами и с бюджетом. Регулярная сверка расчётов — самый простой способ заметить расхождение до того, как им заинтересуются проверяющие.
Пять проверок, которые владелец делает сам
Первое: откройте банковскую выписку за прошлый месяц и найдите в учёте каждую крупную операцию. Если поступление или списание не отражено или отражено с другим назначением, это сигнал.
Второе: попросите оборотно-сальдовую ведомость и посмотрите на сальдо расчётов с контрагентами. Задолженность, которая висит годами и не двигается, обычно означает, что документы не проводились или потеряны.
Третье: сверьте суммы налогов в отчётности с тем, что вы фактически заплатили. Расхождение может быть техническим, но объяснение должно быть внятным.
Четвёртое: посмотрите, как хранятся документы. Если первичные документы лежат в разных папках, часть только в переписке, а часть вообще не сохранилась, восстановить картину при споре будет сложно.
Пятое: проверьте, кто имеет доступ к банку и к учётной программе. Лишние доступы у бывших сотрудников — риск, который закрывается за пять минут.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопрос, как формируется налоговая база по вашему основному налогу и какие документы её подтверждают. Ответ должен быть конкретным: какие доходы и расходы учтены, что не принято и почему.
Спросите, какие операции за прошлый период остались без подтверждающих документов. Хороший признак — если бухгалтер сам ведёт список таких «дыр» и напоминает о них.
Поинтересуйтесь, как отслеживаются сроки уплаты и отчётности и что происходит, если документ от контрагента приходит с опозданием. Ответ «я всё помню» — плохой ответ: память не заменяет календарь и регламент.
Спросите, что изменилось в правилах учёта за последний год и как это отражено в вашей политике. Если бухгалтер не может назвать ни одного изменения, он, вероятно, не следит за обновлениями.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Насторожить должны: отсутствие учётной политики или её утверждение задним числом, отчётность, которую вы видите впервые уже после сдачи, и постоянные уточнённые расчёты по одним и тем же налогам. Плохо, если бухгалтер не может объяснить цифру в отчёте простыми словами.
Ещё один сигнал — документы теряются, а сверки с контрагентами не проводятся. И если на ваши вопросы отвечают «это сложно, вам не нужно вникать», это повод менять порядок работы, а не разбираться в терминах.
Что делать: зафиксируйте перечень проверок и проведите их повторно через месяц. Запросите письменное описание документооборота и назначьте ответственных. Если расхождения повторяются, обсудите с бухгалтером план исправления и сроки, а при отсутствии реакции рассмотрите смену подрядчика или наём второго специалиста для проверки.
Частые вопросы
Можно ли оценить учёт за час, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да, на уровне признаков. Вы проверяете наличие и даты документов, совпадение операций с выпиской и внятность ответов бухгалтера, а не проводки.
Что делать, если учётной политики нет?
Запросите её у бухгалтера и попросите подготовить документ под вашу компанию. До утверждения политики работать по общим правилам рискованно.
Как часто повторять такую проверку?
Достаточно проводить её регулярно, например раз в квартал, и обязательно после смены бухгалтера или учётной программы.
Означает ли ошибка в отчёте, что бухгалтер плохой?
Не обязательно. Важно, как ошибку нашли и исправили: сам бухгалтер при сверке или вы случайно. Систематические ошибки без разбора — уже тревожный сигнал.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.