Принять дела — значит получить не папку с документами, а рабочую картину: что сдано, что начислено, что висит в долгах и где есть риски. Проверить это можно самому, без знания проводок. Ниже — признаки, по которым видно, что учёт ведётся, а не имитируется.
Что должно быть на столе в первый же день
Попросите передаточный акт или опись. В ней перечислено, какие документы и доступы переданы: учредительные, договоры, банковские выписки, кадровые бумаги, доступы к системам сдачи отчётности и к банку. Если вместо списка вам показывают коробку с папками, порядок ещё не наведён.
Отдельно проверьте, что у нового бухгалтера есть доступ к личному кабинету налогоплательщика и к электронной почте, на которую приходят требования и уведомления. Без этого он не увидит писем от инспекции и не сможет вовремя ответить.
Спросите, какие отчёты уже сданы за прошлые периоды и чем это подтверждается. Нормальный ответ — квитанции о приёме или выписка из системы. Ответ «всё сдано, не переживайте» без подтверждения — повод копать дальше.
Сверка с бюджетом и контрагентами
Попросите акт сверки с налоговой инспекцией. В нём видно, есть ли задолженность, переплата или начисления, о которых вы не знали. Расхождения — не приговор, но бухгалтер должен объяснить каждое: откуда взялось, что с ним делать.
То же самое по контрагентам. Сверка с крупными поставщиками и покупателями показывает, совпадают ли суммы в учёте с реальными договорами. Если по данным бухгалтера вы должны меньше, чем говорит поставщик, где-то потерян документ.
Проверьте, что в учёте отражены все ваши банковские счета. Попросите показать обороты по каждому счёту за последний месяц и сравните с выпиской из банка. Расхождение означает, что часть операций прошла мимо учёта.
Вопросы, которые стоит задать бухгалтеру
Задавайте их спокойно и смотрите не на термины, а на ясность ответа. Хороший бухгалтер объясняет так, что понятно без образования.
- Какие налоги и взносы нам предстоят в ближайшие месяцы и из чего они складываются?
- Есть ли у нас просроченная задолженность и чем она грозит?
- Какие документы от контрагентов у нас отсутствуют и как вы их запрашиваете?
- Что вы сделаете, если придёт требование из инспекции?
- Кто и в какие сроки подписывает отчётность и как вы получаете мою подпись?
Если на вопрос о налогах отвечают «там всё сложно» и не переводят на человеческий язык, вы не сможете контролировать расходы. Это риск для вас, а не для бухгалтера.
Тревожные сигналы
Первый — отсутствие документов на передачу дел. Если предыдущий бухгалтер ушёл, не оставив описи и пояснений, новый должен сам восстановить картину и показать вам, что нашёл. Если он этого не делает, проблемы просто переехали к нему.
Второй — отчётность сдаётся в последний момент или со сбоями. Спросите, как построен график сдачи и кто его контролирует. Постоянные переносы и «не успели» означают, что процесс не выстроен.
Третий — вы не видите документов, которые подписываете. Отчётность и платежи должны проходить через вас с понятным пояснением: что это, за какой период, какая сумма. Подпись вслепую — прямой путь к претензиям.
Четвёртый — нет реакции на письма из инспекции. Уточните, как бухгалтер отслеживает требования и кто отвечает на них. Молчание в такой ситуации дорого стоит.
Пятый — учёт ведётся только по банку. Если кассовые операции, авансовые отчёты и расчёты с сотрудниками не отражаются, картина неполная.
Что делать при тревожных сигналах
Не начинайте с поиска нового бухгалтера. Сначала зафиксируйте, что именно вас смущает, и попросите письменное пояснение. Часто проблема решается одним разговором: человек не понял, что от него ждут прозрачности.
Затем проведите собственную сверку: банк, крупные контрагенты, личный кабинет налогоплательщика. Это даст вам факты, с которыми можно идти в разговор.
Если пояснений нет или они не сходятся с документами, привлекайте стороннего бухгалтера для проверки. Это разовая работа, и она дешевле, чем последствия запущенного учёта.
И последнее: договоритесь о регулярном отчёте. Раз в месяц вы должны получать короткую сводку — что начислено, что уплачено, что сдано, какие есть риски. Так вы заметите проблему на старте, а не через год.
Частые вопросы
Как быстро можно понять, что бухгалтер разобрался в делах?
Обычно хватает одного отчётного периода. Если по его итогам вы получили понятную сводку и подтверждения сдачи, дела приняты.
Нужно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Достаточно понимать, какие налоги вы платите, сколько и почему, и видеть подтверждения сдачи отчётности.
Что делать, если предыдущий бухгалтер не передал документы?
Попросите нового восстановить картину по банку, личному кабинету и контрагентам. Результат должен быть у вас на руках в виде описи и пояснений.
Как часто просить отчёт о работе бухгалтера?
Раз в месяц в коротком виде и раз в квартал — подробнее, с суммами начислений и сверкой. Так вы контролируете ситуацию без погружения в учёт.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.